Assistant requêtes

adhoc permet de stocker et de retrouver l’intégralité des données de votre activité de courtage à travers différents écrans de gestion.

L’ensemble des données ainsi enregistré peut être interrogé et exporté via un utilitaire.

Cet utilitaire est appelé l'assistant requêtes ou Requêteur. Il permet de créer et d’enregistrer des requêtes afin d’extraire tout ou partie des informations stockées. Il est possible de définir des critères de recherche et d’exploiter les informations receuillies pour faire des publipostage vers word, des envois massifs de mails, des extractions vers des modèles Ms Excel, etc.

Accès à l’assistant requêtes

Comprendre une requête

Lorsque l’on manque d’aisance avec le requêteur, il est intéressant de comprendre certaines notions de base de données. Vous pouvez vous passer de ces notions mais elles seront intéressantes à connaître lorsque vous aborderez des requêtes complexes.

En effet, la question qui se pose souvent est « pour obtenir la liste des contrats d’un client, dois-je créer une requete client ou une requete contrat ? ». Pour répondre à cette question, nous allons d’abord vous présenter succintement les principes qui organisent une base de données. Nous ferons volontairement quelques raccourcis pour essayer de nous adresser au plus grand nombre. Ceux qui souhaitent en savoir plus pourront se référer aux nombreux cours en la matière disponibles sur internet ou en bibliothèques.

Entité

Une entité est un ensemble d’objets (individus) homogène. Par exemple, les clients de votre cabinet peuvent être regroupés dans une même entité clients, car chaque client a un socle d’informations de même nature : un nom, une adresse, etc.

Une entité pourra ainsi être client, contrat, sinistre, compagnie, apporteur, … . Elle a des propriétés (ou attributs) cohérentes et qui permettent de décrire l’entité. L’un des attributs de l’entité (l'identifiant) permet d’identifier de façon unique chaque individu, par exemple le numéro de client, ou le numéro de contrat.

Association

Une association est une liaison entre plusieurs entités. Par exemple, l’association « souscrire » établit le lien (sémantique) entre les entités clients et contrats.

En simplifiant, une base de données est donc une collection d’entités liées par des associations.

Requête et conditions

Une requête va permettre d’interroger la base de données afin d’extraire les individus des différentes entités. Les conditions permettent de restreindre le résultat à un contexte (ensemble d’individus dont des propriétés sont communes). Par exemple, une requête simple permet d’interroger la base de données pour extraire tous les individus de l’entité « clients » dont la propriété « ville » est égale à « Strasbourg ».

L’important dans la réalisation d’une requête avec conditions est de respecter une certaine logique.

Exemple : « je recherche tous les clients qui habitent Strasbourg et Paris » ne peut pas se traduire dans la requête par « extraire tous les individus de l’entité « Clients » dont la propriété « ville » est « Strasbourg » ET « Paris » : il n’existe aucun client qui habite à la fois Strasbourg et Paris puisque la propriété « ville » ne peut prendre qu’une valeur. La bonne requête est « extraire tous les individus de l’entité « Clients » dont la propriété « ville » est égale à « Strasbourg » OU dont la propriété « ville » est égale à « Paris ». J’aurais ainsi en résultat tous les clients de ces deux villes.

Requête client ou requête contrat

Une requête est conçue pour établir une liste d’individus d’une entité en répondant à des conditions. Les conditions ne s’appliquent pas forcément à l’entité même, mais à des entités avec lesquelles elle est associée.

Par exemple : « je recherche tous les clients ayant souscrit à au moins un contrat de la catégorie « auto particulière »« . Je recherche des individus de type clients mais la condition s’applique aux contrats car la catégorie de risque est une propriété du contrat, pas du client. Puisque je veux une liste de clients, je vais donc faire une requête de type « Client » et demander à adhoc d’inclure des conditions sur les contrats pour pouvoir limiter à cette catégorie.

