Migration des modèles doc

Le logiciel adhoc met en place en 2021 une nouvelle méthode de fusion permettant d’améliorer de façon très importante les vitesses de fusion et ajouter des fonctionnalités intéressantes en matière de description du document.

Le nouveau processus de génération des courriers évite désormais d’ouvrir Ms Word pour la génération du document par fusion de champs. Cette technique permet de générer beaucoup plus rapidement des documents.

Pour utiliser cette nouvelle méthode, il est nécessaire d’utiliser des modèles de courrier au format Ms Word.docx. Si vous utilisiez jusque présent des modèles de courrier en Ms Word .doc, il vous faudra donc les convertir dans ce format docx. Adhoc vous propose une fonctionnalité pour faciliter cette conversion.

Par ailleurs, il vous sera possible de paramétrer les modèles pour étendre les possibilités lors des fusions, notamment l’exploitation de ces modèles comme modèles d’email.

Conversion des modèles de courrier doc en docx

Pour créer ou modifier des modèles de documents, rendez-vous dans le menu fichiers / paramétrages / Gestion des courriers / Les modèles de courriers.

La nouvelle gestion des documents implique l’utilisation de document en format « docx ». Il s’agit du suffixe par défaut des documents du traitement de texte Microsoft Word à partir de la version Microsoft Office 2007. Les documents générés par fusion seront donc également en docx.

NB : Les documents ainsi générés ne peuvent pas être lus par des logiciels Ms Word antérieurs à Ms Word 2007 : pensez à les convertir en pdf, par exemple via Adhoc, si vous souhaitez les transmettre à des utilisateurs (de moins en moins nombreux) non équipés.

Il est possible que certains de vos modèles soient déjà en .docx. Pour vérifier le format d’un fichier modèle, consulter la colonne « Nom du fichier ».

Ou consulter le logo devant le modèle :

Pour modifier le format du modèle, il faut se rendre dans le descriptif du modèle. Tant que le format du document est « .doc », les différents nouveaux paramètres sont inaccessibles.

Avant de convertir votre modèle en docx, il vous faut préalablement compléter la zone description :

Exemple, dans le cas d’un avis d’échéance :

Une fois la description de votre choix complétée, vous disposez d’un bouton « Convertir en DOCX ».

Cliquez dessus pour que le fichier soit converti et le modèle sera automatiquement remplacé par un fichier .docx .

Le bouton « Loupe » à droite du fichier modèle vous permet de vérifier l’apparence de votre modèle. La conversion d’un document en docx depuis un fichier doc est fiable, mais il est utile en effet de vérifier qu’aucune modification n’a été engendrée lors de la conversion (marges et caractères spéciaux, par exemple).

Cliquez alors sur « Valider » pour enregistrer le traitement. Désormais converti en docx, votre modèle dispose de nouveaux paramétrages que vous pouvez modifier en ré-ouvrant la fiche modèle.

Nouvelles propriétés du modèle

Paramétrage disponible avant la conversion :

Paramétrage depuis la conversion :

Informations :

• Identifiant : Désormais le nom du fichier généré se base sur la zone « identifiant » paramétré dans le modèle (au lieu de se baser sur le nom du fichier modèle)
• Description : cette zone « description » est utilisée pour décrire le document généré, sur la base du paramétrage de cette zone dans le modèle (avec, si souhaité, des champs dynamiques comme nous l’avons vu)
• Description interne : cette zone est utilisable pour afficher des informations qui permettront à l’utilisateur de sélectionner le bon modèle lors de la fusion (par exemple « Quittance pour client prélevé », « Quittance pour particulier », etc.)
• Type de modèle : contexte d’appel du modèle
• Destination GED : emplacement de stockage du document généré
• Fichier modèle : nom du fichier

Concrètement, au moment du choix du modèle de fusion, des informations paramétrées sur le modèle sont affichées pour aider au choix du modèle :

