Règlement compagnie

Contexte

Après règlement d’une facture payée par le client, l’outil de règlement compagnie permet de procéder au règlement de l’assureur.

Ce règlement se déroule par lot. Un lot sera généré par assureur et comprendra toutes les quittances payées de cet assureur en répondant aux conditions que vous aurez définies dans le filtrage préalable à la génération du lot. Si le principe est de générer un lot par assureur, il est possible de rechercher toutes les quittances en attente de règlement compagnie, quelle que soit l’assureur : dans ce cas un lot de quittances est automatiquement généré par compagnie concernée. Il vous faudra alors comptabiliser chacun des lots un à un.

L’opération se déroule donc ainsi :

• Recherche des quittances « payées client » répondant aux critères
• Génération d’un lot de quittances par assureur
• Comptabilisation du lot

Droits

Dans la gestion des droits par utilisateur, des droits doivent être activés en fonction des fonctionnalités accessibles :

• Pour accéder à l’outil de règlement compagnie, il est nécessaire que le droit ‘REGI’ soit activé.
• Il est également nécessaire d’avoir une autorisation spéciale (droit standard ‘RGCI’) pour procéder à la suppression d’un lot comptabilisé.

Pour cela, votre manager doit éditer votre fiche utilisateur et vous affecter les droits voulus.

Génération du lot de règlements

Pour lister les quittances à régler, il faut créer un/des nouveau(x) lot(s).

Rendez-vous dans l’outil comptable, menu Règlements / Règlements compagnie. L’écran est structuré en deux tableaux :

• Tableau supérieur : liste des quittances en attente de comptabilisation
• Tableau inférieur : liste des quittances comptabilisées

Cliquez sur « nouveau lot » pour créer un lot de règlement compagnie. Une fenêtre de critères de recherche permet de cibler la recherche et la création des lots.

Onglet Périodes

• Filtrage sur la période d’échéance
• Filtrage sur la compagnie
  • Choix d’une compagnie : générera un lot comprenant les quittances de celle-ci
  • Choix de toutes les compagnies : générera autant de lots que de compagnies en attente de règlement
• Gestion des ristournes : afin d’éviter de répercuter sur l’assureur un délai de traitement dans la gestion de votre remboursement auprès du client, vous pouvez cocher « Inclure les ristournes non remboursées client » pour intégrer dès à présent le remboursement de l’assureur.
• Recherche ciblée : vous permet de restreindre à un client, un contrat, une branche, une catégorie. Il est également possible de cibler ou d’exclure un ou tous les contrats groupes.
• D’un point de vue comptable, il est possible de filtrer selon différents critères :
  • Le mode de règlement : afin de prendre en compte les gestions particulières de certains règlements (en particulier les délais d’encaissement sur les chèques et prélèvements), il est possible de restreindre la génération des lots sur le mode d’encaissement de la quittance du client
  • Le type de journal : vous pouvez restreindre la composition du lot sur uniquement les termes, les comptants, les ristournes, etc.

Onglet Règlement d’urgence

Sur cet onglet, vous allez pouvoir gérer les règlements considérés comme urgent, en particulier les mises en demeure. Cochez et complétez avec une date si vous souhaitez que le lot n’intègre que les quittances correspondantes à ces critères d’urgence (couplés aux critères du reste de l’écran).

Génération du / des lot(s)

Cliquez sur « Générer les nouveaux règlements ».

Lot non-comptabilisé

Une fois les lots générés, ils s’affichent dans le tableau supérieur de l’utilitaire. On y retrouve le montant total du lot. Le lot est alors « en attente » de comptabilisation.

Vous pouvez alors :

• Supprimer le lot coché en cliquant sur ‘Supprimer lot’ : le lot est alors supprimé mais les quittances sont de nouveaux « libérées » et seront intégrées dans le prochain lot que vous générerez sur cette compagnie
• Consulter le détail du lot en double-cliquant dessus ou en cliquant sur ‘Modifier lot’
• Éditer un état récapitulatif ou un bordereau du lot non comptabilisé
• Comptabiliser le lot coché

Important : Tant qu’un lot n’est pas comptabilisé :

• Les quittances qui la composent ne sont pas considérées comme ‘payée compagnie’
• Elles n’apparaîtront pas dans une prochaine génération de lot sur la compagnie. La seule façon de faire apparaître ces quittances dans un nouveau lot est de supprimer le lot dans lequel elles sont actuellement.

