Workflow de tâches

1. Contexte
2. La notion d’étape
3. Paramétrage
4. Utilisation des workflows
5. Automatisation des workflows

Contexte

Adhoc dispose d’une gestion des tâches permettant de définir des actions à entreprendre, de les planifier et de les suivre.

Adhoc permet également de définir des modèles d’enchaînement de tâches, que nous appellerons des modèles de lots de tâches. Il s’agit finalement d’une liste d’actions à entreprendre dans un ordre et un délai définis à l’avance (un scenario type). Depuis l’onglet tâches d’un client, d’un contrat, etc., on pourra donc exploiter ces enchaînements modèles pour créer automatiquement une liste de tâches.

Il vous suffit donc d’utiliser un modèle de lot de tâches pour créer automatiquement l’ensemble des tâches dont l’ordre et les délais ont été définis dans le paramétrage du lot.

Tâche bloquante

Dans les lots de tâches, on peut définir des tâches dites bloquantes (ou étape). Cela signifie qu’aucune tâche postérieure, définie dans le lot, ne peut être terminée avant que celle-ci ne soit achevée.

C’est pour cette raison que les tâches postérieures ne seront créées qu’après la validation (état = terminé) de la tâche bloquante.

Paramétrage

On découvre une liste de modèles de lot de tâches déjà créés.

Les lots sont regroupés au sein de contexte : générique, client, contrat, sinistre, compagnie et apporteur. Un modèle pourra être exploité dans le contexte où il est classé. Un modèle générique est exploitable dans tous les contextes.

Le nombre de tâches du modèle de lot est indiqué dans la colonne « Tâches ». Le délai total accordé à l’enchaînement des tâches qui composent un lot figure dans la colonne délai.

Déployez le contenu d’un modèle en cliquant sur le ‘+’ qui précède son nom. Vous découvrirez les tâches qui la composent.

A droite de cette liste, vous trouverez les boutons pour :

• Créer un nouveau modèle
• Modifier un modèle (ou double-cliquez sur le modèle)
• Supprimer un modèle

Paramétrer un modèle de liste de tâches

Cliquez sur le bouton d’ajout pour créer un nouveau modèle de lot de tâches. Saisissez un nom, et cliquez sur VALIDER avant de pouvoir lui affecter des tâches.

Les boutons de gauche vont vous permettre de créer des enchaînements de tâches. Les tâches exploitables pour les organiser sont des modèles de tâches (des tâches avec des propriétés définies par défaut).

Dans l’ordre des boutons, vous pouvez :

• Créer des tâches (qui ne seront exploitables que dans ce modèle de lot)
• Utiliser des tâches dans les modèles de tâches déjà créés (via le premier bouton ou depuis l’interface dédiée)
• Modifier une tâche
• Supprimer une tâche
• Changer l’ordre des tâches (flèche haute, flèche basse)

Après paramétrage, on retrouve la liste des tâches composant le modèle de lot de tâches :

• Le numéro d’ordre ;
• L’intitulé de la tâche ;
• Le délai accordé à chaque tâche ;
• Sa qualité d’étape (tâche bloquante)
• Le nombre de fois où ce modèle est déjà exploité (0 à la création)

Les tâches bloquantes apparaissent en rouge dans la liste. Une tâche bloquante est une tâche paramétrée comme étape sine qua non les tâches suivantes ne pourront se dérouler (cf. définition en début de ce chapitre).

Enchaînement récurrent

Il est possible de faire répéter l’enchaînement de tâches défini. Pour cela, il vous suffit de définir la dernière tâche comme une ‘tâche étape’.

A chaque fois que la dernière tâche sera validée, le logiciel proposera de recréer l’enchaînement complet.

Modifier un modèle de lot de tâches

Dans la liste des modèles de lot, cliquez sur celui à modifier puis cliquez sur le bouton de modification.

Il est vivement déconseillé de modifier un modèle de lot de tâches s’il est déjà utilisé et en cours de gestion. En effet, les tâches qui n’ont pas été créées dans un modèle déjà utilisé (i.e. celles qui suivent une tâche étape non terminée) seront impactées par les modifications. A contrario, les tâches déjà créées suite à l’utilisation d’un modèle ne seront pas modifiées.

Un message vous alerte en vous informant que le modèle est déjà utilisé plusieurs fois.

Supprimer un modèle de lot de tâches

Pour supprimer un modèle de lot de tâches, sélectionnez le modèle à supprimer, puis cliquez sur le bouton de suppression.

Usage des lots de tâches

Les tâches peuvent être utilisées dans la plupart des principaux contextes : client, contrat, sinistre, etc.

Pour y accéder, cliquez sur l’onglet tâche de la fiche visualisée, par exemple un contrat.

A droite de cet écran, vous trouverez des boutons vous permettant de :

Icône	Signification
	Ajouter une tâche
	Ajouter une suite de tâches (lot de tâches)
	Modifier une tâche
	Affecter une tâche
	Déclarer une tâche terminée
	Supprimer une tâche

L’ajout et la modification de tâches unitaires est décrit dans la page de généralités sur les tâches

Pour ajouter un lot de tâches, cliquez sur l’icône

.

Par défaut, les modèles de lots affichés sont de même nature que le contexte en cours (les lots de type contrat si vous êtes sur un contrat, par exemple). Si vous souhaitez afficher d’autres modèles de lots, sélectionnez une autre entrée dans la liste déroulante.

Double-cliquez sur le lot choisi : l’ensemble des tâches paramétrées dans le lot va être créé jusqu’à la première tâche définie comme une étape (tâche bloquante). C’est tâche étape est caractérisée par un point rouge sous l’icône de tâche.

Les tâches suivantes ne seront créées automatiquement que lorsque la tâche étape sera renseignée comme terminée. Pour cela il vous suffira de modifier l’état de la tâche vers terminée.

Si vous validez ce changement d’état, un message vous informera de la création des tâches suivant celle qui est terminée et, si vous répondez par l’affirmative, les tâches suivantes seront créées jusqu’à la prochaine tâche étape ou jusqu’à la fin du lot s’il n’y a plus d’étape.

Dans le cas particulier du workflow récurrent (la dernière tâche est une étape), à chaque fois que la dernière tâche sera validée, le logiciel proposera de recréer le workflow complet.

Automatisation de génération des lot de tâches (workflows)

Dans le cadre de l’instruction des sinistres et des contrats, il est possible de générer automatiquement une liste de tâches définie dans un workflow au moment de la création et du changement de situation du contrat ou du sinistre. Le paramétrage peut être défini par rapport au type de risque (ou pour tous) et par rapport à la nature du sinistre (ou pour toutes).

Paramétrage des workflows automatiques

Depuis la liste des workflows de tâches, cliquez sur le bouton d’ajout.

Dans l’écran de paramétrage, en utilisant les ‘…’ au niveau de la zone Workflow, choisissez le workflow que vous souhaitez appliquer en double-cliquant sur le nom du workflow dans la liste de gauche (à droite vous retrouvez la liste des tâches du workflow).

Dans l’écran de paramétrage du workflow de tâches :

• Indiquez le type de workflow (Contrat ou Sinistre)
• Le libellé : courte description
• Le lot de tâches à exploiter (cf. chapitre précédent)
• Le contexte d’automatisation :
  • Évènement déclenchant (création, résiliation, …)
  • Type de risque
  • Nature du sinistre (pour les sinistres)

Usage de l’automatisation des tâches (workflow)

Dans le sinistre ou le contrat, lorsque le code situation change pour correspondre au contexte défini dans le workflow de tâches, les tâches définies dans le workflow sont automatiquement créées.

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.