Gestionnaire de mails

Contexte

Pour classer ses mails dans la GED, il y a deux solutions :

• La solution classique consiste à se rendre dans la fiche concernée (client, contrat, …) de sélectionner le message.
• Une seconde solution consiste à accéder à votre messagerie depuis adhoc et à ventiler les messages et/ou leurs pièces jointes dans les différentes fiches concernées. C’est ce dernier point que nous décrivons ici.

Accès au gestionnaire de mails

Depuis l’écran d’accueil, vous accédez au gestionnaire de mails en cliquant en bas à gauche sur l’icône

Information : vous pourrez revenir à tout moment sur l’écran d’accueil (recherches, accès aux fiches, …) en cliquant sur l’icône

en bas à gauche de l’écran.

Présentation des espaces de l’écran de gestion des mails

Sur l’écran, on distingue 5 zones :

• Zone 1 : accès au gestionnaire de mails
• Zone 2 : boutons d’action
• Zone 3 : contenu de la messagerie Ms Outlook
• Zone 4 : aperçu du message oulook
• Zone 5 : liste des pièces jointes des messages

L’accès au gestionnaire de mails

Depuis l’écran d’accueil vous accédez au gestionnaire de mails en cliquant en bas à gauche sur l’icône

Paramétrage du profil Outlook

Il se peut que vous ayez plusieurs profils paramétrés dans votre messagerie Outlook, cliquez sur le bouton Paramètres Outlook (Zone 2) pour choisir le profil duquel vous consulterez les messages.

La plupart des comptes de messagerie n’ont qu’un profil paramétré.

L’archivage des mails

Dans la Zone 3, vous disposez d’une vue directe sur votre messagerie Outlook. Vous y visualisez les différents sous-dossiers : Boîte de réception, Boîte d’envoi, … .

Sélection d’un mail

Rendez-vous dans l’un des dossiers de la Zone 3.

Afin de ne pas engendrer des temps d’actualisation inutiles, la liste des messages n’est pas automatiquement chargée lorsque vous sélectionnez un dossier. Vous devez pour cela cliquer sur le bouton Actualiser la liste (Zone 2) lorsque vous êtes dans le dossier dont vous voulez consulter le contenu.

Cliquez sur un message :

• Dans la Zone 4, vous pourrez visualiser un aperçu du message sélectionné.
• Dans la Zone 5, on retrouve une liste des pièces jointes du message sélectionné.

Classement d’un mail en GED

Cochez le mail ou les mails à archiver dans votre GED, cliquez sur le bouton Classer dans la GED (Zone 2).

Un menu apparaît et vous permet de copier le(s) mail(s) et/ou ses pièces jointes en GED de l’objet concerné.

Choix de l’objet de classement

Sélectionnez la destination du classement dans la liste déroulante :

• Un client
• Un contrat
• Un sinistre
• Un assureur
• Un apporteur
• Un fournisseur

Choix de l’entité de classement

Lorsque vous avez choisi le type dans la liste déroulante, recherchez l’objet plus particulièrement concerné. Pour cela, cliquez sur les ... pour accéder à l’interface de recherche et sélectionner le client, contrat, … concerné.

Choix du dossier de classement du corps du message

Si vous voulez classer le corps du message dans la GED, cochez Classer le corps de l'email dans la GED.

Si votre GED est hiérarchisée en sous-dossiers, vous pouvez choisir le dossier de classement du texte du mail. Pour cela, cochez Classer le corps de l'email dans la GED et choisissez le dossier de destination en cliquant sur les ....

Vous pouvez choisir de ne pas classer le corps du message dans la GED, décochez alors Classer le corps de l'email dans la GED.

Choix du dossier de classement des pièces jointes

Si vous voulez classer les pièces jointes du message dans la GED, cochez Classer les pièces jointes de l'email dans la GED.

Si votre GED est hiérarchisée en sous-dossiers, vous pouvez choisir le dossier de classement des pièces jointes du mail. Pour cela, cochez Classer les pièces jointes de l'email dans la GED et :

• Décochez Destination GED différente de la destination du corps de l'e-mail pour classer les pièces jointes au même endroit que le corps du mail
• Cochez Destination GED différente de la destination du corps de l'e-mail pour classer les pièces jointes dans un endroit différent du corps du mail et choisissez un dossier de destination distinct en cliquant sur les ....

Vous pouvez choisir de ne pas classer les pièces jointes du message dans la GED, décochez alors Classer les pièces jointes de l'email dans la GED.

Dans le tableau de la partie basse, vous pouvez décocher les pièces jointes que vous ne souhaitez pas importer dans la GED.

Au final :

• Valider pour lancer l’import
• Fermer pour abandonner le classement

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.