En souscrivant à la Gestion Electronique de Documents (GED) évoluée Adhoc, vous disposez d’un ensemble d’outils de stockage et de manipulation de documents au sein des différentes fiches de votre logiciel de gestion (client, contrat, sinistre, compagnie, etc.).
La GED vous permet d’organiser et de consulter vos documents dématérialisés. Elle vous permet également d’exploiter les documents stockés pour des envois, des agrégats, des éditions, etc.
Enfin, elle vous permet de rendre visible des documents sur l’extranet Courtier en Ligne auquel vous pouvez souscrire afin d’offrir à vos clients un accès à leurs contrats.
Mémo GED
Description des icônes
1 - Affichage
Ouvrir la fenêtre de GED permanente
Voir les derniers documents ajoutés
Lien vers le client riche
Actualiser l’affichage
2 - Ajout
Fusion depuis modèle vers document Word
Ajout de document depuis le disque
Import de message
Ajout d’une note
Import depuis une source GED
Numérisation depuis le scanner
Ajout de dossier
3 - Gestion
Propriété du document
Modifier le document sélectionné
Supprimer le document sélectionné
Classer un document lu ou non-lu
Classer un document important
Renuméroter selon l’ordre d’affichage
4 - Utilisation
Ajout de documents au cabas
Gestionnaire de pdf
Imprimer
Envoyer par mail
Extraire vers Windows
5 - Classement
Monter le document sélectionné dans la liste
Descendre le document sélectionné dans la liste
Présentation de l’onglet GED
Ergonomie générale
Onglet GED
L’onglet GED est accessible depuis toute entité du logiciel Adhoc : fiche client, fiche contrat, fiche sinistre, fiche assureur, fiche apporteur, fiche fournisseur, etc.
Arborescence type
La GED est organisée en dossiers et sous-dossiers.
Le Modèle d’arborescence
L’arborescence est définie pour le cabinet selon un modèle paramétrable permettant de définir des dossiers par défaut pour l’ensemble des entités (un modèle d’arborescence pour les clients particuliers, pour les clients entreprises, par catégorie de contrats, etc.) mais aussi de créer des dossiers à discrétion (cf. la fonctionnalité « ajout de dossier »).
Le Dossier de destination des modèles
Les modèles de document sont paramétrés de façon à stocker le résultat de la fusion Word vers un dossier défini dans l’arborescence type.
Navigation dans les dossiers
Dans l’onglet GED, sur la partie gauche, vous trouvez l’arborescence documentaire attachée à la fiche consultée.
ou
symbolisent un dossier comprenant des documents (à sa racine ou dans ses sous-dossiers) ;
symbolise un dossier vide ;
ou
symbolisent un dossier comprenant des sous-dossiers.
Au niveau de chaque dossier, vous trouvez, entre parenthèses, le nombre de documents dans le dossier et ses sous-dossiers.
Affichage
Liste des documents
En cliquant sur les dossiers contenant des fichiers, et figurés par un nombre de documents entre parenthèses, vous afficherez la liste des documents stockés.
Chaque ligne correspond à un fichier.
Une icône représente le type de document (Word, Excel, Outlook, bloc note, pdf, …). Un « ? » vous informe qu’Adhoc n’a pas reconnu cette extension mais si le logiciel de lecture adapté est installé sur votre ordinateur, il vous sera néanmoins possible de l’ouvrir.
Les colonnes décrivent le document. En cliquant sur l’entête de colonne, vous pouvez trier la liste selon l’ordre de cette information. Par défaut, les documents sont triés par ordre de classement puis date d’origine. Il vous est également possible de restreindre le nombre de colonnes affichées : cliquez avec le bouton droit sur l’entête d’une colonne, cliquez sur « Sélectionner les colonnes » et cochez ou décochez la colonne voulue.
Les Colonnes affichées
Case à cocher : Permet de sélectionner le(s) document(s) pour le(s) manipuler en masse (supprimer, mettre au cabas, etc.).
N° de classement : Adhoc vous permet d’indiquer un ordre d’affichage sur les documents (plusieurs documents peuvent porter le même numéro de classement).
Importance : Il vous est possible de mettre en évidence un document en apposant un point d’exclamation face aux documents que vous jugez important.
-Lien :
Web (option) : une case à cocher vous permet d’indiquer qu’un document doit être accessible depuis le « Courtier En Ligne » ;
Date d’origine : date de réception ou de création du document (par défaut la date d’ajout dans la GED mais modifiable librement) ;
Description : champ libre permettant de décrire le document (par défaut la description du modèle en cas de fusion) ;
Identifiant : référence du document au sein de la GED (champ libre, par défaut : le nom du fichier) ;
Mot clef : vous pouvez ajouter des mots qui vous sembleront utiles pour les recherches et l’affichage ;
Créé par : l’auteur de l’ajout du document (non modifiable) ;
Origine : information sur la source du document. La liste des valeurs disponibles est paramétrable (lors du paramétrage de la GED par son administrateur) mais elle peut être saisie librement ;
Créé le : date d’ajout dans la GED (non modifiable).