• La description
• La description interne
• Le dossier GED de destination du document après la fusion

Après la fusion, dans la GED, des informations sont rattachées à chaque document issu de la fusion :

• L’identifiant est utilisé pour la racine du nom du fichier
• La description
• Le document est stocké dans le dossier paramétré dans le modèle

activation des fusions

Il vous est aussi possible d’activer immédiatement le nouveau mode de fusion sur le modèle si vous le souhaitez (‘activer le nouveau mode de fusion sur ce document’). Afin que vous puissiez préparer le passage à la nouvelle fusion (conversion de tous les documents en docx, informations des utilisateurs sur les nouveaux champs description), il vous est cependant possible de ne pas activer immédiatement ce nouveau mode de fusion sur le document.

Quand vous serez prêt à exploiter le nouveau mode de fusion, vous cocherez sur les modèles voulus cette case ‘activer le nouveau mode de fusion sur ce document’, ou, pour l’appliquer à l’ensemble des modèles docx déjà prêts, vous cliquerez sur le bouton « activer la nouvelle fusion sur tous les docx » dans l’écran d’accueil de la gestion des modèles.

Par ailleurs, dans de rares cas, il est possible que vous utilisiez des spécificités qui ne seraient pas compatibles avec le nouveau mode de fusion (macro particulière, etc.) : en décochant cette case, il vous sera alors possible de ne pas activer pour ces cas spécifiques non identifiés pour le moment.

Afin d’améliorer le traitement des aperçus (plus rapide notamment), nous avons mis au point un aperçu ne passant pas par Ms Word. En activant la case « Utiliser l’aperçu dans la fenêtre Adhoc », vous exploitez par défaut cet aperçu sur ce modèle :

NB : Vous pouvez également à tout moment exploiter cet aperçu rapide d’un document dans la GED en appuyant sur la touche F12.

En cochant « Autoriser la fusion Outlook pour ce modèle », vous pourrez exploiter le modèle dans les emails (cf. documentation spécifique).

Utilisation des modèles de courrier dans les courriers unitaires

Comme habituellement, vous allez être amené à créer un nouveau document depuis un client, un contrat, etc. Cliquez sur « Nouveau » puis choisissez un modèle de courrier parmi la liste. (NB : seuls les modèles du type rattachés au contexte sont affichés).

Choisissez le destinataire du courrier.

L’écran suivant intègre des nouveautés.

Description :

• Si vous n’avez pas saisi de description par défaut dans le modèle de courrier, la zone est à « Non renseignée »
• Sinon la zone est complétée par la valeur paramétrée dans le modèle

Impression et aperçu :

• Imprimer : imprime directement vers l’imprimante sélectionnée dans le panneau droit de la fenêtre
• Aperçu avant impression « Word » : ouvre le document dans Word vous permettant de faire des modifications avant impression
• Aperçu avant impression « Adhoc » : ouvre le document dans un éditeur Adhoc vous permettant de visualiser le courrier et de faire des modifications avant impression (moins long que l’éditeur Ms Word)
• Générer le document sans impression ni aperçu : stocke le document directement dans la GED, sans impression

Options :

• Enregistrer le document dans la GED : en décochant, vous imprimez ou consultez le document sans le stocker en GED
• Enregistrer le document au format pdf : en cochant le document sera transformé et enregistré au format pdf
• Visible sur le CEL : si vous disposez de cet extranet produit par adhoc-gti, cette option vous permet de rendre, ou non, le document accessible sur le courtier en ligne
• Utiliser le nouveau mode de fusion de documents : permet de ne pas activer le nouveau mode de fusion

Utilisation des modèles de courrier dans les fusions de lots

Dans un contexte d’édition de masse (par exemple, la génération des courriers sur un lot de quittances), l’écran d’édition sera identique à ceci près qu’évidemment l’aperçu avant impression n’est pas disponible. L’édition, ne passant pas par Word, en sera simplifiée par des temps de traitement très courts.

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.