Adhoc dispose d’une gestion des tâches permettant de définir des actions à entreprendre, de les planifier et de les suivre.
Ces tâches peuvent être globales (non rattachées à un élément particulier) ou liées (à un client, un contrat, un sinistre, etc.).
Elles peuvent être :
Planifiées (avec un délai de réalisation) ;
Attachées à un utilisateur ;
Supervisées par un responsable qui pourra également les réaffecter à un autre utilisateur ;
Qualifiées (par nature paramétrable et par priorité) ;
Modélisées afin de générer des informations par défaut (notamment un délai de réalisation, une nature, un type, un acteur).
Les tâches peuvent également être ordonnées au sein d’un scenario type (workflow). Dans un contexte (client, contrat, sinistre, …), il sera possible d’appeler ces scenarii pour créer une liste de tâches prédéfinies et ordonnées.
Un gestionnaire de tâches, accessible dès l’écran d’accueil, permet une gestion globale des tâches pour un utilisateur (gestion de ses propres tâches) ou un superviseur (toutes les tâches).
Paramétrage
Natures de tâches
La liste des natures de tâches, que vous pourrez exploiter pour qualifier vos tâches en fonction de vos usages, est librement personnalisable.
Les natures permettent de qualifier la tâche : juridique, comptable, contractuelle, … . On pourra ainsi créer des natures en fonction du contexte d’utilisation (client, contrat, sinistre, …), de la situation (impayé, contractualisation, …), ou de tout autre aspect selon l’organisation que vous souhaitez mettre en place.
Pour procéder à la création de vos natures, rendez-vous dans le menu Fichiers / Paramétrages / Divers / Gestion des tâches / Natures des tâches.
Ajouter une nature
Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer une nouvelle nature de tâches.
Il vous suffit alors de saisir un intitulé pour la nature de la tâche que vous souhaitez créer.
Cliquez alors sur Valider pour enregistrer cette nouvelle nature de tâches.
Modifier une nature
Cliquez sur le bouton Modifier pour corriger une nature de tâches.
Il vous suffit alors de corriger l’intitulé de la nature de la tâche.
Cliquez alors sur Modifier pour enregistrer cette correction.
Supprimer une nature
Cliquez sur le bouton Supprimer pour ôter une nature de tâches sélectionnée du système de gestion.
Il vous est alors demandé de confirmer la suppression de la nature de tâche.
Si elle est déjà utilisée dans une tâche, la suppression de cette nature sera impossible.
Cliquez alors sur Oui pour confirmer cette suppression.
Modèles de tâches
Un modèle de tâche est une tâche dont les caractéristiques prédéfinies serviront de référence lors de la création de nouvelles tâches. Cela limite les temps de saisie et les oublis de tâches créées sur ce modèle.
Sur le modèle de tâche, il est possible de pré-renseigner :
Son objet
Son type
Sa nature (cf. paramétrage plus haut)
Le délai de réalisation (date à partir de laquelle la tâche sera en retard)
L’utilisateur affecté à la tâche
Pour procéder à la création de vos modèles, rendez-vous dans le menu Fichiers / Paramétrages / Divers / Gestion des tâches / Modèles de tâche.
Ajouter un modèle
Cliquez sur le bouton d’ajout pour créer un nouveau modèle de tâche.
Il vous suffit alors de saisir le pré-paramétrage de la tâche
Son objet
Son type
Sa nature (cf. paramétrage plus haut)
Le délai de réalisation (délai courant depuis la création au delà de laquelle la tâche sera en retard)
L’utilisateur par défaut affecté à la tâche
Ainsi, lorsque l’on créera une tâche depuis ce modèle, elle contiendra déjà ces informations.
Cliquez alors sur Valider pour enregistrer ce nouveau modèle de tâches.
Modifier un modèle
Cliquez sur le bouton de modification pour corriger un modèle de tâche.
Il vous suffit alors de corriger l’intitulé du modèle. Attention, ces modifications ne se répercuteront évidemment pas sur les tâches qui ont précédemment été créées via ce modèle.
Cliquez alors sur Valider pour enregistrer cette correction.
Supprimer un modèle
Cliquez sur le bouton de suppression pour ôter un modèle de tâche sélectionné du système de gestion.
Il vous est alors demandé de confirmer la suppression de ce modèle de tâche.
Si elle est déjà utilisée dans une tâche, la suppression de cette nature sera impossible.
Cliquez alors sur Oui pour confirmer cette suppression.
Usage
Les tâches peuvent être utilisées dans la plupart des principaux contextes : client, contrat, sinistre, etc.
