EDI503 d'EDImessage

Dans ce document, nous vous expliquons comment traiter les fichiers de reversement des primes. Plus d’informations sur http://edicourtage.fr.

Contexte

L’EDI 503 permet de prendre en compte sous forme informatique les commissions que les assureurs vous reversent sur les quittances non confiées. Il vous évite de saisir les quittances et de les pointer manuellement.

Quand elle vous règle vos commissions, elle vous adresse un fichier EDI 503 comprenant la liste des quittances concernées par ce règlement. Le logiciel va vous permettre de les associer avec les quittances existantes ou de générer les quittances concernées et vous alerter sur les différences éventuelles entre l’attendu (quittance générée par vous sur le contrat) et le réel (contenu du fichier EDI503 transmis par la compagnie).

Prérequis

Vous devez disposer de fichiers EDI 503 transmis par l’assureur. En général la mise en place de cette transmission se fait après vous être renseigné auprès de votre assureur. La transmission peut se faire ensuite par mail, extranet compagnie ou par l’intermédiaire de la plateforme EDICourtage si vous y êtes inscrit (contact : www.edicourtage.fr).

Paramétrage

Le paramétrage des EDI utilisés se fait compagnie par compagnie. Pour paramétrer la mise en place de l’EDI 503 avec une compagnie, vous devez vous rendre dans la fiche compagnie concernée.

Rendez-vous dans le menu Fichiers / Liste des compagnies.

Dans la fiche compagnie, onglet EDI, vous devez compléter :

• Le numéro EDICourtage de l’assureur (identifiant unique transmis par cette dernière)
• « EdiCourtage 2 » dans la rubrique « Règlement des commissions »

Traitement du fichier EDI 503

La procédure de pointage des quittances non confiés se déroule principalement en deux étapes :

• Import des fichiers EDI503 : cette étape permet de générer (ou de les identifier, si elles sont déjà présentes) les quittances pour lesquelles la compagnie vous a reversé des commissions ;
• Comptabilisation des commissions versées pour l’intégrer dans la comptabilité (et le rapprocher au niveau bancaire).

Il est possible que les quittances non-confiées soient déjà créées avant l’import du fichier EDI 503. Parce que :

• Vous les aurez générées au préalable pour identifier les quittances et commissions en attente chez vos différents clients ;
• ou l’assureur vous aura adressé un fichier EDI500 des termes non-confiés.

Dans ce cas, les quittances ne seront pas créées en double. Le logiciel les reconnaîtra, il fera le lien entre les quittances existantes et le contenu du fichier.

Création par import fichier EDI 503

Rendez-vous dans l’utilitaire d’import des fichiers EDI (Utilitaire / EDImessage). Retrouvez les informations d’utilisation de cet utilitaire dans la documentation qui lui est consacrée.

Nous décrivons ici le traitement des fichiers EDI503 permettant de générer, ou identifier, dans la base de données les quittances concernées par le fichier EDI503 de la compagnie.

• Le fichier est importé et identifié comme de l’EDI503
• Les quittances présentes dans le fichier sont recherchées :
  • Si elles existent déjà : elles sont identifiées
  • Si elles n’existent pas : le logiciel propose de les créer
  • Si elles n’existent pas mais qu’elles ont des propriétés communes (période ou montant par exemple) avec des existantes, il vous est proposé de considérer, ou non, que ce sont les mêmes.
• Le lot de quittances ainsi regroupé est préparé
• Vous pouvez créer ce lot que vous retrouverez dans la liste des lots à comptabiliser (NB : vous pourrez générer plusieurs lots pour un même fichier ou décider de ne pas traiter certaines quittances du lot).

Import du fichier

Les lots de pointage des rétrocessions sont identifiés par le type EDI « 503 ».

Traitement du contenu du fichier

Double-cliquez sur le fichier à traiter pour en afficher le contenu.

Retrouvez la légende en bas d’écran.

