Saisine

Contexte

Adhoc vous permet de contacter automatiquement plusieurs compagnies dans le cadre d’un projet de contrat, de suivre les demandes de tarifs et d’en conserver l’historique.

Le processus de saisine peut s’articuler en cinq phases :

• L’enregistrement des contacts des assureurs pour identifier les interlocuteurs de saisine
• Le paramétrage des assureurs à saisir par catégorie
• La demande de tarification (saisine)
• L’enregistrement des résultats de la saisine
• Les listings

Paramétrage

Saisie des contacts compagnie

L’utilisation de la saisine sous entend le paramétrage de contacts dans la compagnie (qui permettront de définir à qui envoyer la demande de tarification). Les contacts se crééent dans chacune des compagnies. On accède (ou l’on créé) les compagnies dans le menu Fichiers / Paramétrages / Compagnies / Liste des compagnies, onglet Adresses - contacts.

Si tel est le cas, les contacts peuvent être associés à des catégories de contrat de façon à faciliter le ciblage de la saisine par type de contrat.

Le paramétrage des compagnies à saisir par catégorie

Vous allez pouvoir définir une liste de compagnies à saisir par catégrie de contrat. Ainsi, lorsque un contrat fera l’objet d’une saisine, ces compagnies vous seront automatiquement proposées.

Rendez-vous dans la liste des catégories et paramétrez les compagnies à solliciter en cas de saisine.

Fichiers / Paramétrages / Contrats / Catégorie

Ouvrez la fiche de la catégorie à paramétrer en saisine et cliquez sur le bouton Param. Saisine.

Sur la partie gauche de l’écran, vous trouvez les compagnies non associées à la saisine automatique sur cette catégorie. Sur la partie droite celles qui ont déjà été associées. Pour en ajouter, dans le tableau de gauche, cochez donc les compagnies à saisir automatiquement en cas de saisine. Puis cliquez sur la flèche du centre (vers la droite) pour basculer la/les compagnie(s) cochée(s) vers le tableau de droite. A l’inverse, cochez les compagnies déjà présentes dans le tableau de droite et, avec la flèche, transférez une compagnie affectée vers le tableau de gauche.

Nb : lorsque plusieurs contacts auront été saisis dans la fiche compagnie, quand vous cliquez sur l’assureur, il vous sera demandé de choisir le contact à qui adresser la saisine : choisissez-le et cliquez sur « Sélectionner ».

Motifs de fin

Lors de l’exploitation des saisines, vous allez être amené à saisir des motifs de fin/refus.

Motifs de fin compagnie

Rendez-vous dans la liste des motifs de refus de saisine compagnie :

Fichiers / Paramétrages / Contrats / Motifs fin saisines / Compagnie

Il s’agit de pouvoir paramétrer les diffénrents motifs de refus de tarification par les compagnies.

• Supprimer : supprime le motif sélectionné (s’il n’est pas déjà exploité comme motif dans une saisine existante)
• Modifier : ouvre la fiche motif sélectionné pour modification
• Nouveau : créé un nouveau motif de refus
• Fusion : utilitaire permettant de fusionner un ou plusieurs motifs vers un motif unique (cible)
• Fermer : refermer la fenêtre de paramétrage

Motifs de fin courtier

Rendez-vous dans la liste des motifs de fin de saisine courtier :

Fichiers / Paramétrages / Contrats / Motifs fin saisines / Courtier

Il s’agit de pouvoir paramétrer les diffénrents motifs de refus de tarification par les compagnies.

• Supprimer : supprime le motif sélectionné (s’il n’est pas déjà exploité comme motif dans une saisine existante)
• Modifier : ouvre la fiche motif sélectionné pour modification
• Nouveau : créé un nouveau motif de refus
• Fusion : utilitaire permettant de fusionner un ou plusieurs motifs vers un motif unique (cible)
• Fermer : refermer la fenêtre de paramétrage

Saisine automatique

Nous nous situons désormais dans le cadre d’une demande de tarification pour un client.

Génération des saisines automatiques

Ouvrez, ou créez, la fiche client. Saisissez un nouveau projet de contrat.

Saisissez les principales informations (branche, catégorie) et indiquez qu’il s’agit d’un devis en cours (famille de la situation : Devis/Projet en cours).

Enregistrez votre devis et accédez à l’utilitaire de saisine, en cliquant sur le bouton Saisines via le bouton flèche situé en bas d’écran à gauche.

L’écran de création de la saisine vous permet de procéder à la gestion de la saisine pour ce projet de contrat.

