Flottes automobiles
- Fiche flotte
- Garanties flotte
- Cartes vertes
- Formules tarifaires
- Transfert de véhicules
- Import de véhicules
- Modification groupée des éléments d’une flotte
- Les éditions
- Recherche rapide
Contexte
Des professionnels tels que taxi, loueurs, auto écoles, moto écoles, groupes de logistique, industriels, … disposent d’un parc automobile important.
Le courtier sera dès lors amené à gérer cet ensemble de véhicules automobiles au sein d’un même contrat ou à des conditions de tarifs et garanties semblables. On nomme cet ensemble une « flotte ».
Paramétrages
Afin de pouvoir utiliser la gestion des flottes, on pourra procéder au paramétrage du risque auto ou exploiter le SRA.
Le paramétrage de la catégorie risque flotte automobile se présente ainsi dans Fichiers / Paramétrages / Contrats / Catégories.
La fiche risque flotte
La fiche risque type se présente ainsi :
Cet écran permet de gérer l’ensemble de la flotte : saisir ou sortir un véhicule, appliquer des tarifs, … .
La recherche
Dans l’onglet de gestion de flotte, vous disposez d’outil permettant de filtrer l’affichage des véhicules :
- Dates d’activité : permet de borner l’affichage des véhicules en fonction de leur date de présence au sein de la flotte assurée ou de les afficher tous indifféremment
- Immatriculation : permet de rechercher un véhicule par son immatriculation
- Regroupement (1 ou 2) : permet de filtrer les véhicules sur leur rattachement à un groupe. Le regroupement permet de regrouper les véhicules sur des sites ou sur des filiales.
Créer un nouveau véhicule
Dans l’onglet « Gestion de flotte », cliquez sur « Créer ».
Dans cet écran, vous pouvez renseigner tous les éléments caractéristiques du véhicule ajouté.
Les zones obligatoires :
- N° immatriculation
- Date d’entrée dans la flotte (par défaut la date de saisie)
- La marque : cf. paramétrage
- Le genre : cf. paramétrage
- La catégorie : cf. paramétrage
Il vous est possible également de renseigner différentes informations complémentaires, entre autres :
- Le propriétaire et le conducteur : vous devrez auparavant saisir son identité une première fois et vous pourrez par la suite réutiliser ces coordonnées sur tout contrat du même client.
- Regroupement : les regroupements permettent de situer le véhicule géographiquement ou d’un point de vue organisationnel. Les zones de regroupements doivent être créées dans la fiche client dans l’onglet paramètres.
- Exemple de regroupement 1 : filiales, agences, …
- Exemple de regroupement 2 : dépôts, garages, …
NB : Lors de l’édition des cartes vertes, il vous sera possible de faire figurer l’adresse du client, l’adresse du propriétaire ou l’adresse de regroupement. NB² : le conducteur déclaré est automatiquement repris lors de la déclaration de sinistre. Il pourra bien entendu être modifié lors de la saisie sinistre.
SRA (fichier des références automobiles)
De façon à éviter des saisies fastidieuses, il est possible d’avoir recours au SRA au lieu de saisir tous les éléments caractéristiques du véhicule. Auparavant, pensez à mettre régulièrement à jour le SRA (cf. paramétrage).
Cliquez sur le bouton SRA, et procédez à la recherche du véhicule en indiquant sa marque et éventuellement quelques éléments pour l’identifier plus facilement dans la liste que la recherche vous retournera. Double cliquez pour sélectionner le véhicule souhaité.
L’ensemble des caractéristiques est alors automatiquement renseigné.
Remplacement
Dans la partie « véhicule de prêt », il vous est possible de signaler que le véhicule créé vient en remplacement temporaire d’un véhicule accidenté par exemple.
Sortie de véhicule
Dans l’onglet gestion de flotte, cochez le véhicule à sortir. Cliquez sur le bouton « Sortir ». Vous devez alors saisir la date de sortie puis valider.
La date de sortie du véhicule est alors renseignée dans sa fiche.
