Gestion des suivis

1. Paramétrage des types de contact
2. Paramétrage des natures de suivi
3. Paramétrage des origines de suivi
4. Gestion d’un suivi

Contexte

Adhoc dispose d’une gestion des suivis permettant de suivre les échanges avec les différentes entités gérées sous adhoc : client, contrat, compagnie, etc.

Le suivi possède sa propre GED et permet de créer des tâches.

Paramétrage

Type de contact

Le suivi peut avoir lieur de différentes manières : chez le client, par téléphone, … . Adhoc vous permet de définir cette liste de valeurs.

Les boutons vous permettent de :

• Créer un type
• Modifier un type (ou double-clic)
• Supprimer un type
• Fusionner un type vers un autre

Pour chaque type paramétré, vous pouvez lui affecter la propriété « Physique », « Oral », ou « dématérialisé » (sms, informatique, …).

Nature

Le suivi peut avoir lieu pour différentes raisons : un nouveau besoin, une question, une demande de rendez-vous, le besoin d’une attestation, … . Adhoc vous permet de définir librement cette liste de valeurs.

Les boutons vous permettent de :

• Créer une nature
• Modifier une nature (ou double-clic)
• Supprimer une nature
• Fusionner une nature vers une autre

NB : pour créer une nature de suivi, veiller à bien laisser la case « Nature d’un suivi » cochée.

Origine

Le suivi peut avoir différentes orgines : l’assuré, un de ses représentants, la compagnie, un médiateur, un tiers … .

Les boutons vous permettent de :

• Créer une origine
• Modifier une origine (ou double-clic)
• Supprimer une origine
• Fusionner une origine vers une autre

Suivi

Vous pouvez créer des suivis depuis toutes les fiches : client, contrat, sinistre, compagnie, ….

Pour créer un suivi, rendez-vous dans l’onglet suivi de l’entité identifiée.

Sur cet onglet, vous visualisez les suivis qui ont été réalisés sur cette entité. En fonction de la fiche, vous pouvez également afficher les suivis des fiches associées : les contrats et sinistres sur les fiches client, les sinistres sur les fiches contrat.

• Créez un suivi en cliquant sur le bouton d’ajout
• Consultez les suivis existants en double-cliquant dessus (ou bouton de modification après l’avoir sélectionné)
• Supprimez les suivis existants en les sélectionnant puis en cliquant sur le bouton de suppression

Nouveau suivi

Les circonstances

Complétez :

• Le collaborateur ayant reçu le suivi (par défaut l’utilisateur qui crée le suivi)
• Le type, la nature et l’origine du contact
• Si le suivi se situe dans le cadre d’une campagne, choisissez celle-ci

Le contact

En cliquant sur le bouton en face du nom du contact, choisissez l’interlocuteur du client ayant pris contact. Vous pouvez :

• Le choisir parmi la liste déjà saisie
• Ou créer un nouveau contact

Compte-rendu

Décrivez le contenu du suivi.

Tâches et agenda

Le suivi peut être associé à un rendez-vous ou à une tâche.

Un rendez-vous

Vous souhaitez conserver la trace de cet échange dans votre agenda adhoc ou créer un nouveau rendez-vous suite à ce suivi, cliquez sur ‘Afficher dans l’agenda’. Vous aurez alors la possibilité de créer un rendez-vous dans votre agenda.

Une tâche

Les suivis peuvent donner lieu à des tâches que vous pouvez affecter à vous-même ou à un collègue.

En cliquant sur ‘créer une tâche’, vous allez pouvoir ajouter une tâche associée à ce suivi. La liste des tâches déjà présentes sur cette entité sera présentée en bas d’écran. Modifiez « Affectée à » pour affecter cette tâche à un collègue compétent.

La GED

En enregistrant le suivi, vous créez un onglet de GED spécifique à ce suivi. Vous pourrez alors stocker tous les documents (mail, …) associés à ce suivi avec les outils habituels de gestion de documents.

NB : il est nécessaire de Valider la création du suivi pour voir apparaître l’onglet ‘Documents’ ou ‘GED’

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.