Pour y accéder, cliquez sur l’onglet tâches de la fiche visualisée, par exemple un contrat. Si une ou plusieurs tâches sont en cours, un chiffre indique le nombre de tâches concernées. En vert si la tache est en cours, en rouge si elle est en retard : les tâches en retard sont prioritaires sur les tâches en cours.
Le tableau vous permet de visualiser les tâches. Il vous est possible de filtrer l’affichage :
Afficher vos tâches uniquement
Regrouper par lot de tâches
Filtrer selon l’état :
En cours
Annulée
Bloquée
Terminée
Filtrer par type de tâche (entités) :
Client (uniquement depuis la fiche client)
Contrat (uniquement depuis la fiche client et contrat)
Sinistre (uniquement depuis la fiche client et contrat)
Si le filtre concerné est coché, les tâches sont visuellement regroupées par lot de tâches :
A droite de l’onglet, vous trouverez des boutons vous permettant de :
Ajouter une tâche à l’unité
Ajouter des tâches pré-paramétrées au sein d’un lot de tâches
Modifier la tâche sélectionnée
Réaffecter une tâche à un utilisateur
Valider la ou les taches cochée(s) ou celle en sélection
Supprimer une tâche
Création de nouvelles tâches
Pour ajouter des tâches, vous pouvez cliquer sur le bouton de création en haut à droite du tableau
.
Vous pouvez alors renseigner :
L’objet de la tâche : texte libre de description (seuls les premiers mots s’afficheront dans les listes de tâches)
L’échéance de la tâche (date, heure)
Le destinataire de la tâche (affectée à) : par défaut le créateur, mais s’il dispose des droits nécessaires (cf. gestion des droits utilisateurs), l’utilisateur peut affecter cette tâche à une autre personne en cliquant sur le bouton ‘…’
sa situation (état) : par défaut « en cours », mais elle peut être « bloquée » (car en attente d’éléments extérieurs par exemple), « annulée » (donc terminée avant d’avoir pu être menée à bien), « terminée » (et donc menée à bien)
La priorité de la tâche (faible, haute, normale)
la nature de la tâche (paramétrable)
Notez que vous pouvez utiliser des modèles de tâches paramétrés pour créer vos tâches en cliquant sur le bouton choisir un modèle.
L’onglet Liaisons
Dans cet onglet on retrouve le contexte de la tâche. Les éléments précisant le cadre de la tâche : le client, le contrat, le sinistre, etc. sont automatiquement renseignés en fonction de l’endroit où vous créez la tâche.
Onglet Tâches en cours le meme jour
Un tableau reprenant la charge de tâches de l’utilisateur est affiché sur le second onglet. Il s’agit des autres tâches pour ce même utilisateur au même jour, quelque soit le client, contrat, etc.
Onglet Notes
Enfin, sur le 3e onglet, on peut saisir toutes les notes souhaitées sur cette tâche. Attention, il est important de respecter la Réglementation sur la protection des données personnelles (RGPD), notamment lors de la saisie de données libres. Le logo européen vous rappelle cette obligation.
Modifier une tâche
La modification de tâche vous permet notamment de modifier la situation (l’état) de la tâche et de, par exemple, la renseigner comme terminée.
Sélectionnez une tâche dans la liste des tâches.
Puis cliquez sur le bouton
. Vous pouvez également double-cliquer sur la tâche.
L’écran vous permet alors de modifier les informations avant de cliquer sur « Valider ».
Supprimer une tâche
Il est possible de supprimer une tâche. Sélectionnez celle-ci dans la liste des tâches, puis cliquez sur le bouton
.
Un message vous demande alors de confirmer la suppression de cette tâche.
Filtrage des tâches affichées
Sur la partie droite, vous pouvez limiter / étendre les tâches affichées :
Seulement celles de l’utilisateur en cours
Par état
Par extension de contexte : contrat et sinistre sur l’écran client, sinistre sur l’écran contrat
Aperçu
Sur la partie droite, les informations principales de la tâche sélectionnée sont affichées.
Workflow
Il est possible d’utiliser des modèles de workflow pour créer automatiquement des tâches successives selon un plan prédéfini en cliquant sur l’icône
Pour comprendre le paramétrage et l’utilisation des workflows, rendez-vous sur la page dédiée.
NB : une tâche définie comme étape dans un workflow est symbolisée par un point rouge sous l’icône de tâche.
Affichage
Par défaut, les tâches sont listées l’une derrière l’autre (par ordre de la tache dans l’éventuel workflow utilisé puis par la date).
Pour plus de lisibilité, l’affichage de l’écran des tâches peut être regroupé par workflow type en cochant regrouper par workflow :
Référence procédurale
Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :
