Exercices comptables

Contexte

Une année comptable se nomme « exercice comptable ». C’est l’une des périodes pendant laquelle la société exerce son activité et sur laquelle elle veut connaître son résultat. L’exercice dure généralement un an et correspond le plus souvent à une année civile. À l’intérieur de l’exercice, il est possible de définir des périodes de durée limitée, par exemple mensuelle ou trimestrielle. Il sera ainsi possible de fermer une partie de l’exercice comptable pour éviter toute modification d’écritures ou comptabilisation sur cette période vérifiée.

Le logiciel permet bien entendu un enregistrement en continu des opérations à comptabiliser. Le rattachement des opérations comptables à une période et l’estimation des diverses valeurs à l’actif et au passif (immobilisations, …) permet de réaliser des bilans. Ceux-ci étant particulièrement lourds à réaliser, on ne les réalise généralement qu’une fois par an (clôture comptable).

Accès Menu

La liste des exercices comptables apparaît.

Créer un nouvel exercice

Cliquez sur ‘Nouveau’.

Indiquez :

• Le libellé : en général « Exercice 20… »
• Le portefeuille : sélectionnez le portefeuille se rattachant à l’exercice. Vous devez créer autant d’exercice que de portefeuille
• Les dates de début et de fin (en général 01/01/20xx 31/12/20xx) de cet exercice
• L’état : un exercice en cours de création est par définition ouvert
• Le nombre de périodes dans votre exercice (mensuel, trimestriel, …). Ce choix vous permettra en particulier de « bloquer » chaque période pour empêcher des modifications sur ses écritures après sa « consolidation ».

Puis validez.

Modifier un exercice

Sélectionnez l’exercice et cliquez sur ‘Modifier’.

Le logiciel vous propose de modifier le libellé uniquement.

Supprimer un exercice

Sélectionnez l’exercice et cliquez sur ‘Supprimer’.

Le logiciel vous demande de confirmer la suppression.

Les suppressions d’exercice n’ont aucun effet sur les écritures comptables la composant. L’exercice n’est en effet qu’une vue bornée d’un ensemble d’écritures. En cas d’erreur de paramétrage d’un exercice il est donc possible de le supprimer puis de le re-créer correctement.

Evidemment, il est impossible de supprimer un exercice clos.

Gestion des périodes

Ouverture - fermeture de période

Après avoir vérifié les différentes opérations comptables d’une période, vous souhaitez peut-être vous assurer que plus aucun mouvement n’aura lieu.

En conséquence, pour empêcher toute comptabilisation ou modification d’écritures sur une période, vous pouvez la fermer. Pour cela, sélectionnez l’exercice concerné puis la période à fermer et cliquez sur le bouton « Ouvrir/Fermer Période ». La période sera alors fermée.

Si vous avez néanmoins besoin de revenir sur ces périodes (pour enregistrer de nouveaux mouvements), il est possible de rouvrir une période en la sélectionnant et en cliquant à nouveau sur le bouton « Ouvrir/Fermer Période ».

Fermeture d’exercice

Si toutes les périodes d’un exercice sont fermées, il devient à son tour ‘fermé’.

Lorsque que vous souhaiterez faire la cloture comptable de l’exercice, il faudra que toutes ses périodes soient fermées. Le statut ‘clôturé’ sera attribué automatiquement à l’issue des opérations de clôture comptable (cf. documentation sur la clôture comptable sous adhoc).

Message d’erreur en rapport

Quelques messages peuvent survenir lorsque le paramétrage de la période comptable n’est pas adéquat.

Période non créée

Votre quittance ne peut être rattachée à un exercice comptable, car sa date de comptabilisation s’inscrit dans une période n’ayant pas été créée. Créez un exercice comptable comme expliqué plus haut.

Période fermée

La date de comptabilisation de votre quittance correspond à une période comptable fermée. Ré-ouvrez votre période comptable comme expliqué plus haut ou corrigez la date de comptabilisation de la quittance.

Référence procédurale

Les éventuels liens vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.