Contacts client

Dans cette partie, nous décrivons comment saisir des contacts pour un client.

Contexte

Un client peut avoir plusieurs référents au sein de son entreprise ou au sein de son domicile. Il peut être utile de les recenser pour les correspondances ou leur attribuer un rôle.

On accède à ces contacts clients depuis la fiche Client (en particulier comme en entreprise), dans l’onglet coordonnées ou depuis le bouton ‘Contacts’ dans la fiche contrat.

Gestion des contacts

Depuis la fiche client, ouvrez les contacts clients (cf. supra). Une liste reprend tous les contacts actifs à la date du jour. Décochez la coche devant la date « valides au … » pour visualiser tous les contacts historiques.

Créer un contact

Pour créer un contact, cliquez sur le bouton d’ajout.

Les zones jaunes-orangées sont obligatoires :

• l’identifiant : complété automatiquement
• Le nom
• La fonction

En cliquant sur le bouton « Copie Adr Client », vous récupérez automatiquement les coordonnées saisies dans la fiche client. Le premier contact est par défaut au nom du client pour un particulier.

Un ordre d’affichage permet de définir l’ordre dans lequel vous souhaitez voir apparaître vos contacts dans la liste des contacts. Le ‘1’ apparaît en premier.

L’adresse Mail sera exploité pour les envois par message électronique. Les rubriques cochables en dessous de l’email permettent d’exploiter le mail dans différentes conditions :

• Signature électronique acceptée : s’il n’est pas coché, ce contact ne pourra pas être destinataire d’un courrier en signature électronique
• E-mails commerciaux acceptés : la loi vous oblige à demander explicitement à votre client s’il accepte d’être démarché par vos équipes commerciales
• E-mails partenaires acceptés : la loi vous oblige à demander explicitement à votre client s’il accepte d’être démarché par vos partenaires
• Destinataire pour l’envoi des avis d’échéance : pour adresser les quittances à ce contact cochez cette rubrique
• Destinataire pour l’envoi des relances impayés : pour adresser les relances impayés à ce contact cochez cette rubrique
• Destinataire pour l’envoi des relances pièces : pour adresser les relances pièces à ce contact cochez cette rubrique
• Destinataire pour l’envoi des règlements sinistre : pour adresser les règlements des sinistres à ce contact cochez cette rubrique

Un contact peut avoir plusieurs rubriques sélectionnées.

Le bouton ‘contrôle du registre des avoir’ permet de vérifier que le contact ne figure pas dans le registre. Le contrôle est également réalisé lors de l’enregistrement de la fiche contact (bouton : ‘Valider’).

Modifier un contact

Modifiez un contact en double-cliquant dessus ou en le sélectionnant puis en cliquant sur le bouton de modification. Enregistrez vos modifications en cliquant sur « valider ».

Supprimer un contact

Il est possible de supprimer un contact physiquement en le cochant dans la liste et en cliquant sur l’icône ‘poubelle’ de suppression.

Il est également possible de mettre une date de fin d’activité dans la fiche contact pour qu’il n’apparaisse plus dans la liste (sauf en décochant la case devant la date « Valides au … »).

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.