• En vert : quittances déjà existantes dans la base
• En jaune : les quittances inexistantes sur le contrat identifié : les quittances seront créées à l’issue du traitement
• En violet : les quittances inexistantes mais des quittances similaires existent et pourraient être reliées : cliquez sur la loupe pour consulter l’existante.
  • Si vous validez qu’il s’agit de la même quittance (même échéance, même montant), sélectionnez-la et donc remplacez-la.
  • S’il s’agit d’une quittance différente, ne remplacez pas la quittance, elle sera créée comme une quittance inexistante lorsque vous cliquerez sur ‘Générer les quittances’.
  • S’il s’agit de la même quittance mais que les montants en sont différents (commission en particulier), vous pourrez investiguer (ou contacter l’assureur)
  • Décider qu’il s’agit de la même quittance et sélectionner la quittance de votre base comme correspondante à celle du fichier EDI503. Attention : les propriétés de la quittance existante ne seront pas modifiées. Vous considérez dans ce cas que les montants de la compagnie (fichier EDI503) sont erronés et que votre quittance est bonne : il faudra y être attentif lors de la comptabilisation.
• En rouge : Le contrat ou la compagnie n’existent pas : vous ne pourrez pas traiter la quittance : créez le contrat ou revoyez le paramétrage EDICourtage (n° assureur, n° courtier)
• En gris : Un lot de quittances comprenant cette quittance a déjà été créé mais non comptabilisé. Comptabilisez le lot ou supprimez cette quittance du lot avant de procédez au traitement
• En bleu : Compensation

NB : L’analyse des lots est réalisée à chaque ouverture du lot. Fermer et ré-ouvrez le lot si vous faites des modifications sur le contrat pour que le lot puisse à nouveau être analysé.

Quittances annulées

Des quittances peuvent « se neutraliser » et former un mouvement comptable nul. Il s’agit généralement de quittances annulées et dont le mouvement positif et le mouvement négatif sont présents dans le même fichier. Elles sont identifiées dans l’onglet « lignes annulées » et ne seront pas traitées.

Génération des quittances

Après avoir procédé aux corrections éventuelles, et ré-ouvert votre lot (il ne devrait rester que des quittances vertes, jaunes ou violettes), cochez les quittances à générer et cliquez sur le bouton « Générer les quittances » en indiquant une date de comptabilisation (une quittance verte – déjà existante ne sera pas créée en doublon même si elle est cochée).

Pour information : les quittances générées par l’EDI503 apparaîtront dans la liste des quittances du contrat avec la mention « Création via EDImessage 503 »

Préparation du lot de quittance

Après création, un lot doit être analysé pour présenter le détail de chaque ligne de quittances.

Vous pourrez alors consulter le détail des quittances dans l’onglet « Détail des lots ».

Création du lot

Lorsque vous avez fini de traiter ces quittances, cliquez sur « Valider le fichier ». Un lot est créé, il sera présenté dans la liste des quittances non confiées à pointer (cf. chapitre suivant).

Il vous est demandé si vous souhaitez considérer le fichier comme traité. Si vous répondez par l’affirmative, ce fichier ne vous sera plus proposé dans l’interface et sera historisé (onglet ‘liste des fichiers enregistrés’)

• Pour différentes raisons, vous pouvez néanmoins décider de traiter un lot en plusieurs fois (termes et comptants par exemple s’ils sont dans le même fichier). Dans ce cas, répondez par la négative et reprenez le traitement pour les autres quittances du fichier. Considérez que vous avez traité le fichier entièrement uniquement après la dernière quittance à traiter.
• Vous pouvez également décider de gérer certaines quittances en dehors de votre suivi des non-confiés et simplement enregistrer leur règlement dans une OD indépendante. Dans ce cas, une fois que les quittances à traiter normalement sont validées au sein d’un lot, considérez le fichier comme entièrement traité et vous traiterez les quittances restantes via une OD.

Vos lots de quittances générés sont prêts à être pointés et comptabilisés.

Pointage des quittances

Vous devez retrouver dans cet écran les lots de quittances générées par le fichier EDI503 du chapitre précédent. Vous allez :

• Pointer le lot
• Puis le comptabiliser

Rendez-vous dans le menu Comptabilité / Pointage quittances non confiées.

Double-cliquez sur le lot à pointer pour l’ouvrir :

Vérifiez qu’il s’agit bien du contenu à comptabiliser puis cliquez sur le bouton « Valider le pointage » afin de saisir le numéro de bordereau compagnie s’y référant et le valider.

Il vous reste alors à comptabiliser le lot de quittances :

Sélectionnez le lot, cliquez sur « comptabiliser ». Renseignez le journal et vérifiez que le montant du bordereau est identique au montant du règlement. Si vous avez remplacé une quittance figurant dans le bordereau par une quittance existante d’un montant différent, ou si vous avez décidé d’écarter des quittances du bordereau pour les gérer via une OD indépendante, vous devrez modifier le montant du règlement en conséquence et gérer la différence via une contrepartie.

Lorsque le solde est à zéro, vous pouvez comptabiliser le règlement.

La quittance devient « Pointée compagnie » et il est précisé qu’elle a été créée via l’EDImessage 503.

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.