Des métadonnées (comme l’expéditeur) : il s’agit d’informations dont l’existence et les valeurs sont paramétrables lors du paramétrage de la GED par son administrateur.
Actualisation de l’affichage
Afin de réactualiser le contenu de cette fenêtre GED et revenir sur l’affichage par défaut de celle-ci, vous pouvez cliquer sur le bouton d’actualisation. Les dossiers ouverts ou fermés sont remis dans l’état par défaut.
Liste des derniers documents
Il est utile d’afficher la liste des derniers documents intégrés dans la GED de la fiche consultée. Pour cela cliquez sur l’icône « calendrier ».
Vous pourrez alors retrouver les fonctionnalités présentées dans l’onglet de GED pour les derniers documents présentés du plus ancien au plus récent.
NB : la date d’origine est prise en compte pour cet affichage, pas la date de modification.
Fenêtre GED indépendante
Il est possible d’ouvrir une fenêtre propre à la GED, indépendante.
Cette fenêtre reprend les mêmes fonctionnalités que l’onglet GED et est positionnée sur la GED de la fiche consultée.
Cette fenêtre reste ouverte même en cas de fermeture de la fiche consultée.
Il est ainsi possible de conserver la GED à l’écran même en consultant la GED d’une autre fiche, ou de déplacer des documents en les cochant et en les glissant dans le dossier souhaité (dans la liste gauche des dossiers).
Si vous ouvrez à nouveau une fenêtre GED indépendante depuis une autre fiche, elle remplace la fenêtre GED indépendante en cours de lecture.
Fonctionnalités de l’onglet GED
Ajouter des documents dans la GED
Dans l’onglet GED, vous disposez d’un certain nombre d’outils d’ajout qui vous permettront d’insérer de nouveaux documents à votre base de documents.
Nouveau document Word :
Il permet de déclencher la fusion d’un document Word à partir d’un modèle paramétré. Sélectionnez le modèle dans l’écran suivant pour déclencher la fusion. Le document sera stocké dans le dossier de la GED pré-paramétré dans le modèle de document.
Importer un fichier local :
Il permet de sélectionner un fichier sur votre ordinateur et de l’ajouter dans la GED.
Importer un message de votre messagerie :
Ouvrez « Outlook », sélectionnez un message dans votre messagerie Outlook (inutile de l’ouvrir) et cliquez sur cet outil pour l’importer dans votre GED.
Ajouter une note :
Vous pouvez ajouter un fichier texte simple (type bloc note) en saisissant directement le texte dans l’interface Adhoc.
Importer depuis une source GED :
Les sources GED peuvent être paramétrées dans la GED évoluée.
Par exemple, une source peut permettre de stocker temporairement des scans réalisés depuis une photocopieuse multi-fonctions. En accédant à cette source, l’utilisateur pourra alors stocker les documents dans la GED.
Choisissez la source, puis ajouter le document après l’avoir décrit.
Importer depuis un scanner:
Depuis l’écran proposé, vous pourrez lancer la numérisation d’un document depuis un scanner configuré sur votre ordinateur.
Créer un dossier :
Sélectionnez le dossier parent et cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau dossier.
Gérer des documents de la GED
Propriétés d’un document
Modification du document :
Utilisez cette fonctionnalité pour lire et modifier les propriétés du document, sa description, etc.
Le bouton version vous permet de consulter les différentes évolutions de votre document. L’écran ouvert vous permet, en double cliquant sur la date de version, de consulter le document tel qu’il était à cette date.
Le bouton version vous permet de consulter les différentes évolutions de votre document. L’écran ouvert vous permet, en double-cliquant sur la date de version, de consulter le document tel qu’il était à cette date.
Lire un document
Il vous suffit de double-cliquer dessus dans la liste des documents. Il vous est également possible de l’ouvrir depuis les propriétés du document.
NB : les modifications réalisées ne seront pas enregistrées même si Word vous propose de le faire.
Modifier un document
Ouvrez directement le fichier et vous permet de l’éditer. A l’issue, Adhoc vous propose d’enregistrer les modifications réalisées.
Supprimer un document
Après validation, votre document est supprimé de la GED.
Les utilisateurs paramétrés ont la possibilité de consulter la liste des documents supprimés en cochant « Afficher les éléments supprimés ».
Notion de lu/ non lu
Lu / non lu : permet de mettre en évidence un document non lu en le mettant en gras dans la liste des documents.
Notion de document important
Permet d’adjoindre un point d’exclamation aux documents qui méritent une attention particulière.
