Pièces

Contexte

La gestion des pièces permet, sous adhoc, de suivre les pièces justificatives à la constitution de dossier.

Il est ainsi possible de :

• Définir des pièces à fournir (carte d’identité, permis de conduire, …)
• Définir des lots de pièces type
• Suivre la fourniture des pièces
• Créer des relances de pièces non fournies

Paramétrage

Pour faciliter votre gestion, des pièces et des lots de pièces type ont été définis par nos équipes. Vous disposez bien-entendu de la liberté de paramétrer ceux-ci dans [le paramétrage des pièces](https://docs.adhoc-gti.com/adhoc/v1/reference/fonctions_transverses/pieces/pieces_param/

Le suivi des pièces

La contractualisation ou l’enregistrement d’un acte doit souvent être accompagné de documents justificatifs. Afin de suivre la bonne réception de ce document, Adhoc propose de gérer le besoin, la réception voir la validité des documents dans l’onglet « pièces ». Nous prenons l’exemple du contrat. Le même principe s’applique sur les autres écrans concernés par les relances pièces.

Après création de votre contrat, rendez-vous dans l’onglet « Pièces ».

Création de la liste des pièces à fournir

Nouveau lot : permet d’insérer un lot prédéfini de pièces à fournir. Ces lots ont été définis dans [le paramétrage des pièces](https://docs.adhoc-gti.com/adhoc/v1/reference/fonctions_transverses/pieces/pieces_param/. Après avoir inséré ce lot, vous pouvez aussi ajouter d’autres pièces ou d’autres lots. La liste des lots affichés est filtrée en fonction du paramétrage des lots. La date prévisionnelle de prochaine relance est calculée selon le paramétrage réalisé dans le paramétrage du lot dans [le paramétrage des pièces](https://docs.adhoc-gti.com/adhoc/v1/reference/fonctions_transverses/pieces/pieces_param/

Ajouter : permet d’insérer une ou plusieurs pièces à l’unité à sélectionner parmi toutes les pièces disponibles. Le délai de relance est défini par défaut dans un paramètre général : contactez votre manager pour le modifier. Modifier : permet de modifier une pièce pour ce contrat. Vous pourrez ainsi modifier la date prévue de relance. Supprimer : permet d’ôter une pièce déjà ajoutée. Il s’agit d’une suppression et non d’une validation de réception. La réception d’une pièce est décrite plus loin dans ce document.

Si des pièces sont saisies dans l’onglet pièces du contrat, des ‘**’ s’affichent dans celui-ci.

Suivi d’une pièce

Si vous ouvrez une pièce vous pouvez renseigner différents champs de suivi. Les plus importants sont :

• La date effective d’envoi (relance de niveau 0) : date à laquelle la pièce a été demandée officiellement
• La date effective de relance (1 à 3) : dates des différents niveaux de relance en cas de non réception de la pièce
• Réception de la pièce : cochez et modifier éventuellement la date en cas de réception
• Annulation de la pièce : cochez et modifier éventuellement la date d’annulation si la pièce n’est plus nécessaire
• Validité de la pièce : cochez et modifier éventuellement la date de contrôle de validité de la pièce

Actions sur les pièces

Cochez une ou plusieurs pièces puis appuyez sur le bouton :

• Réception : un message vous propose alors de marquer les pièces sélectionnées comme « reçues » à la date du jour.
• Annulation : un message vous propose alors d’annuler cette pièce (parce qu’elle n’est plus nécessaire par exemple)
• Validité : un message vous propose alors de valider la pièce (après que sa validité ait été contrôlée)

La relance des pièces

Malgré votre demande, un certain nombre de clients ne vous fourni pas les documents exigés. Vous disposez d’un module vous permettant de relancer les clients.

Relance

Menu : utilitaires / Rappels et relances / Gestion des pièces en retard

• Il est possible de filtrer sur :
  • le client
  • l’apporteur
  • la compagnie
• Il est possible de restreindre au type de pièces (gestion concernée).
• Il est possible de relancer sur les pièces invalides.

NB: il est également possible de relancer les clients qui ne sont pas en retard en décochant « Afficher uniquement les pièces en retard ».

En cliquant sur « Rechercher », lancez la recherche selon le filtrage indiqué.

• L’onglet « Pièces cumulées par clients » vous permet de :
  • Voir par client les pièces manquantes
  • Ouvrir le contrat
  • Émettre un listing par gestionnaire (bouton homonyme)
  • Exporter une liste Excel
  • Imprimer les relances
• L’onglet « Pièces cumulées par contrat » vous permet de :
  • voir par contrat les pièces manquantes
  • éditer un listing par apporteur
• L’onglet réception vous permet de :
  • Valider la réception des pièces cochées
  • Supprimer les demandes de pièces cochées
  • Modifier les demandes de pièces cochées (ouvre la fiche de suivi)

Courrier de relance

Le courrier de relance est édité depuis l’onglet « Pièces cumulées par client » dans l’utilitaire de relance (cf. ci-dessus)

Cliquez sur « imprimer les relances ». Le modèle est de type « REL_PIECES ». Il pourra ressembler à ceci :

Un tableau doit être défini pour lister les pièces concernées.

Ce tableau pourra comprendre les champs suivants :

L’envoi des relances met à jour la date effective de relance (ou d’envoi pour les niveaux 0). La nouvelle date de relance est mise à jour selon la date renseignée dans le champ « nouvelle date de relance ».

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.