Modifier le lot

En consultant le détail du lot, vous pouvez voir apparaître :

• Dans l’onglet avis : la liste des quittances (en vert) et ristournes (en rouge).
  • Il vous est possible d’ajouter un avis (Ajout avis) qui n’aurait pas répondu aux critères complétés mais que vous voulez intégrer dans le règlement.
  • Consultez la quittance sélectionnée (Détail avis) ou le contrat concerné (Fiche contrat)
  • Vous pouvez exporter la liste des avis du lot dans un fichier Excel (Export Excel)

• Dans l’onglet Journaux OD : il est possible d’ajouter des transactions concernant la compagnie. Si des écritures existent, elles seront signalées à l’aide de ***. Vous pouvez également en ajouter manuellement en cliquant sur le bouton « OD ».

• Acomptes à verser : lors d’acompte du client, il est possible d’ajouter le reversement compagnie afférant dans le règlement compagnie (doc. à venir). La présence d’un acompte à reverser est signalée par des *. Par défaut, ces acomptes ne sont pas sélectionnés, cochez les acomptes à intégrer dans le règlement à la compagnie.

• Avis de conservation : de même les avis concernant la conservation peuvent être sélectionnés

Edition d’un récapitulatif de règlement

Le récapitulatif est un courrier d’accompagnement pour votre bordereau. Il sera également possible de l’éditer après comptabilisation.

NB : L’édition après la comptabilisation, permet de faire apparaître la référence du lot ainsi que la référence et date du règlement dans le bordereau.

Lot comptabilisé

Comptabilisation du lot

Cochez le lot, cliquez sur « Comptabiliser lot ». L’écran reprenant les règlements apparaît.

Lorsque l’on souhaite comptabiliser un lot, il faut :

• Choisir un mode de règlement,
• Renseigner une date de règlement/comptabilisation ainsi qu’un journal de comptabilisation.

Les aides à la coche permettent de cocher les lots en fonction de leur mode de règlement. Vous pourrez alors traiter et comptabiliser distinctement les lots en fonction de la façon dont elles seront réglées. Au niveau de chaque lot, le mode de règlement par défaut est indiqué (il dépend du paramétrage dans la fiche assureur). Vous pouvez néanmoins modifier ce mode de règlement en sélectionnant une autre entrée dans la liste des modes de règlement. Il s’appliquera pour ce lot uniquement.

• Règlement par chèque : complétez le numéro du premier chèque et cliquez sur « Edition courrier lettre chèque » si vous souhaitez imprimer une lettre chèque
• Règlement par virement : Cliquez sur Fichier SEPA si vous souhaitez générer le fichier SEPA et le déposer manuellement auprès de votre banque. Vous pourrez éditer un bordereau de virement si vous le souhaitez.

Cliquez sur « Comptabilisez les règlements » pour comptabiliser effectivement le(s) lot(s). Une fois comptabilisé, le lot passe dans la liste des lots ‘comptabilisés’.

Un lot comptabilisé passe dans le tableau inférieur.

Export EDI

En accord avec la compagnie, il est possible d’adresser un fichier (EDI) à la compagnie reprenant le détail du règlement à la compagnie.

• Documentation sur les EDI
• Documentation sur la norme EDImessage
• Documentation sur l’EDI spécifique aux règlements compagnie (les EDI502)

Suppression d’un lot

Un lot peut être supprimé. Pour cela cochez le lot et cliquez sur « Supprimer lot ». Attention, cela supprime le lot en entier. Les quittances du lot repassent alors en « impayées compagnie » et apparaîtront dans un nouveau lot sur la même compagnie.

Référence procédurale

Les éventuels liens vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.