Assisteurs
Il est possible de définir l’assisteur sur les contrats automobile et d’exploiter notamment ces informations pour l’édition des cartes vertes.
Paramétrage assisteurs
Dans l’écran de paramétrage de la liste des assisteurs, il est possible de définir :
- Le nom de l’assisteur
- Le n° téléphone assistance (France)
- Le n° téléphone assistance (Étranger)
Saisie de l’assisteur dans le contrat
L’assisteur
Pour chaque contrat, il est possible de sélectionner un assisteur. La zone est affichée dans l’entête de la flotte.
Pour compléter ou modifier l’assisteur, cliquez sur les ‘…’ pour sélectionner un assisteur paramétré (vous accéderez à la création depuis cet écran si vous le souhaitez).
Le numéro du contrat d’assistance
Sélectionnez le numéro de contrat d’assistance dans l’entête de la fiche flotte.
Le contrat d’assistance doit comprendre une garantie assistance pour que ses données puissent être exploitées dans la fusion de cette zone pour l’édition de la carte verte (cf. ci-dessous).
Pour cela la garantie présente dans le contrat devra comprendre le type de garantie spécifique « assistance » dans son paramétrage.
Zones de fusion
Pour les éditions, vous pouvez paramétrer la carte verte pour faire apparaître l’assisteur. Les zones de fusion débutent par @ASSISTEUR pour l’édition des contrats ou @CV_ASSISTEUR pour les cartes vertes.
Notez que les zones de fusions « assistance » ne fusionneront que si le véhicule concerné possède une garantie de type « Assistance » dans sa liste de garantie (cf. supra).
Requêtes
L’assisteur est requetable. Exploitez le requeteur pour réaliser des extractions et des interrogations des informations assisteurs.
Le pré-paramétrage du risque dommage ouvrage est décrit dans une documentation distincte.
Les garanties d’un véhicule
Les formules
De façon à simplifier la gestion de votre flotte, vous allez créer des formules de garantie. Ces formules doivent être créées par type de véhicules et elles pourront alors être appliquées à tout véhicule de même type.
Rendez-vous dans l’onglet « formules garanties » de la gestion de votre flotte.
Créer une formule de garantie
Pour créer une formule, cliquez sur « Nouveau » sélectionnez le genre concerné par votre formule puis donnez lui un nom.
L’ajout de garantie vous permet de sélectionner une garantie à insérer dans la formule et d’indiquer les montants associés.
Pour créer d’autres formules, une formule peut-être dupliquée puis modifier pour faciliter sa création. Pour cela, sélectionnez votre formule « modèle » et cliquez sur « Duplication ».
Répondez par l’affirmative pour créer votre formule à partir de celle copiée.
Import de formules
Vous avez pu créer des formules de garantie que vous utilisez depuis le logiciel Adhoc dans le menu suivant : Fichiers / Paramétrages / Divers / Garanties
Il est possible de les utiliser depuis votre flotte. Pour cela, sélectionnez un genre auquel vous souhaitez associer cette formule au sein de la présente flotte et cliquez sur « Import formule » ou « Import formule Cie ». Ainsi vous pourrez sélectionner une formule dans vos formules générales et les réutiliser dans la flotte. La formule importée sera nommée ‘copie de …’, vous pouvez la renommer. Attention, il ne s’agit que d’une copie. Une modification de la formule générale via Fichiers / Paramétrages / Divers / Garanties n’affectera pas la formule de votre flotte.
Les garanties affectées à un véhicule de la flotte
Vous retrouvez les garanties du véhicule en ouvrant sa fiche, dans l’onglet « garanties du véhicule »
Trois cas de figure se présentent lors de la création d’un véhicule au sein de la flotte :
- Vous avez créé une formule de garantie pour ce type de véhicules : la formule sera automatiquement associée au véhicule créé
- Vous avez créé plusieurs formules de garantie pour ce type de véhicules : le choix d’une formule de garantie vous sera proposé lors de la validation du véhicule
- Vous n’avez pas créé de formule : dans l’onglet « garanties du véhicule », vous pouvez sélectionner des garantie particulières une à une pour ce véhicule ou sélectionner une formule de garantie créée par ailleurs pour cette flotte.