Attention, une requête ne peut pas lister plusieurs fois le même individu dans son résultat. Il est donc impossible, dans une requête client, de lister les clients qui ont un contrat auto avec pour chacun la liste des contrats concernés. En effet, si mon client a plusieurs contrats auto, il devrait apparaitre plusieurs fois, ce qui on l’a dit est impossible. Pour répondre à votre question, il faut simplement reformuler votre question : en fait, « je recherche la liste des contrats de catégorie auto et j’aimerais connaître pour chaque contrat son détenteur ». Puisque je veux une liste de contrats, je fais donc une requête de type « contrats » et puisqu’un contrat ne peut être détenu que par un seul client, je pourrai demander à la requête d’afficher le nom du client. Chaque contrat n’apparaîtra qu’une fois, la règle est respectée !

Pas de panique si tout ne vous parait pas clair. Vous comprendrez ces notions à l’usage et pourrez vous référer à ce passage quand vous rencontrerez les difficultés évoquées. Vous verrez que ce n’est pas très compliqué.

Créer une requête

Pour créer une requête, rendez-vous dans l’assistant requête :

• soit une aide vous propose de vous accompagner dès l’ouverture de l’assistant requête (cf. premier chapitre)
• soit vous accédez à la création depuis le menu Fichier/Nouvelle requête de l’assistant requête

Un paragraphe d’introduction vous présente l’outil.

Cliquez sur Suivant. Choisissez de créer une nouvelle requête. Cliquez sur Suivant.

Type de requête

Il est temps à présent de préciser quel type de requête vous souhaitez réaliser. La base du choix est de déterminer quelles informations vous souhaitez obtenir … .

• une liste de clients ? Choisissez le type Clients
• une liste de sinistre ? Choisissez le type Sinistres
• etc.

Les types de requêtes sont regroupés par contexte. Les requêtes qui touchent aux données clients sont par exemple présentes dans une rubrique Clients.

Pour plus de lisibilité vous pouvez Tout enrouler pour faire apparaître les différentes rubriques à l’écran et dérouler (par le +) le thème qui vous intéresse.

Les listes d’options

La liste d’options vous permet de rajouter des informations (liées aux risques de contrats par exemple) ou de définir des filtres INCLURE / EXCLURE sur des éléments en relation avec l’objet sélectionné (p)ar exemple, pour les clients il est possible de mettre des conditions sur les contrats).

Infos

Les options Infos permettent d’intégrer dans la requête des données sur le type d’infos coché.

Filtres INCLURE / EXCLURE

• les filtres INCLURE permettent d’indiquer que l’on souhaite les individus dont les élements liés répondent à telles conditions (par exemple « affiche moi les clients qui ont des contrats de telle branche »)
• les filtres EXCLURE permettent d’indiquer que l’on souhaite les individus dont les élements ne répondent pas aux conditions que l’on précisera conditions (par exemple « affiche moi les clients qui n’ont pas de contrats de telle branche »)

Attention néanmoins à ne pas oublier qu’il sera possible de mettre des conditions sur ces objets liés mais pas d’afficher leurs contenus ! Puisque vous faites une requête client, vous ne pouvez pas afficher le détails de leurs contrats car un client peut avoir plusieurs contrats (cf. les chapitres sur les concepts de base des requêtes : une requête ne peut pas lister plusieurs fois le même individu dans son résultat). Si vous voulez afficher des contrats, réalisez une requête de type Contrats.

Cliquez sur Suivant.

Sélection des rubriques

Le requeteur affiche les champs réunis en sous-ensembles. Si ces sous-ensembles sont réduits, déployez-les en cliquant sur la croix devant le nom du sous-ensemble pour visualiser les champs de chacun d’eux.

Sélection

Pour indiquer qu’une information doit être présente dans le résultat souhaité, il vous suffit de cocher le champ dans la colonne Affic..

Si vous ne parvenez pas à cocher un champ, c’est qu’il s’agit de champs appartenant à des filtres INCLURE / EXCLURE : reportez-vous au chapitre « Les listes d’options ».

