Relier des clients

Dans cette partie nous décrivons la définition de liens entre les clients : groupe, connexité, attachement.

Contexte

Il existe de multiples façons de lier des clients dans adhoc :

• La connexité
• Le groupe
• L’attachement

NB : Le champ liaison peut être considéré comme un faux ami. Il sert en fait à saisir librement différentes valeurs pour, par exemple, indiquer des synonymes, des signes, des acronymes, … qui permettront d’indiquer sous quel autre nom un client est connu, ou son ancien nom. Ainsi, on pourra saisir « SNCF » dans le champ liaison pour le client « Société Nationale des Chemins de Fer ».

Distinctions

On distingue 3 modes de liaison, la connexité, les groupes, l’attachement.

• La connexité : permet de définir une relation bilatérale entre deux clients et de la qualifier librement (père et fils, salarié et employeur, etc.). On pourra définir plusieurs connexités sur un client.

• Le groupe : permet de définir des sociétés membres d’un même groupe de sociétés (des filiales par exemple).

• L’attachement : permet de relier unilatéralement un client à un autre. Moins complet que la connexité, ce lien permet, par exemple, de relier les salariés à une entreprise sans que le lien n’apparaisse dans la fiche de la société.

Connexité

Icône	Signification
	Ajouter une connexité
	Modifier la connexité sélectionnée
	Supprimer la connexité sélectionnée

Le bouton Voir fiche vous permet de faire apparaître directement la fiche client du client connexe concerné par la connexité sélectionnée.

La coche Historisées permet de lister les connexités anciennes.

La connexité permet de qualifier librement la relation entre deux clients. Comme nous le verrons dans le chapitre suivant, la qualification de cette relation peut être réalisée par une saisie libre ou via un choix dans une liste pré-paramétrée. Pour modifier, compléter ou supprimer cette liste, rendez-vous dans le menu Fichiers / Paramétrages / Clients / Connexités et procédez aux ajouts/modifications souhaités.

Ajout d’une connexité

Cliquez sur le bouton d’ajout. Il est alors possible de définir une relation entre deux clients. On sélectionne pour cela, dans la partie droite, la personne ou l’entreprise avec qui le client est relié en cliquant sur les ... pour rechercher le client à relier. Il est possible de cliquer sur Voir fiche pour consulter la fiche du client connexe.

Au centre, on caractérise la relation :

• En haut, on qualifie la relation entre le client et l’autre client (par exemple ‘fils de’)
• En bas, on caractérise la relation entre l’autre client et le client courant (par exemple ‘père de’).

Pour caractériser la relation, on peut :

• Soit débuter la saisie et, par auto-complétion, le logiciel proposera les relations paramétrées : il suffira alors de le sélectionner
• Soit saisir librement un texte qui n’a pas été pré-paramétré

La connexité a un début qui peut être la date de saisie, la date de naissance, etc. (par souci d’homogénéité, nous conseillons d’établir une règle de saisie au sein du cabinet) et potentiellement une fin (fin de contrat, divorce, décès, etc.).

Après validation de la saisie, les connexités saisies apparaissent dans l’onglet connexe de la fiche client.

Lorsqu’au moins une connexité a été définie, et qu’elle est encore active, l’onglet connexe est entouré d’étoiles *.

La connexité est répercutée sur l’autre client : elle apparaîtra donc dans son onglet connexité de sa fiche client.

Modification d’une connexité

Sélectionnez une connexité dans la liste et cliquez sur le bouton de modification pour modifier les éléments de la relation.

On peut modifier les élements centraux de la connexité : relations bilatérales, dates de connexité.

Il n’est pas possible de modifier le client connexe. Si vous souhaitez modifier celui-ci, il faudra supprimer la connexité et recréer une nouvelle connexité avec le bon client.

Suppression d’une connexité

Sélectionnez une connexité dans la liste et cliquez sur le bouton de suppression. Un message vous demandera de confirmer celle-ci.

