Tableaux dans les modèles de document

Vocabulaire

Pour exploiter au mieux les modèles de document, il vous faut comprendre quelques notions rappelées ici.

Modèle de courrier intégrant un tableau

Lorsque vous avez besoin d’un courrier récapitulant les éléments dépendants de plusieurs contrats (par exemple les quittances) ou reprenant une liste de plusieurs éléments variables selon les contrats (garanties, flotte), vous aurez besoin d’utiliser un courrier intégrant un tableau.

La plupart des tableaux disponibles sont listés dans la bibliothèque des champs de fusion accessible à partir de l’écran « modèles de courriers ».

Dans cette liste, vous pourrez identifier un tableau par son nom qui débute toujours par @TAB. Pour avoir la liste des champs fusion utilisés dans ce tableau, il suffit de cliquer sur le + qui est juste devant le nom du tableau ( excepté pour le ‘@TAB_AVISECH’ qui utilise les champs de fusion débutant par @AVIMULTI)

La réalisation d’un tableau nécessite l’utilisation de deux fichiers : ils auront le même nom mais l’un sera de format .doc et le second .doc. conf.

Le fichier doc

Dans ce fichier « normal » qui s’ouvre avec WORD, vous allez insérer un tableau avec :

• Une ou deux lignes, selon que vous souhaitez mettre des entêtes de colonne ou non
• Un nombre de colonnes égal au nombre de champs de fusion que vous souhaitez utiliser

Ainsi, pour la création d’un tableau multi-quittances nommé TAB_AVISECH ( le nom du tableau est imposé, il est présenté dans l’onglet tableau du fichier Excel) où vous souhaitez indiquer :

1. Le numéro de police,
2. n° de pièce,
3. la compagnie,
4. la catégorie
5. le montant,

Vous allez insérer un tableau de 1 ou 2 lignes ( si vous souhaitez des en têtes de colonnes) et 5 colonnes.

Dans la première colonne vous indiquez le nom du tableau, à la première ou seconde ligne selon que vous souhaitiez ou non des entêtes de colonne. Ainsi, suivant notre exemple, nous obtenons le tableau suivant :

A vous d’appliquer au tableau la mise en forme souhaitée, vous pouvez très bien faire un tableau où les bordures ne sont pas visibles et sans entête de colonne si vous préférez que le tableau ne soit visuellement pas perçu dans le courrier, ou au contraire laisser le quadrillage et faire une ligne avec les entêtes de colonne comme ci-dessus.

NB : les lignes supplémentaires correspondant à chaque item seront directement générées lors de la fusion du courrier.

Si vous souhaitez faire une somme, utile dans le cas d’un tableau multi quittances, il faut ajouter, hors du tableau initial, une zone supplémentaire avec le champ de fusion correspondant à ce total. Dans notre exemple, on ajoutera, séparé d’une interligne de notre tableau :

Une fois votre courrier finalisé, pensez à l’enregistrer avant de le fermer, puis à de nouveau cliquer sur « Valider » dans l’écran des modèles de courriers.

Le fichier doc.conf

Vous devez générer ce document après la création du fichier Word. Pour ce faire, vous sélectionnez le document WORD que vous venez d’enregistrer dans la liste des modèles, et vous cliquez sur Editer.conf .

Il doit se présenter de la manière suivante :

• Le nom du tableau entre crochet ‘[ ]’ : le nom à utiliser est indiqué dans la bibliothèque des champs de fusion
• Par numéro d’ordre, le numéro de la colonne = la zone de fusion dont le résultat sera inséré dans la dite colonne.

Une fois tous les numéros de colonnes renseignés, pensez à enregistrer puis refermer. Comme pour le document Word, il faut ensuite cliquer sur « valider » dans l’écran d’accueil des modèles de courriers.

Exemple d’une édition de lot de quittances

Une fois le modèle de courrier créé, si vous générez les quittances par lot, au moment de l’édition, cochez « regrouper les avis d’échéances » puis choisissez le modèle de courrier multi-quittances contenant votre tableau précédemment créé.

Vous pouvez, sinon, éditer le courrier directement dans l’onglet quittance du client : vous cochez alors toutes les quittances que vous souhaitez éditer.

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• Modèle de courrier échéancier de prélèvements.