Utilisateurs

Cette rubrique vous décrit comment :

• Créer un utilisateur
• Modifier les propriétés d’un utilisateur
• Supprimer un utilisateur
• Fusionner des utilisateurs
• Dupliquer un utilisateur

La gestion des mots de passe est décrite sur une page dédiée à l’utilitaire de politique de mot de passe.

Prérequis

La gestion des utilisateurs nécessite de disposer du profil Manager ainsi que le droit Gestion des profils utilisateurs (DROI) dans l’onglet de Gestion des droits.

Accès à la gestion des utilisateurs

L’écran « utilisateurs » vous présente la liste des utilisateurs paramétrés pour l’utilisation de votre logiciel.

• 1 : Afficher uniquement les utilisateurs actifs
• 2 : Créer un utilisateur
• 3 : Modifier un utilisateur
• 4 : Supprimer un utilisateur
• 5 : Fusionner un utilisateur
• 6 : Dupliquer un utilisateur

Créer un utilisateur

Cliquez sur le bouton de création pour ajouter une personne comme utilisateur du logiciel au sein de votre cabinet.

Vous devrez, pour tout utilisateur, définir un identifant (nom d’utilisateur) unique. Pensez à définir une norme commune à la création de tous ces identifiants (exemple : première lettre du prénom + nom de famille).

La procédure complète est décrite sur cette page.

Modifier un utilisateur

Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur le bouton de modification pour le modifier. Retrouvez la description de cette procédure sur cette page.

Il n’est pas possible de modifier l’identifiant de l’utilisateur.

Si un membre de votre cabinet le quitte et est remplacé, il est donc préférable de créer un nouvel utilisateur ou de dupliquer le remplacé plutôt que de modifier le remplacé avec les coordonnées du remplaçant. Vous pourrez le cas échéant supprimer l’utilisateur parti lorsque vous aurez fait tous les transferts.

Pour empêcher la connexion de l’utilisateur en partance, cochez ‘inactif’ dans sa fiche utilisateur. Vous disposerez ensuite de différents utilitaires pour transférer les responsabilités de l’ancien utilisateur vers des collègues (utilitaires de remplacement de gestionnaires, etc.).

Supprimer un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur, cochez-le dans la liste des utilisateurs et cliquez sur ‘Supprimer’. Un message vous demande confirmation.

Vous pouvez également cocher plusieurs utilisateurs pour les supprimer tous ensemble.

Si vous souhaitez transférer la gestion de clients, contrats, sinistres d’un utilisateur à un autre, ne supprimez pas cet utilisateur avant d’avoir fait les transferts (via les utilitaires adéquats).

Malgré la suppression d’un utilisateur, adhoc conserve son nom lorsqu’il est gestionnaire par exemple tant que vous ne l’avez pas remplacé par les utiitaires adéquats.

Malgré la suppression d’un utilisateur, adhoc conserve son nom dans différents évènements (lorsqu’il a été créateur d’un client …).

Fusionner des utilisateurs

La fusion d’utilisateurs permet de remplacer un ou plusieurs utilisateurs par un seul dans le système de gestion.

On appelera source les utilisateurs supprimés et transférés vers un utilisateur unique qu’on appelera utilisateur cible.

Cochez tous les utilisateurs concernés par la fusion (les utilisateurs sources et la cible).

Puis cliquez sur le bouton de fusion.

Dans l’écran de fusion, double-cliquez sur l’utilisateur cible pour qu’il passe sur la ligne « Fusionner vers » et disparaisse de la liste des utilisateurs source.

Sur la partie haute, cochez les cases correspondantes aux entités à traiter pour la fusion, il sera possible de remplacer un utilisateur par la cible là où il est mentionné dans les :

• Clients
• Contrats
• Sinistres
• Tâches
• Evènements
• Relances
• Courriers
• Suivis
• Ecritures

Evidemment, tous les utilisateurs source sont supprimés à l’issue de la fusion et l’ensemble des occurences de ces utilisateurs au sein des entités cochées en haut d’écran seront remplacées par l’utilisateur cible.

Cliquez sur le bouton « valider ». Une jauge de progression en bas d’écran vous informe de la progression et un message vous indique la fin de l’opération.

Il est possible d’interrompre le traitement en appuyant sur la touche ECHAP de votre clavier : à utiliser avec précaution, cette action est susceptible de laisser les données en partie fusionnées sans correction possible.

Dupliquer un utilisateur

Très utile, la duplication permet d’utiliser les paramétrages réalisés sur un utilisateur pour les reproduire sur un nouvel utilisateur.

Sélectionnez un collègue ayant le même profil que le nouvel utilisateur et cliquez sur le bouton de duplication. Un message demande confirmation.

Le logiciel vous demande alors d’indiquer l’identifiant du nouvel utilisateur en remplacant le nom de l’utilisateur dupliqué.

Il est, bien évidemment, interdit d’utiliser un identifiant déjà exploité.

L’utilisateur est alors créé sous ce nouveau nom avec toutes les propriétés de l’utilisateur dupliqué (même le nom complet). Référez-vous aux explications sur la modification d’une fiche utilisateur pour compléter les propriétés de ce nouvel utilisateur.

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisament importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.