Edition des cartes vertes
Depuis la fiche risque flotte, vous disposez d’un outil d’édition de cartes vertes.
Sélectionnez dans un premier temps les véhicules dont vous souhaitez éditer les cartes vertes (cochez les cases en regard des véhicules). Puis cliquez sur le bouton « Edition CV ». Vous disposez de plusieurs mode de regroupement des éditions, ainsi que la possibilité de modifier l’adresse d’expédition (client, conducteur, propriétaire, etc.).
Validez pour lancer l’édition. Attention l’aperçu avant impression est impossible.
Les formules tarifaires
Vous allez affecter des formules de tarifs par genre de véhicules de la flotte.
Création des formules
Rendez-vous dans l’onglet tarification de la flotte et cliquez sur « Nouveau ». Vous saisirez alors le genre concerné et le tarif à appliquer ainsi que les dates d’application de votre formule tarifaire.
Affectation des formules tarifaires
Lors de la création d’un véhicule
Si des formules tarifaires ont été configurées, il vous sera proposé de sélectionner la formule à appliquer au véhicule créé.
Sélectionnez le code tarif en cliquant sur les « … » en regard du champ code tarif. Un filtre est automatiquement proposé sur les véhicules du genre sur la période concernée. Vous n’aurez qu’à sélectionner et valider votre choix.
Les opérations de transferts sur les véhicules d’une flotte
Rendez-vous dans l’onglet « Transfert » de la fiche risque de la flotte.
Plusieurs types de transfert sont possibles :
- Transfert vers un nouveau contrat
- Transfert vers un niveau de regroupement
- Transfert vers une nouvelle formule tarifaire
Transfert vers un nouveau contrat
Le contrat doit exister par ailleurs.
Indiquez dans la zone paramètres :
- Le n° de contrat vers qui vous souhaitez transférer les véhicules
- La date d’effet du transfert
Le nombre de véhicules à transférer est mis à jour selon les paramètres saisis dans la zone « désidérata ».
Indiquez si vous souhaitez transférer tous les véhicules ou les filtrer (seulement les actifs, seulement les véhicules cochés dans l’onglet « gestion de flotte »). Il vous est possible de copier les garanties au lieu de recréer des garanties spécifiques dans le contrat cible, ainsi que les documents.
Cliquez sur le bouton « Valider la copie » lorsque vous souhaitez opérer le transfert.
Transfert vers un niveau de regroupement
Via la partie droite de l’écran de transfert (en haut les nouvelles affectations, en bas les conditions de filtrage), vous pouvez transférer une sélection de véhicules (cochés, tous, les actifs) vers une nouvelle zone de regroupement (1 ou/et 2). Par exemple, ici tous les véhicules seront affectés à la zone de regroupement 1 « Entrepôt 1 ».
Transfert vers une nouvelle formule tarifaire
Dans l’exemple suivant, nous avons créé une nouvelle formule tarifaire. Nous souhaitons maintenant affecter ce tarif aux VP de notre flotte.
Rendez-vous dans l’onglet « gestion de flotte » et rechercher les véhicules du genre concerné par la nouvelle formule. Cochez-les tous.
Allez dans l’onglet transfert, renseignez la nature du transfert « code tarif » et sélectionnez-le (attention pour sélectionner dans la liste des tarifs, si votre formule tarifaire concerne une année à venir, décochez le filtrage sur l’activité du tarif pour la voir apparaître)
Vérifiez que le transfert est bien sur « véhicules cochés » et validez.
Vous pouvez procéder de la même façon pour modifier ou affecter une formule de garantie à plusieurs véhicules en cochant « code formule garantie » au lieu « code tarif ».
Les véhicules cochés reçoivent un nouveau tarif sur la période concernée par le tarif. Vous pouvez le vérifier dans l’onglet « tarification » du véhicule.
Import de véhicules
Cliquez sur l’onglet « transferts » et sur le bouton « importer ».
