Fiche client
Dans cette partie nous décrivons les différents aspects de la fiche client.
Nous vous rappelons que, afin de respecter la réglementation sur la protection des données personnelles (RGPD), les données saisies doivent être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (minimisation des données). Vous ne devez donc enregistrer que des informations nécessaires à la gestion de votre activité.
Accès Menu
Pour cette fonctionnalité, rendez-vous dans le menu Fichiers / Recherche client
Premiers pas avec la fiche client
Sous adhoc, un client et un prospect sont saisis de la même manière, dans une fiche client. Un prospect pour adhoc n’est en fait qu’un client n’ayant aucun contrat signé ou résilié.
Dans cette partie, nous verrons les pratiques simples de la manipulation d’une fiche client :
- Créer un client
- Chercher un client
- Supprimer un client
- Modifier un client
Créer un client ou un prospect
Pour créer un client ou un prospect, rendez-vous dans la page principal du logiciel (accueil) et cliquez sur le bouton « Créer une fiche client ».
Avant toute saisie d’un nouveau client, vérifiez, en le recherchant, que celui-ci n’existe pas déjà dans votre base de données.
Supprimer un client
Un client ne peut être supprimé que s’il ne détient aucun contrat. Si vous devez supprimer un client, vous devez tout d’abord supprimer ses contrats à la condition qu’il n’y ait aucun comptabilité sur ces contrats.
Recherchez le client en utilisant la recherche simple depuis l’écran d’accueil.
Indiquez les critères de recherche puis cliquez sur le bouton ‘Rechercher’.
Sélectionnez le client à ôter de la base, puis cliquez sur le bouton ‘Supprimer’.
Si un client a des contrats quittancés, il ne sera pas possible de procéder à sa suppression.
La fiche client
L’ouverture d’une fiche client permet de consulter tous ses détails.
La partie haute, visible quelque soit l’onglet sélectionné, permet de consulter les coordonnées et les éléments de gestion interne.
- A gauche : Le rattachement du client à d’autres entités ainsi que ses gestionnaires
- Au centre : les coordonnées postales du client
- A droite : le type de client
Onglet coordonnées
Zone Communication
Retrouvez les coordonnées téléphoniques et mail du client. Celles-ci pourront être complétées par des coordonnées de contacts.
Zone Employeur
Retrouvez les coordonnées de l’employeur du client.
Zone Profil
La zone Profil englobant Profil client, Description de l’entreprise et Activités est décrite dans la rubrique Type de client.
Onglet Paramètres
Définissez :
- Les apporteurs (intermédiaires) par défaut des contrats. Tous nouveaux contrats se verra affectés ces apporteurs par défaut.
- Les regroupements : les risques, plus particulièrement les flottes automobiles, peuvent être regroupés selon des unités communes. Par exemple, on définira dans ces regroupements des lignes d’autobus ou des garages.
- Emails : politique du client vis à vis de la communication par email : accepte-t-il de recevoir ses factures par mails, des emails de démarchage du courtier ou d’un partenaire ? La politique des contacts est définie au niveau de chaque fiche contact.
Onglet Documents ou GED
Retrouvez et stockez les documents (GED, ou Gestion Electronique de Document) dématérialisés du client.
Onglet suivi
Assurez le suivi des échanges avec votre client dans l’onglet suivi : enregistrez ses appels, vos visites. Créez des tâches associées.
Onglet Notes
Saisissez des notes d’observation utiles dans votre gestion.
Nous vous rappelons que, afin de respecter la réglementation sur la protection des données personnelles (RGPD), les données saisies doivent être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (minimisation des données). Vous ne devez donc enregistrer que des informations nécessaires à la gestion de votre activité.
Onglet Relances
Les relances pour impayés pour ce client figurent dans cet onglet.
Onglet Contrats
Retrouvez la liste des contrats. de votre client dans cet onglet. Par défaut, seuls les contrats et devis en cours sont affichés. Etendez le filtrage en cochant les cases adéquates (tous les contrats, seulement les propositions, etc.)
Onglet Sinistres
Retrouvez la liste des sinistres de votre client, tout contrat confondu, dans cet onglet. Par défaut, seuls les sinistres en cours sont affichés. Etendez le filtrage en décochant la case ‘en cours’ ou réduisez la période pour afficher plus ou moins de sinistres.
Onglet Pièces
Visualisez les pieces manquantes pour la constitution des dossiers. Vous pouvez rajouter des pièces en attente ou en accuser réception en indiquant une date de réception.
Onglet Quittances
Consultez la liste des quittances du clients, tous contrats confondus.
Onglet Réclamations
Gérez les réclamations depuis l’onglet réclamations
Onglet tâches
Gérez les tâches depuis l’onglet tâches
Onglet évènements
Les évènements permettent de suivre l’historique des opérations réalisées sur la fiche client. Vous pouvez créer des évènements manuellement. Seuls ceux-ci peuvent être supprimés, les évènements automatiques ne le peuvent pas.
Référence procédurale
Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :
- aucun lien actuellement.
- Rechercher un client ou un contrat : Comment trouver une fiche client ou contrat Page modifiée le 14 Jan 2022
- Contacts client : Identifier des contacts chez le client Page modifiée le 11 Jan 2022
- Les types de clients : Paramétrer et utiliser les types de clients Page modifiée le 11 Jan 2022
- Paramétrer les gestionnaires clients : Paramétrer et utiliser les gestionnaires de clients Page modifiée le 11 Jan 2022
- Relier des clients : Définir et utiliser des regroupements de clients : connexité, groupe, etc. Page modifiée le 11 Jan 2022