Historique des connexités

Lorsqu’une date de fin a été établie sur une connexité (cf. détails de la fiche de connexité), celle-ci disparait de la liste des connexités. Cliquez sur Historisées pour voir apparaître les connexités révolues.

Groupe

La notion de groupe permet de structurer des clients au sein d’une organisation commune. L’organisation peut-être composée de plusieurs sous-structures dans lesquelles sont regroupés les différents clients. On pourra définir des sièges pour chaque sous-structure.

Création d’un groupe

La création d’un groupe peut être initiée de deux façons :

• Soit depuis l’outil de paramétrage des groupes
• Soit depuis un client

Paramétrage des groupes

Pour paramétrer des groupes, vous pouvez vous rendre dans le menu Fichiers / Paramétrages / Clients / Groupes client.

Différentes actions peuvent être réalisées :

Icône	Signification
	Créer un groupe
	Modifier le groupe sélectionné
	Supprimer le groupe sélectionné
	Sélectionner un groupe
	Fusionner des groupes

NB : la sélection des groupes est inactive dans le présent contexte.

Création du groupe

Cliquez sur le bouton de création afin de créer un nouveau groupe.

On saisit les coordonnées du groupe dans la zone informations.

Il est possible de relier au groupe un client rattaché qui représente le groupe (pour cela, sélectionnez ou créez le client via les ... dans la zone client rattaché).

Il est également possible de définir les sièges de la structure en cochant l’entité qui représente l’organisation.

A ce stade, ce sont les seules informations nécessaires. Les autres éléments seront complétés depuis les fiches client des membres du groupe.

Modification du groupe

Pour modifier un groupe, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur le bouton de modification. Il est alors possible de modifier les coordonnées du groupe, mais également, si vous avez déjà rattaché des clients à ce groupe, de restructurer la composition du groupe.

Pour cela, organisez les clients par des « glisser-déplacer » : cliquez sur le client à déplacer dans la zone de composition du groupe et, sans relacher le clic de souris, déplacez le client dans le groupe. Un client peut constituer une sous-structure. Pour cela, glissez-déplacez les clients sur le client noeud de la strcuture. Notez qu’il est également possible de réaliser ces modifications depuis la fiche d’un client appartenant au groupe.

Dans l’exemple suivant, le client 000363 devient sous-élément du client 000362 en glissant 000363 sur 000362.

Un symbole de sous-groupe apparait et un +/- d’extension permet d’afficher (ou réduire) le contenu du sous-groupe.

En cochant la case en regard du client, vous pouvez identifier les sièges. Le siège sera identifié en rouge. Si nécessaire, il peut y avoir plusieurs sièges au sein d’un même groupe.

Suppression d’un groupe

Pour supprimer un groupe, il faut le sélectionner et cliquer sur le bouton de suppression. Il ne vous sera pas possible de supprimer un groupe déjà exploité. Pour cela, il faudra préalablement sortir l’ensemble des clients qui sont liés au groupe.

Fusion de groupes

Il vous est possible de regrouper deux entités. Après fusion, la première disparaitra et la seconde sera enrichie par les éléments de la première (intégration de l’arborescence )

Depuis la liste des groupes, cliquez sur le bouton de fusion. La liste des groupes apparait. Cochez le groupe à déplacer et sélectionnez, dans la partie basse, le groupe cible (celui dans lequel les éléments du groupe coché vont être transférés). Notez que vous pouvez cocher plusieurs groupes à fusionner vers le groupe cible si nécessaire.

Cliquez alors sur Valider pour lancer, après confirmation, la fusion des groupes cochés vers le groupe cible.

Dans l’exemple suivant le groupe coché est « GTI » :

Le groupe cible est « AD » :

Le résultat de la fusion sera une intégration des éléments de GTI dans le groupe AD :

Exploitation des groupes

Un client ne peut faire partie que d’un seul groupe.

Dans une fiche client, la zone groupe permet de sélectionner le groupe d’appartenance du client visualisé. Dans la fiche client concerné, cliquez sur les ... en regard de la zone groupe. Dans la fenêtre affichée, sélectionnez le groupe dont fait partie votre client via le bouton de sélection ou en double-cliquant dessus.

