CGU

Contexte

Toute utilisation du logiciel adhoc suppose l’acceptation et le respect de l’ensemble des termes des présentes conditions et leur acceptation inconditionnelle. Elles constituent donc un contrat entre le Service et l’Utilisateur.

Dans le cas où l’Utilisateur ne souhaite pas accepter tout ou partie des présentes conditions générales, il lui est demandé de renoncer à tout usage du logiciel.

  • Utilisateur : L’Utilisateur est toute personne qui utilise le logiciel ou l’un des services proposés sur le logiciel adhoc.
  • Société Utilisatrice : La Société Utilisatrice est l’entité ayant souscrit le droit d’utilisation du logiciel.
  • adhoc-gti : adhoc-gti est la société éditrice du logiciel adhoc.
  • Gestionnaire Utilisateurs : Le (ou les) Gestionnaire (s) Utilisateurs est responsable de la création et de la gestion des accès utilisateurs (Identifiant / Mot de passe / Droits).
  • Identifiant : Le terme « Identifiant » recouvre les informations nécessaires à l’identification d’un utilisateur pour accéder au logiciel.
  • Mot de passe : Le « Mot de passe » est une information confidentielle, dont l’Utilisateur doit garder le secret, permettant, associé à son identifiant, de prouver son identité.

Accès au logiciel

Le logiciel est accessible à tout Utilisateur disposant d’un Identifiant. Les Identifiants sont créés et gérés par des Gestionnaires Utilisateurs nommés en son sein par la Société Utilisatrice.

L’accès d’un Utilisateur au logiciel peut être empêché par le(s) Gestionnaire(s) Utilisateurs, utilisateur par utilisateur. Dans ce cas, l’Utilisateur contactera le Gestionnaire Utilisateur de son service pour tout complément. adhoc-gti n’est pas l’interlocuteur à contacter sur ce sujet.

L’accès de l’ensemble des utilisateurs peut être empêché à la péremption de la licence. Dans ce cas, un responsable de la Société Utilisatrice contactera adhoc-gti pour définir la meilleure façon de rétablir les connexions.

adhoc-gti se réserve la possibilité d’interrompre, de suspendre momentanément, l’accès au logiciel durant les mises à jour et maintenance logicielles, sans que l’interruption n’ouvre droit à aucune obligation ni indemnisation. Ces interventions ont lieu en accord avec le représentant de la Société utilisatrice et sont, dans la mesure du possible, planifiées.

Les documentations pour la création des utilisateurs et la connexion d’un utilisateur sont disponibles sur le site de documentation d’adhoc.

Données personnelles

Collecte des données personnelles

Les données à caractère personnel des Utilisateurs qui sont collectées sur ce logiciel sont les suivantes :

Profil de compte

  • Données obligatoires :
    • Identifiant utilisateur
    • Nom et prénom
    • Service d’affectation au sein de la Société Utilisatrice
  • Données optionnelles
    • Image (scan) de la signature
    • Téléphone, email et portable professionnel
    • Initiales de l’utilisateur
  • Le mot de passe de l’utilisateur est personnel et n’est pas accessible par un autre utilisateur ou par adhoc-gti.

Connexion

Pour chaque connexion, le logiciel adhoc conserve :

  • L’Identifiant Utilisateur
  • La date et heure de connexion
  • Adresse IP / Nom du poste

Activité

Pour chacune de ces manipulations, adhoc conserve le nom de l’Utilisateur, la date et les éléments impactés :

