Echanges Chorus

Les obligations légales et réglementaires

L’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, impose la dématérialisation des factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics.

Cette obligation de dématérialisation est progressive suivant la taille de l’entreprise.

• Au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) et les personnes publiques ;
• Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés) ;
• Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) ;
• Au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises (moins de 10 salariés).

Dans ce cadre, les échanges dématérialisés utilisent la plate-forme Chorus Pro : https://chorus-pro.gouv.fr/

Le module Chorus Pro de adhoc

Le logiciel adhoc dispose d’un module permettant:

• D’identifier et de gérer les clients et les contrats concernés par cette réglementation
• D’isoler les quittances devant être envoyées via ce média
• De générer des factures au format XML officiel reconnu par Chorus Pro (un fichier XML par facture répondant à la norme Chorus). Ce fichier devra être déposé manuellement sur la plate-forme Chorus accessible via internet

Activation de la fonctionnalité ChorusPro dans adhoc

l’activation de la fonctionnalité Chorus Pro sur la base de données doit être réalisée par l’équipe adhoc-gti. On se reportera à la section dédiée au paramétrage de cette fonctionnalité.

Paramétrages

Le cabinet

Certaines informations sont nécessaires pour que le fichier Chorus soit bien formé et que le destinataire puisse facilement identifier le courtier émetteur.

Rendez-vous dans le paramétrage du portefeuille via le menu Fichiers / Paramétrages / Cabinet-Général / Portefeuilles.

Sélectionnez le portefeuille concerné et cliquez sur Modifier.

Pour chaque portefeuille émetteur de facture Chorus, on renseignera alors dans la zone CHORUS (en bas d’écran) :

• L’Identifiant ou SIRET : il correspond normalement au SIRET du portefeuille.
• Le Libellé : cette zone n’est plus utilisée dans la dernière version de Chorus Pro et peut donc être laissée vide.

Si vous avez plusieurs portefeuilles concernés par Chorus, pensez à paramétrer chaque portefeuille.

Les clients

Pour chaque client concerné, il faut obligatoirement remplir la zone Identifiant ou SIRET de l’onglet Chorus (espace Coordonnées). Ce dernier vous est fourni par votre client dans le cadre de vos engagements.

On se rendra donc dans l’onglet Chorus de la fiche client

• L’Identifiant Chorus du client : le SIRET du client.
• Le Libellé du client : cette zone n’est plus utilisée dans la dernière version de Chorus Pro et peut donc être laissée vide.

Précisez également si le numéro d’engagement doit figurer sur les quittances en cochant la case en regard de la zone N° d'engagement obligatoire sur les quittances

Les contrats

Les marchés signés entre l’administration et vous font l’objet d’un contrat. Aussi, pour chaque contrat on complètera des informations pour identifier le marché :

Ainsi, on indiquera dans l’onglet commercial de chaque contrat concerné :

• Le n° de marché : numéro du marché lié au contrat, cette information vous est transmise par votre client lors de la signature du contrat
• Le Code service : nom du service client gestionnaire du contrat, cette information vous est transmise par votre client

Création des quittances

Pour générer les quittances, on procèdera de la façon habituelle, comme toute autre quittance :

• A l’unité,
• Par lot,
• Ou par EDI.

Quittance

Les quittances ont la même forme que les quittances classiques. Néanmoins, on remarquera la présence d’un champ Chorus-N° d'engagement dans le détail de la quittance. Ce champ doit etre obligatoirement complété (fond orange) si vous avez coché N° d'engagement obligatoire sur les quittances dans le paramétrage du client.

Lot de quittances

Vous générez les lots de quittances comme habituellement. A ce stade, il n’y a pas de distinction de traitement entre les quittances Chorus et « non-Chorus ».

Après génération du lot, il vous est possible de limiter l’édition aux quittances Chorus, ou juste les « non-chorus » dans la fenêtre de choix de l’ordre d’édition. Seules les quittances filtrées seront alors imprimées.

Génération d’un fichier EDI Chorus

Les quittances devant être adressées à l’Administration doivent être mises en forme au sein d’un fichier au format spécifique (fichier xml). Ce fichier devra alors être déposé sur la plateforme Chorus Pro. Les services administratifs pourront alors importer ce fichier dans leur système comptable et procéder au règlement.

Cette procédure vous montre comment générer les fichiers dans le format approprié.

