Mandat client

Le paramétrage d’un Mandat de prélèvement s’effectue sur la fiche client en consultant le compte client via le bouton ‘Banque’ en bas d’écran.

Sur cet écran, vous retrouvez 4 onglets pour la gestion des prélèvements :

• Prélèvements : liste des prélèvements à opérer ou opérés pour ce client
• Mandats : liste des mandats de prélèvement signés avec le client
• IBAN : liste des comptes bancaires du client
• GED Mandat : dossier GED de stockage des mandats de prélèvement

Liste des mandats d’un client

Un mandat de prélèvement est nécessaire pour procéder à un prélèvement. Ce mandat traduit l’autorisation donnée par le débiteur pour que le créancier procède au prélèvement.

Sur la partie haute de l’écran, on trouve la liste des mandats signés avec le client consulté. On pourra y trouver :

• Des mandats actifs ou inactifs
• Un mandat affecté au client (mandat par défaut)
• Des mandats affectés aux contrats

Mandats actifs / inactifs

Lorsque l’on consulte la liste des mandats, la partie basse de l’écran affiche le détail du mandat sélectionné. on y retrouve :

• Le nom du client signataire
• Le compte de prélèvement par défaut : le compte du courtier sur lequel les prélèvements du client sont versés
• ICS : l’ICS du portefeuille affecté au contrat
• La Référence Unique de Mandat (RUM) : numéro de mandat unique (ce numéro ne peut pas être affecté à un autre mandat)
• IBAN/BIC : les coordonnées bancaires de prélèvement du client
• Date de signature du mandat : date à laquelle le mandat a été signé par un client
• Date dernier prélèvement : date à laquelle le mandat a été utilisé pour la dernière fois
• Date d’annulation du mandat : date à partir de laquelle le mandat ne peut plus être utilisé
• Date d’envoi du mandat au client : Date à laquelle le mandat à signer a été adressé au client
• Jour de prélèvement : jour du mois à laquelle le prélèvement doit être opéré
• Domiciliation : domiciliation bancaire du titulaire du compte
• Titulaire du compte : détenteur du compte de prélèvement

Un mandat actif est un mandat avec :

• Une RUM (le mandat est unique)
• Des coordonnées bancaires complètes (le mandat peut être appliqué)
• Une date de signature complétée (le client en a autorisé l’utilisation)
• Une date d’annulation vide (le client n’a pas révoqué le mandat)

Mandat client

Un mandat affecté à un client est un mandat par défaut. Il est utilisé pour tous les contrats qui n’ont pas de mandat propre. Pour affecter un mandat à un client, sélectionnez le mandat dans la liste des mandats et cliquez sur le bouton « Affecter », le mandat s’affiche en vert.

Mandat contrat

Un mandat contrat est un mandat spécifiquement déclaré pour être utilisé sur un contrat donné. Notez qu’il est possible d’utiliser les mêmes coordonnées bancaires pour plusieurs mandats. Pour affecter un mandat à un contrat, sélectionnez le mandat dans la liste des mandats et cliquez sur le bouton « Affecter », le mandat s’affiche en vert.

Création d’un mandat

Il est impératif que le client signe son mandat totalement complété. Ainsi le numéro de mandat doit être renseigné au moment de sa signature.

De façon générale, vous allez donc créer un nouveau mandat en cliquant sur NOUVEAU depuis la liste des mandats et en complétant :

• Vos coordonnées : le compte de prélèvement par défaut et l’ICS
• La RUM : que vous générez en cliquant sur le bouton de génération à droit du champ RUM
• Vous pouvez éventuellement compléter la date d’envoi du mandat pour signature au client afin de pouvoir réaliser des relances, par exemple.

Les autres informations seront complétées par le client lors de la signature du mandat.

Dans la liste des mandats, le bouton d’affectation (Affecter) va vous permettre d’indiquer que le mandat est affecté au client par défaut (si vous créez le mandat depuis la fiche client) ou au contrat consulté (si vous êtes sur une fiche contrat). Un mandat affecté s’affiche en vert. Il ne peut y avoir qu’un seul mandat affecté par client ou contrat.

Les managers disposent d’un bouton (en haut à gauche du mandat qui leur permet de consulter les évènements qui sont intervenus sur le mandat (création, modification, etc.)).

Adresser le mandat pour signature

Sur l’onglet GED-mandat, vous pouvez générer le courrier à l’attention du client et conserver tous les documents afférents à la RUM affectée dans l’onglet IBAN / Mandats (document signé, …). Les champs de fusion des modèles de courriers mandats. sont générés sur la base des informations du mandat affecté au client ou au contrat.

Générez le mandat pas ce biais (avec la RUM, l’ICS et les informations déjà saisis) et adressez-le au client pour complétion et signature.

Retour du mandat signé

Les clients compléteront les informations sur le mandat et le signeront avant de renvoyer le mandat signé. A réception, il vous faudra alors compléter dans le mandat (« Modifier » le mandat dans l’onglet « Mandats ») les informations complétées par le client (date de signature et IBAN/BIC notamment).

Le document signé par le client doit impérativement être stocké dans votre GED.

Modification d’un mandat

Lorsque une RUM est modifiée, elle peut être modifiée à la demande du client (changement de coordonnées bancaires par exemple) ou suite à des changements du courtier (ICS).

Modification manuelle

Il vous est possible de modifier un mandat de façon unitaire. Pour cela rendez-vous dans la liste des mandats, cliquez sur ‘Modifier’ et réaliser les corrections souhaitées. Les modifications seront répercutées lors du prochain prélèvement et transmis à la banque via des informations intégrées dans le fichier des prélèvements.

Modification groupée

Des fonctionnalités existent pour modifier le compte de prélèvement par défaut et l’ICS.

Compte de prélèvement

Rendez-vous dans le menu Outil comptable / paramètres / Banque / Transfert compte de prélèvement.

Indiquez le compte de départ et le compte d’arrivée. Après validation, l’outil affectera le compte d’arrivée à tous les mandats paramétrés sur le compte de départ.

NB : pour être exploitable le compte d’arrivée doit être paramétré comme compte de prélèvement/virement.

ICS

Pour modifier l’ICS, rendez-vous dans le portefeuille. Rendez-vous dans le menu Fichiers / paramétrages / Cabinet Général / Portefeuilles. Cliquez sur les ... pour accéder à la liste des ICS. Un bouton vous permet de modifier l’ICS sélectionné.

Corrigez l’ICS, un message vous informe que cette modification va être répercuté dans tous les mandats utilisant les ICS.

La nature de cette modification sera communiquée à la banque dans le prochain fichier des prélèvements concernés.

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.