Renuméroter
Classer vos documents comme vous le souhaitez :
: pour monter le document sélectionné.
: pour descendre le document sélectionné.
Puis cliquez sur « renuméroter » pour affecter un nouveau numéro de classement aux documents selon le classement réalisé.
Exploiter des documents de la GED
Le cabas
Ajouter dans le cabas :
Sélectionnez des documents et ajoutez les dans le cabas. Vous pouvez naviguer de fiche en fiche et ajouter ainsi tous les documents que vous souhaitez.
Après avoir ajouté tous les documents voulus, vous pouvez :
Extraire ces documents vers votre disque ou clef USB Windows (Extraire vers…) ;
Compresser ces documents et les stocker sur votre disque ou clef USB Windows (Zipper vers …) ;
Compresser ces documents et les envoyer via votre messagerie (Zipper et mail) ;
Envoyer ces documents par mail (Mail) ;
Les manipuler via le gestionnaire de pdf (PDF) ;
Les imprimer (Imprimer).
Par défaut les documents sont transformés en pdf avant d’être stockés, envoyés, … . Pour ne pas les transformer en pdf, décochez la case « pdf » au niveau de chaque ligne de document du cabas.
NB : Certains documents, comme les notes, ne peuvent pas être transformés en pdf.
Si vous fermez la fenêtre du cabas, la liste des documents ajoutés à ce cabas est remise à zéro.
Le gestionnaire PDF
Le gestionnaire PDF permet de manipuler les fichiers de votre GED pour les découper ou les fusionner.
NB : seuls les documents « Word » et « PDF » peuvent être envoyés vers le gestionnaire de PDF.
Le gestionnaire PDF est accessible uniquement, à ce jour, dans la version évoluée de la GED Adhoc.
Utilisation du gestionnaire de fichiers pdf
Cochez les fichiers de la GED que vous souhaitez manipuler, puis cliquez sur le bouton « PDF ».
Le gestionnaire est alors disponible pour :
Fusionner deux fichiers vers un fichier pdf ;
Découper un fichier en plusieurs.
Fusionner
Pour fusionner deux documents en un seul :
Positionnez les deux documents dans l’ordre souhaité (le 1er document dans la liste sera dans les premières pages du futur document) ;
Indiquez le nom du futur document dans la zone « Nom du document » ;
Cliquez sur le bouton « Fusionner » .
Retrouvez alors votre document complet dans la liste inférieure.
Ce document peut être :
Enregistré sous votre disque dur en cliquant sur « Enregistrer sous » ;
Supprimé : sélectionnez-le et cliquez sur « Supprimer » ;
Consulté via le bouton « Aperçu » ;
Fusionné avec un autre document fusionné ou découpé : pour cela cochez les documents concernés dans la liste inférieure et cliquez sur « fusionner » en bas d’écran cette fois.
Découper un document
Vous pouvez extraire une ou plusieurs pages contigües spécifique(s) d’un document.
Pour cela, cochez le fichier à découper dans la liste supérieure, puis indiquez l’intervalle d’extraction (numéro de page) dans la zone « de la page … à … » .
Indiquez le nom du document à obtenir.
Cliquez alors sur le bouton « Découper le document ».
Vous créerez alors un document du nom voulu et uniquement avec les pages sélectionnées.
Les références des pages extraites sont indiquées dans la colonne « Origine du document ».
Vous pouvez également extraire votre document initial en autant de fichiers que de pages.
Pour cela, cliquez sur « 1 document par page ».
Après l’extraction des différentes pages voulues, vous pourrez en refusionner tout ou partie dans un nouvel ordre. Pour cela il suffit de les réordonner dans la partie inférieure de l’écran, de les cocher et de cliquez sur le bouton « Fusionner » du bas.
Imprimer un document
Cliquez sur ce bouton après avoir sélectionné le document et choisi l’imprimante pour lancer son impression.
Envoyer un document
Cocher le ou les documents à adjoindre à un mail.
Vous pouvez sélectionner le(s) destinataire(s) parmi la liste des contacts ou saisir directement des emails dans les zones A et CC. Complétez le texte dans l’interface.
Vous pourrez également compléter ce texte dans l’interface Outlook qui s’ouvrira lorsque vous cliquerez sur « Envoyer le message » mais seul le texte saisi dans la zone « Message » sera conservé dans la GED si vous enregistrez le mail (option « enregistrer le mail dans son intégralité » ou « enregistrer le mail sans pièce-jointe »).
Extraire des dossiers
En cliquant sur ce bouton, toute la GED de la fiche consultée sera enregistrée sur le disque dur de votre ordinateur en respectant l’arborescence existante. Le lieu de stockage est demandé à l’initialisation de cet export.
NB : une GED conséquente prendra un temps non négligeable à s’exporter.