Rendez-vous dans le menu Comptabilité/Lots de Quittances Chorus.

Vous trouverez la liste des lots en cours de génération. Il vous est possible de cocher « Afficher aussi les lots archivés » pour afficher les lots déjà générés.

Création du lot Chorus

Créez un lot de quittance. Complétez un libellé pour caractériser votre lot Puis cliquez sur le bouton d’ajout pour lister toutes les quittances créées et concernées par la réglementation Chorus.

Une quittance pouvant être traitée pour envoi sur Chorus est une quittance qui présente toutes les caractéristiques suivantes :

• Terme, Comptant ou Ristourne Confié ou Quittance d’Honoraire (journal de type H) ou de Frais (journal de type H)
• Impayée Client (donc Rouge ou Mauve)
• Dont le client a un identifiant Chorus
• Qui n’est pas déjà dans un autre lot Chorus

• Renseignez les critères de recherche puis cliquez sur le bouton Rechercher.
• En cochant les lignes concernées, sélectionnez les quittances à mettre dans votre lot Chorus puis Validez la sélection.

Les quittances générées par lot ne permettent pas de saisir les n° d’engagement s’ils sont obligatoires. C’est au moment de la génération de votre lot de quittances Chorus que vous devrez compléter cette information. Le logiciel vous en informera.

Pour cela, rendez-vous dans la colonne N° d’engagement de la quittance concernée et, en cliquant dans cette zone, complétez l’information.

Quand toutes les quittances que vous souhaitez transmettre à Chorus sont dans votre lot et correctement complétées, cliquez sur Validez la sélection afin de quitter cette fenêtre.

Le lot est alors repris dans le détail du lot, vous pouvez rajouter d’autres quittances (sur des critères de recherche différents) si vous le souhaitez. Le bouton ‘Valider’ vous permet de sauvegarder le contenu au fur et à mesure. Fermez le lot quand vous avez achevez de le compléter.

Envoi des Quittances/factures à Chorus

Votre lot est prêt à être généré en fichiers.

Vous avez deux options :

• Passer par un prestataire externe qui traite de vos échanges avec Chorus
• Déposer vous-même sur Chorus Pro des fichiers standardisés générés par le logiciel adhoc.

Prestataire externe

Vous avez peut-être conclu un accord avec un prestataire chargé de vos échanges avec l’Administration sur ces aspects. Dans ce cas, vous allez devoir lui adresser un fichier reprenant le détail de vos quittances.

Pour cela :

• Depuis le tableau des lots Chorus, ouvrez le lot que vous souhaitez adresser ;
• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le tableau reprenant toutes les quittances, cliquez sur export excel et enregistrez-le sur votre ordinateur ;
• Adressez le fichier ainsi généré à votre prestataire.

Dépôt direct sur le portail ChorusPro

Le portail ChorusPro vous permet de déposer un fichier reprenant les quittances d’un client afin de vous éviter la saisie manuelle des détails de la facture sur le site. Le fichier doit être rédigé dans un format imposé et une extension XML. Adhoc vous aide à générer ce fichier (un fichier par client concerné).

Génération des fichiers XML

Pour cela, cliquez sur le bouton

.

Adhoc va alors générer un fichier XML par client concerné au format requis par Chorus.

Pour information, les fichiers ont un contenu qui ressemble à ceci :

A l’issue du traitement, adhoc vous informe de l’endroit où le(s) fichier(s) est/sont stockés. Notez bien le chemin du répertoire d’extraction, il vous permettra de récupérer les fichiers (qui ont une extension .xml) pour les déposer sur ChorusPro.

Un fichier de trace est également généré. En cas de soucis, il vous aidera à comprendre l’origine du problème.

Dépôt des fichiers XML sur ChorusPro

Il vous faut désormais déposer les fichiers XML sur le portail ChorusPro.

Connectez-vous à la plateforme Chorus : https://chorus-pro.gouv.fr/.

Un lien en bas d’écran vous permet de déposer une nouvelle facture. Sur l’interface proposée, sélectionnez votre fichier puis complétez par :

• Format de dépôt : XML Structuré
• Syntaxe : UBL Invoice

Cliquez alors sur « Continuer ». Un message vous informera du succès de l’import de la facture.

Recommencez l’opération sur tous les fichiers XML générés.

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisament importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.