Sur la base des paramétrages réalisés sur les catégories (à noter qu’il est possible d’accéder à ce paramétrage pour la catégorie du présent projet en cliquant sur le bouton Param. Saisine), l’ensemble des saisines possibles sera créé automatiquement en cliquant sur le bouton Import compagnie.

Il vous est possible de rajouter manuellement une saisine pour un assureur ou dans modifier une en cliquant, sur la partie droite, sur les boutons d’ajout ou de modification.

Si vous ne souhaitez pas contacter l’une des compagnies remontées par la saisine auromatique, cochez la case au dessus de la saisine et cliquez sur le bouton de suppression dans le menu de droite

Imprimer un courrier de saisine

Vos saisines ont été créées. Vous souhaitez désormais adresser un courrier aux contacts saisis pour leur faire part de votre appel à devis.

Cochez les contacts souhaités (coche en haut de chaque colonne) ou cliquez sur « Sélectionnez toutes les saisines » pour sélectionner les saisines affichées à l’écran.

NB : Vous pouvez filtrer uniquement sur les saisines saisies après une certaine date. Pour cela, assurez vous que toutes les saisines sont décochées puis filtrez sur les dates de saisie en indiquant une date dans la zone « Depuis … ». Ensuite cliquez sur « Sélectionner toutes les saisines » pour qu’elles soient cochées.

Cliquez sur le bouton « courrier Word » pour générer un courrier aux compagnies cochées.

Vous allez pouvoir fusionner (et imprimer) vers un document de type « Saisine_cie ».

De même en cliquant sur le bouton « E-mailing », vous allez pouvoir générer des mails à l’ensemble des contacts sélectionnés (sous réserve que les emails des contacts soient renseignés) comprenant un texte et des pièces jointes.

Suivi des saisines

Quelques temps plus tard, votre contact compagnie vous communique son offre tarifaire. Vous pouvez la saisir dans le logiciel. Rendez-vous dans la liste des saisines du contrat concerné (ouvrez le contrat et rendez-vous via la flèche en bas à gauche choisissez « Saisine »).

Pour ouvrir l’une des saisines, vous pouvez double-cliquer dessus, ou la sélectionner et cliquer sur le bouton de modification. Certaines informations peuvent également être directement saisies sans l’ouvrir mais en modifiant directement dans la liste des saisines (en ouvrant les listes déroulantes notamment).

Les étapes de la saisine sont généralement :

• L’étude de la demande par la compagnie
• L’étude du dossier technique par la compagnie
• L’étude de la proposition de la compagnie par le courtier (et son client)

Réponse compagnie

Dans la fiche de suivi d’une saisine, renseignez la position de la compagnie suite à votre saisine pour étude :

• En attente : situation par défaut à la création de la saisine
• Acceptée : la compagnie est intéressée
• Refusée : la compagnie refuse d’assurer le risque et ne souhaite pas aller plus loin

• Sans suite : la compagnie ne répond pas et vous fermez la demande d’office

• Date de la réponse (acceptée/refusée) : date du courrier de réponse

• Motif du refus (refusée) : sélectionnez un motif de refus dans la liste

Après l’enregistrement de l’accord, un cadre vous permet de suivre la demande de tarification suite à l’envoi d’un dossier technique.

• Date d’envoi du dossier technique
• N° de projet
• Dates de relance : dates auxquelles vous avez relancé la compagnie en l’absence de réponse
• Etat de la demande : En attente (par défaut) / Acceptée / Refusée (la compagnie refuse de tarifer)
• Motif de refus : si l’état de la demande est « Refusée »

Les montants se renseignent en bas de fiche. Vous pouvez y adjoindre des commentaires (en respectant les règles sur les données à caractère personnel - RGPD)

Réponse client / cabinet

Suite à la proposition de la compagnie (Etat de la demande de tarification = acceptée), vous avez possibilité de renseigner votre position par rapport à l’offre faite :

• Etat de la demande : en attente (par défaut) / Acceptée (c’est l’offre retenue pour assurer le contrat) / Refusée (offre non retenue)
• Date de réponse
• Motif du refus courtier : si l’offre est refusée sélectionnez un motif dans la liste

Le bouton « Courrier » vous permet de réaliser une fusion avec un courrier de type « Saisine_cie ».

Etats

Il vous est possible d’éditer des documents récapitulatifs :

• Listing compagnie
• Listing client

Le listing compagnie reprend le suivi par compagnie de la saisine

le listing client peut être transmis au client pour justifier de votre saisine.

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.