Conditions

Il est possible de définir des conditions sur les champs de façon à restreindre la liste des données à un contexte souhaité. Ainsi, on pourra limiter le résultat à la liste des contrats en vigueur sur une période en indiquant que la date d’effet est « supérieure ou égale » à une date de début de période ET « inférieure ou égale » à une date de fin de période.

• le bouton +, vous permet de créer une nouvelle condition (vous pouvez aussi cliquer dans une ligne vierge)
• le bouton modifier, vous pemet de modifier la ligne sélectionnée (vous pouvez aussi directement cliquer dans la case à modifier)
• le bouton supprimer, vous permet d’ôter la ligne de condition sélectionnée

L’interface vous permet :

• de choisir un type de condition via une liste déroulante : égal à, Commence par, …
• de définir le mode de choix de la condition :
  • figée dans la requête : vous définissez la condition maintenant, au moment de la création de la requête ;
  • Demandée à l’exécution : vous compléterez cette valeur au moment du lancement de la requête ;
  • Calculée à l’exécution : dans certains cas, vous pouvez mettre une condition dynamique qui sera actualisée à chaque lancement. En particulier, s’il s’agit d’une date, il pourra s’agir de la date du jour + ou - un nombre de jours défini via les ... qui apparaissent à droite de la ligne.
• De définir une valeur de condition : soit une valeur libre, soit une date, soit une valeur à sélectionner dans une liste déroulante.
• Comme il est possible de définir plusieurs conditions sur le champ paramétré, vous pouvez, en bas d’écran, indiquer si les conditions sont liées par un ET (par exemmple, date comprise entre le 01/01/2017 ET le 31/12/2017) ou par un OU (par exemple, date inférieure au 01/01/2017 OU supérieure au 31/12/2017 pour exclure l’année 2017).

Cliquez sur Valider pour retourner à la liste des champs.

Un champ soumis à condition apparaitra dans la liste des champs avec une information au niveau de la colonne Cond.. Le chiffre présent indique le nombre de conditions appliquées.

Colonne calculée

Une colonne calculée permet de réaliser des formules pour manipuler les champs entre eux.

• Pour insérer un champ, double-cliquez sur le champ en question dans la liste des champs (en bas d’écran)
• Pour faire un calcul entre deux champs numériques, utilisez +, -, *, /
• Pour concaténer deux champs espacez-les avec un espace et encadrez-les avec des guillemets
• Pour figurer une valeur fixe, placez-là entre guillemets

Notez que vous pouvez nommer cette colonne en complétant le libellé de la colonne.

Cliquez sur le bonton ‘somme’ en bas d’écran et ajoutez une formule selon l’aide affichée dans la zone de calcul.

Exécution d’une requête

Après avoir finalisé votre requête, cliquez sur le bouton ‘Exécuter’. le résultat de la requete est alors affiché sous forme de liste correspondant aux filtres appliqués.

Si vous avez choisi de définir des conditions demandées à l’exécution, l’interface vous demandera de compléter les champs après avoir appuyé sur le bouton ‘Exécuter’.

Exploiter une requête

La barre d’action vous permet de choisir l’opération à réaliser sur le résultat de votre requête.

Dans l’ordre :

• Exécuter la requête
• Modifier la requête
• Lancer un emailing : l’envoi de courrier mail à l’ensemble des contacts résultats de la requête à condition que vous ayez un champ email complété pour ce contact : documentation à venir
• Fusionner vers des modèles de documents
• Exporter vrs un fichier Excel ou un modèle de fichier excel (xlt) : documentation à venir
• Imprimer
• Ouvrir les entités associées aux résultats affichés (client, contrat, sinistre, etc.)

Annexe : Les différents types de requetes en détails

Comme nous l’avons vu, il existe différents types de requêtes que nous reprenons ici en détails.

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisament importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.