La fiche contrat

Dans cette partie nous décrivons les différents aspects de la fiche contrat.

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Premiers pas avec la fiche client

Dans cette partie, nous verrons les pratiques simples de la manipulation d’une fiche contrat :

• Créer un contrat
• Chercher un contrat
• Supprimer un contrat
• Modifier un contrat

Créer un contrat ou un devis

Pour créer un contrat, rendez-vous dans la fiche du client concerné cliquez sur le bouton « Nouveau ».

Supprimer un client

Recherchez le contrat en utilisant le menu Fichiers / Recherche contrat.

Indiquez les critères de recherche puis cliquez sur le bouton ‘Rechercher’.

Sélectionnez le contrat à ôter de la base, puis cliquez sur le bouton ‘Supprimer’.

Vous pouvez également vous rendre dans la fiche du client concerné, dans l’onglet ‘Contrats’. Sélectionnez le contrat concerné et cliquez sur ‘Supprimer’.

Si un contrat a des quittances avec des écritures comptables, il ne sera pas possible de procéder à sa suppression.

La fiche contrat

Partie haute

Le client

Retrouvez à droite les éléments descriptifs de la fiche client.

Vous pouvez définir un payeur et un souscripteur différent de l’assuré. Il faut pour cela que ces payeur ou souscripteur soient présents dans la base de données en créant leurs fiches clients. Dans le cas d’un payeur différent, la comptabilité sera générée sur les comptes comptables du payeur.

Le contrat

A gauche, identifiez :

• La compagnie (non nécessaire s’il s’agit d’un contrat en situation « devis »).
• La branche du contrat
• La catégorie du contrat
• Le numéro de contrat compagnie : par défaut adhoc vous propose un numéro de contrat précédé de PROV pour « provisoire »
• Une description si vous le souhaitez
• Un point de vente si nécessaire (la saisie du point de vente peut être rendue obligatoire)

Onglet administratif

Retrouvez les éléments caractéristiques d’un contrat (hormis les montants évoqués dans l’onglet Prime), dans l’onglet ‘administratif’.

Les zones suivantes sont obligatoires :

• La situation du contrat : état du contrat à sélectionner dans la liste de code situation. Cette liste est paramétrable.
• La date d’effet : date de début de couverture du contrat (obligatoire si le contrat est actif)
• L’échéance principale : Jour / mois « anniversaire » de reconduction du contrat

On retrouve également principalement :

• Les échéances clés (1)
  • Périodicité démission des factures (échéances secondaires)
  • Le délai de préavis
  • La date de prochain échéance (informatif : calculée selon la dernière quittance générée)
• Le paramétrage du contrat (2)
  • Type de contrat : confié, non confié, …
  • Contrat en coassurance (O/N)
  • Pollicitation
  • Révisionnel
  • PB : « participation aux bénéfices »
  • Conservation
• La situation du contrat (3)
  • Date de fin de contrat
  • Avenants
• Infos de fin de contrat (4)
  • Motif de fin
  • Chaînage avec les contrats remplacés / remplaçant
• Des commentaires succincts (5)

Onglet Prime

Onglet Garantie

Les garanties sont utilisées pour préciser la couverture du contrat. Les garanties peuvent être saisies lors de la création du contrat si vous souhaitez afficher rapidement celles-ci lors de la consultation du contrat mais cet exercice peut être laborieux.

Les garanties peuvent également être ajoutées lors du traitement d’un éventuel sinistre où elles trouveront leur véritable utilité de gestion.

Une bonne alternative consiste à mettre en GED la copie du document listant les garanties du contrat et à les saisir réellement sur adhoc lors d’un sinistre s’il se produit.

Il est possible de procéder au paramétrage des garanties et des formules de garanties [dans un utilitaire spécifique]](https://docs.adhoc-gti.com/adhoc/v1/reference/production/contrat/contrat_parametrage/garanties/)

Onglet Commercial

Onglet Documents

Retrouvez et stockez les documents (GED, ou Gestion Electronique de Document) dématérialisés du client.

Onglet Quittances

Créez, consultez les quittances de votre contrat.

Onglet relance

Les relances pour impayés pour ce client figurent dans cet onglet.

Onglet Sinistre

Retrouvez la liste des sinistres de votre contrat dans cet onglet. Par défaut, seuls les sinistres en cours sont affichés. Étendez le filtrage en décochant la case ‘en cours’ ou réduisez la période pour afficher plus ou moins de sinistres.

Onglet Note

Saisissez des notes d’observation utiles dans votre gestion.

Onglet Pièces

Visualisez les pieces manquantes pour la constitution des dossiers. Vous pouvez rajouter des pièces en attente ou en accuser réception en indiquant une date de réception.

Onglet Suivi

Assurez le suivi des échanges avec votre client sur ce contrat dans l’onglet suivi : enregistrez ses appels, vos visites. Créez des tâches associées.

Onglet Évènement

Les évènements permettent de suivre l’historique des opérations réalisées sur la fiche client. Vous pouvez créer des évènements manuellement. Seuls ceux-ci peuvent être supprimés, les évènements automatiques ne le peuvent pas.

Onglet Projet

L’onglet projet permet d’afficher les éléments de pré-étude dans un souci de suivi commercial.

Onglet Réclamations

Gérez les réclamations depuis l’onglet réclamations

Onglet Taches

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.