Une fois un groupe attribué au client, vous pouvez visualiser les détails du groupe auquel appartient le client en :

• En cliquant sur les ... à droite de groupe (en haut à gauche de la fiche)
• Ou en vous rendant dans l’onglet groupe dans la zone de connexité en bas de la fiche client

Autres opérations d’utilisation des groupes

De cette interface, il vous est possible d’organiser le groupe comme vous le souhaitez en déplaçant les clients par des « glisser-déplacer » : cliquez sur le client à déplacer dans la zone de composition du groupe et, sans relacher le clic de souris, déplacez le client dans le groupe. Un client peut constituer une sous-structure. Pour cela, glissez-déplacez les clients sur le client noeud de la structure. Cette organisation est également réalisable depuis l’interface de paramétrage des groupes (Fichiers / Paramétrages / Clients / Groupes client).

Dans l’exemple suivant, le client 000363 devient sous-élément du client 000362 en glissant 000363 sur 000362.

Un symbole de sous-groupe apparait et un +/- d’extension permet d’afficher (ou réduire) le contenu du sous-groupe.

En cochant la case en regard du client, vous pouvez identifier les sièges. Le siège sera identifié en rouge. Si nécessaire, il peut y avoir plusieurs sièges au sein d’un même groupe.

Il vous est également possible de consulter des éléments regroupés du groupe :

• Les quittances : dans cet onglet, renseignez la période de recherche (dates d’échéance ou dates comptable) et cliquez sur le bouton Rechercher. En bas d’écran, vous pourrez consulter le détail de la quittance ou du contrat en cliquant sur le bouton respectif.
• Les contrats : dans cet onglet, cliquez sur le bouton Rechercher pour faire apparaître tous les contrats de l’ensemble des clients du groupe (restreignez au besoin la liste des contrats aux devis (propositions) ou contrats actifs)
• Les sinistres : pour afficher les sinistres de tous les clients du groupe, renseignez une période et cliquez sur le bouton Rechercher. Par défaut, seuls les sinistres en cours sont affichés, décochez Seulement les sinistres en cours pour étendre l’affichage à tous les sinistres.
• Les contacts : la liste des contacts de tous les clients du groupe est affichée. Seuls les contacts actifs sont affichés par défaut (décochez Valide au pour tout afficher ou modifiez la date pour changer la période)
• Les utilisateurs web (uniquement pour les cabinets exploitant l’option CEL) : affiche les personnes autorisées à consulter les contrats du groupe sur le site internet

Les contacts groupe

Il est possible de définir des contacts groupe. Ces contacts auront la particularité d’apparaître comme contacts de l’ensemble des clients du groupe. Il peut s’agir d’un service comptable commun au groupe par exemple.

Rendez-vous dans la fiche client de l’un des Clients. Dans l’onglet contacts, cliquez sur le bouton Contacts pour créer de nouveaux référents.

Il vous est alors possible d’ajouter, modifier et supprimer des contacts.

En mode création, afin de préciser qu’un contact est groupe, cochez Contact pour le groupe.

Ce contact groupe apparaîtra comme contacts sur toutes les fiches client du groupe. Il apparaitra également comme destinataire possible des échanges de tous les clients du groupe.

Attachement

Le champ Attaché à permet de sélectionner une autre fiche client avec laquelle le présent client est lié.

Pour sélectionner un client à attacher, cliquez sur les ... à droite du champ Attaché à. Recherchez le client à attacher et validez sa sélection.

Une fois sélectionné, le client attaché sera repris sur la fiche client mais n’apparaîtra pas automatiquement sur le client attaché.

Ce champ ne permettant pas de qualifier la relation, et étant sans effet réciproque sur la fiche de l’autre client concerné, on lui préfèrera la connexité si l’on souhaite conserver plus de détails. Il sera plus généralement utilisé pour préciser facilement le rattachement d’un salarié à une entreprise, par exemple, si on ne souhaite pas que tous les salariés apparaissent par connexité dans la fiche de l’entreprise.

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.