EDI commissions via fichier Excel

Dans ce document, nous vous expliquons comment utiliser un fichier Excel™, dans un format spécifique à adhoc, pour pointer les commissions. Il s’agit d’une alternative aux formats définis par les compagnies ou par EDICourtage pour des besoins spécifiques. Pour des besoins plus génériques, il est préférable d’utiliser les normes communes, type EDICourtage.

Ce format pourra, par exemple, être proposé à vos partenaires assureurs dans le cas où ils ne disposent pas de format interne intégré sous adhoc ou qu’ils ne sont pas adhérents à EDICourtage pour le pointage des commissions.

La procédure décrite ici consiste à :

• Paramétrer la fiche compagnie pour définir l’utilisation du format excel
• Importer les fichiers pour créer un lot des quittances à pointer
• Pointer les commissions des quittances du lot généré par le fichier

Paramétrage de la compagnie

Sur la fiche de la compagnie concernée, au niveau de la ligne « 503 : Reversement des commissions » choisissez, dans la liste déroulante, la version « GENERIQUE » qui sera utilisée pour l’intégration des commissions.

Traitement des fichiers Excel

Dans un premier temps, nous allons générer le lot correspondant au contenu du fichier reçu.

Forme du fichier reçu de la compagnie

Le fichier reçu de la compagnie doit être mis au format Excel (.xls ou .xlsx) selon le modèle décrit ici.

L’ordre et le contenu des colonnes doivent être respectés. Certaines colonnes sont obligatoires.

Ouvrir l’utilitaire d’intégration des commissions aux formats spécifiques

Rendez-vous dans le menu « comptabilité / Intégration des commissions (formats spécifiques cies) ».

Sélectionner la compagnie et le fichier à traiter

Sélectionnez la compagnie émettrice du fichier.

Via le bouton de choix de fichier à droite du champ « Fichier compagnie », sélectionnez le fichier à importer pour traitement. Dès la sélection du fichier, le programme va analyser son contenu.

Analyser le contenu du fichier

Les lignes peuvent être de différentes couleurs en fonction du résultat de leur analyse par le programme :

• En vert : les quittances déjà existantes dans le logiciel. Il suffira de les pointer.
• En orange : des quittances non trouvées dans le système et que le logiciel vous propose de créer.
• En violet : des quittance non trouvées, mais d’autres quittances concordantes existent pour ce contrat et le système vous propose donc d’en sélectionner une. Si aucune n’apparait comme la quittance concernée, vous pourrez alors la créer.
• En rouge : le contexte de la quittance est introuvable (problème de paramétrage ou de contrat non saisi, etc.).

Certaines lignes du fichier peuvent « s’annuler » (la même quittance en positif et en négatif), le programme les écarte donc (pour ne pas les traiter) et les présente à part dans le 2ème onglet visible à l’écran. Il s’agit principalement de prélèvements présentés par la compagnie mais qui ont été refusés : la commission apparaît alors deux fois dans le fichier : une 1ère fois sur une ligne en positif (prélèvement présenté) et une 2ème fois sur une ligne en négatif (prélèvement refusé).

Traiter le contenu du fichier

En fonction de la couleur de l’analyse, il est possible de procéder à des traitements ou consultations.

• 1- Ouvrir la fiche client : vert, orange, violet
• 2- Ouvrir la fiche contrat : vert, orange, violet
• 3- Ouvrir la fiche quittance : vert
• 4- Choisir une quittance lorsque plusieurs quittances ont été identifiées : violet

Créer une quittance

Si la quittance n’existe pas, vous pouvez la créer. Pour cela, cochez la (ou les) quittance(s) à créer et cliquez sur le bouton « générer les quittances ». Pour faciliter la sélection, vous pouvez cocher automatiquement toutes les quittances d’un même type en cochant en regard des lignes de légende (vert, orange, etc.)

Une information sera présente dans les notes de la quittance, vous informant qu’elle a été créée automatiquement depuis un fichier de « type » EDI Courtage (au sens large).

Confirmez votre choix de générer les quittances :

Indiquez la date de comptabilisation des quittances qui vont être créées. Par défaut, le programme propose la date du jour :

Le programme confirme alors la création des quittances. Celles-ci passent en vert dans le tableau.

Choisir une quittance

Lorsque plusieurs quittances peuvent correspondre à la quittance à pointer, le système vous propose de choisir la quittance correspondante à celle du fichier.

Pour cela, cliquez sur le bouton adéquat (loupe) et double-cliquez sur la quittance qui devra être effectivement pointée.

NB : pour tout ou partie des quittances « violettes », il est possible de ne sélectionner aucune des quittances proposées et de générer la quittance. Pour cela procédez comme pour les quittances « oranges » : cochez la (ou les) quittance(s) à créer et cliquez sur le bouton « générer les quittances ».

Gérer les quittance en erreur de contexte

Les quittances en rouge sont la plupart du temps dues à des contrats que vous n’avez pas encore enregistrés dans adhoc. Dans ce cas, pour pouvoir créer la quittance correspondante, il vous faut préalablement créer ce contrat. Ouvrez un second adhoc (ou fermez la fenêtre en cours) et créez le contrat (et éventuellement le client) avant de retourner dans l’écran d’intégration des commissions (formats spécifiques cies).

Générer le lot de pointage

Quand toutes les lignes sont correctement gérées (vertes), vous pouvez valider le fichier pour générer le lot de pointage.

Pour cela cochez toutes les lignes (via le bouton coche en tête de colonne) et cliquez sur « Contrôle ».

Le contrôle effectué (et sans anomalie), vous pouvez « Valider le fichier ».

Le programme vous informe de la validation du fichier.

Pointer et comptabiliser

Pointer le lot créé

Ouvrez l’utilitaire de pointage des quittances non confiées.

ou

Ouvrez le lot créé en double-cliquant dessus ou en utilisant le bouton « modifier ».

Contrôlez le montant des commissions et validez le pointage.

Indiquez la date de pointage de votre choix, la référence du bordereau, choisissez d’éditer ou non la liste des quittances, et validez.

Un message vous confirme le pointage :

Comptabiliser le lot

Le lot est maintenant disponible pour être comptabilisé. Dans la liste des bordereaux, sélectionnez le lot et (en changeant éventuellement le mode de comptabilisation), cliquez sur « comptabiliser ».

Vous pourrez alors enregistrer le réglement de la compagnie.

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisament importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.