L’import se fait à partir d’un fichier. Il vous est possible d’exporter un fichier vierge à compléter en cliquant sur ‘générer un fichier modèle » (des explications complémentaires sont disponibles dans les infos paramétrages).
Indiquez quel fichier vous souhaitez importer dans la zone supérieur droite puis cliquez sur vérification. L’analyse est réalisée et les éventuelles erreurs annoncées dans le tableau. en vous référant à la légende, corrigez-les dans le fichier ou dans le paramétrage (zones manquantes, etc.) avant de refaire la procédure de vérification.
« Ignorer la première ligne » permet de ne pas importer la première ligne s’il s’agit d’une ligne d’entête.
Les options permettent de créer des valeurs de conducteurs et de marques absents de votre base de données.
L’import génère tous les véhicules.
Modification en masse des éléments d’une flotte
Vous devez modifier ou mettre à jour un grand nombre de véhicules de votre flotte, et ne souhaitez pas le faire véhicule après véhicule.
Vous avez la possibilité de mettre à jour votre flotte par l’import d’un Excel avec les éléments à modifier : ATTENTION, l’import d’un Excel peut avoir deux effets :
- La création de nouveaux véhicules
- La substitution de toutes informations présentes dans une fiche véhicule existante par celles saisies dans l’Excel importé : ainsi une case vide dans l’Excel importé engendrera la suppression de ce qui était éventuellement saisie sur la fiche véhicule.
Adhoc sait si la fiche véhicule est à « écraser », ou à à créer, par la présence ou non du numéro d’ordre. C’est le numéro qui est affiché à cet endroit :
Le plus simple pour modifier des informations de véhicules déjà saisies est donc d’exporter les véhicules de la flotte dans un Excel, saisir les modifications dans ce fichier, puis réimporter le fichier Excel ainsi « actualisé » par la procédure décrite plus haut (import).
Exporter les éléments à modifier
Dans la fenêtres gestion d’une flotte, cocher les véhicules à modifier. Toute la flotte peut être exportée (exploitez la coche TOUS si tel est le cas), ou vous pouvez cocher à l’unité les véhicules à actualiser. Cliquez sur le bouton Excel pour procéder à l’export vers un fichier excel.
On obtiendra alors un fichier de ce type :
Ici nous souhaitons par exemple modifier la date d’entrée, et indiquer le nom du propriétaire pour ces véhicules : nous allons donc entrer ces « nouvelles informations » sur ce fichier
Il faut conserver l’intégralité du reste des informations, sinon elles seraient perdues après l’import. Pour que ces modifications soient intégrées à Adhoc, il faut importer ce fichier modifié (voir supra l’import de fichier).
Import du fichier Excel pour modification
Le fichier va être ré-importer pour permettre la prise en compte dans Adhoc des modifications saisies.
Après avoir cliqué sur « vérification » Adhoc vous indique s’il s’agit de modification (ou ajout) et les éventuelles erreurs. Seules les lignes en rouge nécessitent un correctif, sans quoi l’import ne pourra pas être effectué. Les lignes en bleu seront importées, mais sans doute partiellement en fonction du message délivré par Adhoc. Attention, il y a des options à cocher ou pas : création des conducteurs ou marques inexistantes.
Après l’import, les modifications ont été intégrées dans la flotte.
Les éditions
L’onglet édition vous permet de réaliser divers états de parc.
Filtrages, tris, états détaillés par véhicule avec garantie, sans garantie, avec prix, sans prix sont possibles et combinables.
Recherche rapide
Sur l’écran d’accueil vous disposez d’un accès rapide aux véhicules.
Accédez à l’écran de recherche des véhicules. En saisissant le n° d’immatriculation d’un véhicule (vous pouvez utiliser un % pour élargir la recherche), vous pourrez consulter le détail du véhicule ou de la flotte mais également saisir un sinistre.
- La gestion des changements de formule tarifaire, garantie, zone regroupement
- Fusion de deux zones
Référence procédurale
Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :
- aucun lien actuellement.