  • Écritures comptables :
    • Modification
    • Suppression
    • Duplication
    • Lettrage manuel des écritures
    • Résultats des contrôles d’écritures
  • Avis d’échéance
    • Suppression des avis d’échéance
    • Suppression des bordereaux de quittances
  • Règlements
    • Suppression des règlements compagnie
    • Suppression des règlements apporteur
    • Annulation des règlements
  • SEPA
    • Import de fichier de rejet de prélèvements
    • Suppression lot de prélèvements
  • Contrat
    • Utilisation des utilitaires contrat : fusion, transfert.
    • Import des IBAN/BIC
    • Modification des coordonnées bancaires
    • Suppression fiche contrat
    • Modification n° de contrat compagnie
    • Modification type de contrat
    • Création du contrat
  • Client
    • Suppression fiche client
  • Sinistre
    • Transfert de sinistres
    • Création sinistre
    • Création de règlement
    • Ajout d’intervenant
    • Modification des dates
  • Apporteur
    • Fusion des apporteurs
  • Communication
    • Envois des SMS
  • Paramètres généraux
    • Modification des paramètres généraux (réservée aux profils managers)

Ces données sont conservées avec les données de la base de données du logiciel adhoc. Leurs stockages, sauvegardes et sécurisation sont réalisés sous la responsabilité du responsable des systèmes d’information de la Société Utilisatrice (directement par elle-même ou le prestataire choisi par elle).

Utilisation des données personnelles

  • Les données personnelles collectées ont pour objectifs :
    • L’accès et l’utilisation du logiciel par l’Utilisateur
    • La mise en œuvre d’une assistance de l’Utilisateur
    • La prévention et la détection des fraudes
    • La recherche de dysfonctionnements
  • Les données personnelles peuvent être consultées par adhoc-gti dans le cadre de son contrat d’assistance pour identifier la cause d’un dysfonctionnement par exemple.
  • Ces données peuvent être communiquées au(x) responsable(s) de la Société Utilisatrice à sa demande.

Partage des données personnelles avec des tiers

  • Seules la Société Utilisatrice et adhoc-gti peuvent accéder à ces données.
  • Aucune donnée personnelle n’est partagée avec un tiers.

Transfert de données personnelles

  • Aucune de ces données n’est transférée hors du périmètre de la Société Utilisatrice

Sécurité et confidentialité

  • adhoc-gti met en œuvre un chiffrage logiciel natif de la base de données de son logiciel. Toutefois, il est à signaler que les données sont stockées sur l’environnement informatique de la Société Utilisatrice. Aussi adhoc-gti ne peut garantir la sécurité de la transmission ou du stockage des informations sur les serveurs de la Société Utilisatrice.
  • L’hébergement des données, et leur sécurisation, n’est pas de la responsabilité d’adhoc-gti. La Société utilisatrice doit mettre en œuvre des mesures organisationnelles, techniques et physique en matière de sécurité du numérique pour protéger les données personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés.
  • Les Utilisateurs doivent adopter des pratiques et comportements adaptés (notamment en matière antivirale). L’information sur les bonnes pratiques n’est pas de la responsabilité d’adhoc-gti.

Mise en œuvre des droits des utilisateurs

Les conditions d’application et la mise en œuvre des droits utilisateurs sont gérées par la Société Utilisatrice

De façon générale, en application de la réglementation applicable aux données à caractère personnel, les utilisateurs disposent des droits suivants

  • Ils peuvent mettre à jour leur mot de passe en se connectant à leur compte
  • Ils peuvent demander auprès du Gestionnaire Utilisateur :
    • L’accès aux données personnelles contenues dans leur profil de compte
    • La modification de leurs données personnelles de leur profil de compte
    • La réinitialisation de leur mot de passe
    • Le renseignement des données obligatoire du profil conditionnant l’utilisation du logiciel, l’Utilisateur se rapprochera du Gestionnaire Utilisateurs pour appréhender les conditions de la suppression de ces données

Données saisies et stockées dans le logiciel adhoc

Les données saisies dans les zones le sont sous la responsabilité de leur auteur. L’Utilisateur ne doit pas saisir de données contraires aux législations et réglementations en vigueur.

Plus d’informations : https://www.cnil.fr

Évolution de la présente clause

adhoc-gti se réserve le droit d’apporter toute modification aux présentes CGU à tout moment. Si une modification est apportée, adhoc-gti s’engage à mettre à jour le présent document.

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

  • aucun lien actuellement.