Les modèles associés aux prélèvements

Contexte

Retrouvez dans ce document des exemples de modèles de courrier à exploiter dans le cadre de la mise en oeuvre des prélèvements SEPA.

Les mandats de prélèvement

Nous abordons ici la création d’un modèle de courrier de mandat à faire signer au client pour son accord aux prélèvements.

Ce modèle de courrier exploite :

• les modèles de courrier.
• les tableaux dans les modèles de courrier

Création du modèle de mandat

Rendez-vous dans le menu de gestion des modèles de courriers : ‘Fichiers’ / ‘Paramétrages’ / ‘Gestion des courriers’ / ‘Les modèles de courriers’. Dans le dossier de votre choix (là où vous stockerez tous les modèles de courrier de ce type, par exemple « MANDAT » ou « SEPA »), créez un nouveau modèle de courrier en complétant les champs sur l’exemple suivant :

Cliquez sur la loupe face à la zone fichier modèle pour créer le document Word.

Compléter le document comme ci-dessous :

Nous attirons votre attention sur les mentions RGPD qui peuvent être nécessaires. Renseignez-vous sur les mentions obligatoires en vigueur au moment de l’utilisation de votre modèle.

Validez votre modèle.

Utilisation

Le modèle s’exploite dans l’onglet ‘GED Mandat’ des mandats SEPA.

Le fichier généré s’ajoutera aux documents de la GED mandat. Vous pourrez adresser ce mandat à votre client pour signature.

Les échéanciers

Nous abordons ici la création d’un modèle de courrier informant le client du calendrier des prélèvements associés à son contrat.

Ce modèle de courrier exploite :

• les modèles de courrier.
• les tableaux dans les modèles de courrier

Usage d’un échéancier contrat

Le principe est de pouvoir, depuis la fiche contrat d’un client, créer un document comprenant :

• Les coordonnées du client
• Les références de son contrat
• Les mois et montant de son planning de prélèvement

Le document final ressemblera à cela :

Création du modèle d’échéancier contrat

Rendez-vous dans le menu de gestion des modèles de courriers : ‘Fichiers’ / ‘Paramétrages’ / ‘Gestion des courriers’ / ‘Les modèles de courriers’. Dans le dossier de votre choix (là où vous stockerez tous les modèles de courrier de ce type, par exemple « AVIS »), identifiez un modèle que vous utilisez régulièrement et qui comporte des champs ou une mise en forme que vous souhaitez réexploiter dans votre nouveau modèle. Le fait de s’en servir comme modèle de base, vous évitera des ressaisies.

Sélectionnez ce modèle et cliquez sur le bouton de duplication.

Complétez l’écran qui apparaît en précisant :

• L’identifiant : qui permettra de nommer le fichier généré après fusion
• La description : qui permettra de décrire le document dans la GED
• Le type de modèle : POLICE (CONTRAT) (le modèle créé sera utilisé dans l’écran des contrats)

Validez. Cela va créer le modèle dans le dossier en cours, ainsi qu’un fichier modèle avec pour nom l’identifiant saisi mais dont le contenu sera une copie du modèle qui vous a servi de modèle.

Réouvrez l’écran du nouveau modèle, nous allons maintenant modifier le texte du modèle.

Saisie du texte du modèle d’échéancier contrat

Pour modifier le texte du modèle, ouvrez le document word modèle via la loupe à droite du fichier modèle.

Nous vous proposons de saisir ce texte, à adapter selon vos usages et souhaits :

On y retrouve des champs de fusions :

• Les coordonnées du client (en orange sur l’illustration)
• La date et le lieu du cabinet (en vert sur l’illustration)
• Les références du contrat (en rouge sur l’illustration)
• Un tableau d’échéance (en jaune sur l’illustration)

Le tableau d’échéance contrat

Reprenons l’usage du tableau d’échéance. Un élément dont l’usage mérite de l’attention.

Le logiciel adhoc comprend un certain nombre de champs de fusion. La plupart sont des valeurs simples. Les champs de fusion tableau sont des champs à part qui permettent d’indiquer que le résultat de la fusion sera un ensemble de valeurs regroupées en tableau. Les champs de fusion tableau sont identifiés dans la bibliothèque des champs de fusion (accessible depuis l’écran de paramétrage des modèles de courriers) sous la catégorie « Tableau ».

Dans la liste, en dessous de ce champ de fusion tableau, on retrouve les champs exploitables dans ce tableau, chacun représente une colonne possible.

Ici, on trouve :

• @COL_JOUR_PRELEV : le jour de prélèvement
• @COL_MONTANT_PRELEV : le montant prélevé ce jour

On pourra faire figurer tout ou partie de ces champs dans le tableau du modèle de courrier.

Pour exploiter ce tableau dans le modèle :

• On intègre un tableau avec des entêtes de colonne avec, dans la première cellule (hors entêtes), le nom du champ de fusion tableau (cf. copie d’écran du modèle).
• On créé un fichier « .conf » avec le nom du tableau et la liste des champs qu’on souhaite y exploiter (@COL_JOUR_PRELEV, @COL_MONTANT_PRELEV)

Au moment de la fusion, le logiciel, lorsqu’il identifiera le champ de fusion tableau, regardera dans le fichier .conf associé et complétera le tableau par les valeurs qui y sont présentes.

Pour créer le fichier conf, comprenant la description des colonnes du tableau, cliquez sur « Editer .conf » dans l’écran de paramétrage du modèle.

La fenêtre suivante s’ouvre (si la question vous est posée, créez et ouvrez le document avec le bloc note de Windows)

Indiquez le nom du champs de fusion tableau : [@TAB_ECHPREL_CONTRAT] suivi des champs à apposer par colonne (précédé du numéro de colonne) : 1 = @COL_JOUR_PRELEV et 2 = @COL_MONTANT_PRELEV par exemple. Enregistrez le fichier et validez l’écran de paramétrage du modèle.

Fusion de l’échéancier contrat

On peut utiliser le modèle créé dans l’onglet ‘Documents’ (ou ‘GED’) de l’écran contrat en cliquant sur le bouton de création d’un document Word.

Exemple dans une GED classique :

Lancez la fusion après avoir choisi le modèle que nous avons créé pour obtenir le document voulu :