Les modèles de mails

Contexte

Le logiciel adhoc intègre les modèles de mails vous permettant de définir des canevas de courriels et de les générer personnalisés selon le contexte : les champs définis dans les modèles seront automatiquement fusionnés avec les valeurs du contexte dans lequel vous les utilisez. Vous pourrez également joindre des documents ou bien les intégrer directement dans le corps du message.

Paramétrage

Modèles simples

Il est possible de définir des modèles d’email avec un certain nombre de champs de fusion contextuels.

Ces modèles seront exploitables lors de l’envoi de mails : ils vous permettront d’adresser des mails mis en forme selon le modèle prédéfini, intégrant des valeurs complétées selon le client, le contrat, le sinistre, etc. du contexte, avec ou sans pièce jointe.

Liste des modèles

Vous trouvez alors la liste de tous les modèles de mail déjà créés.

Vous pouvez filtrer ceux-ci en fonction du type de modèle (contexte d’utilisation de ce modèle) via une liste déroulante.

Créer un nouveau modèle de mail

Créez un nouveau modèle en cliquant sur le « + ».

Compléter les différents champs :

• Titre du modèle : titre générique du modèle d’email
• Type de modèle : à paramétrer en fonction du contexte d’utilisation (dans une fiche client, dans une fiche sinistre, …)
• Description interne : description uniquement visible lors du choix de modèle permettant de décrire son usage
• Sujet de l’email : texte repris dans l’objet de l’email. Vous pouvez rajouter des valeurs contextuelles en cliquant sur le + à droite de cette zone afin de choisir le(s) champ(s) à intégrer dans le sujet
• La destination GED : le dossier où votre courrier va être classé après génération :
  • Soit celle définie dans le paramétrage par défaut des modèles de courrier (fichiers / paramétrages / Gestion des courriers / Dossier GED adhoc)
  • Soit un dossier que vous pouvez définir explicitement pour ce modèle de mail
• Texte de l’email : texte repris dans le corps de l’email. Vous pouvez rajouter des valeurs contextuelles en cliquant sur le + à droite de cette zone afin de choisir le(s) champ(s) à intégrer dans le corps de l’email

Notez que la signature que vous avez définie dans votre paramétrage Ms Outlook sera automatiquement rajoutée lors de l’envoi.

Pour différentes raisons, il vous est possible d’avoir un aperçu de ce modèle dans outlook en cliquant sur le bouton « Modifier avec Outlook ». Validez votre modèle et retrouvez-le dans la liste des modèles d’emails.

Focus sur les champs de fusion utilisables

Comme nous l’avons vu, lors de la création de votre modèle de mail, vous avez la possibilité de rajouter des champs de fusion dans l’objet et le corps du message. Pour ce faire, cliquez sur le bouton ‘+’ à droite de ces zones.

Vous pourrez alors, comme dans des modèles de courrier, choisir dans l’ensemble des champs disponibles dans adhoc la zone que vous souhaitez voir apparaître dans votre e-mail. Catégorie et type de modèle vous permettent de filtrer l’affichage afin d’identifier plus rapidement le champ recherché. En tapant de façon littérale dans ‘recherche code ou libellé’, vous pourrez également rechercher une zone telle qu’elle est nommée dans l’écran adhoc. N’hésitez pas à exploiter ces filtres, car plus de 5 000 champs sont disponibles en fusion. Cliquez sur « sélectionner » pour choisir le champ de fusion.

Vous pouvez également faire des ‘copier-coller’ depuis des modèles de courrier déjà réalisés.

Concrètement, les champs de fusion que vous avez intégrés dans l’objet ou le corps de votre modèle de mail seront fusionnés lors de la génération du mail.

Modèles Ms Word

Il est possible d’utiliser les modèles de courrier et de les intégrer directement dans vos emails lors de l’envoi. Les modèles de documents doivent être au format docx pour être utilisés dans ce cadre.

Dans la liste des modèles de courrier, ouvrez un modèle de courrier que vous souhaitez exploiter dans l’envoi d’email.

Rendez-vous dans le menu fichiers / paramétrages / Gestion des courriers / Les modèles de courrier

En cochant « Autoriser la fusion Outlook pour ce modèle », vous accédez à différents paramétrages :

• Modèle d’email dans le corps de l’email : choisissez un modèle d’email (cf. point précédent) afin que le mail d’accompagnement du courrier généré soit créé selon ce modèle.
• Contenu du courrier dans le corps de l’email : lors d’un envoi par mail, le modèle de courrier sera directement fusionné dans le corps de l’email
• Contenu en pièce jointe au format docx : lors de l’envoi par mail, le courrier généré sera joint au format docx (n’interfère pas dans votre choix de stockage en GED d’adhoc)
• Contenu en pièce jointe au format pdf : lors de l’envoi par mail, le courrier généré sera joint au format pdf (n’interfère pas dans votre choix de stockage en GED d’adhoc)

Utilisation des modèles d’email

Dans les différentes interfaces vous donnant possibilité d’envoyer des emails dans adhoc, il sera possible d’exploiter les modèles d’email

Génération d’email simple

Lorsque vous générez un email unitaire depuis adhoc (depuis la liste des contacts d’un sinistre par exemple),

après avoir sélectionné le ou les destinataires, le logiciel vous propose d’utiliser un modèle paramétré en cliquant sur les ‘…’ à droite de zone d’objet :

Sélectionnez le modèle d’e-mail dans le liste pour le faire apparaître dans votre écran d’envoi.

Vous pouvez rajouter des documents et définir le mode de conservation du mail :

• Enregistrer le mail dans son intégralité (le mail et ses documents joints)
• Enregistrer le mail sans pièce jointe (juste le mail)
• Ne pas enregistrer le mail (rien)

Les mails, si le mode de conservation a été choisi, seront stockés dans le dossier défini par défaut dans le modèle de mail.

Et définir le mode d’envoi via Outlook :

• Enregistrement dans boîte d’envoi : le mail partira automatiquement depuis Outlook
• Enregistrement dans brouillon : le mail sera stocké dans les brouillons d’Outlook
• Prévisualisation des mails à l’écran : le mail sera ouvert dans Outlook et vous pourrez l’envoyer ou non

Génération de courrier

Adhoc vous permet de générer des courriers par fusion de modèles de documents dans ces différentes gestions (clients, contrats, etc.).

Courrier à l’unité

Lors de la génération d’un nouveau document depuis l’onglet GED (ou document) de votre fiche, si vous avez autorisé cet usage dans le paramétrage de votre modèle de courrier (cocher Autoriser la fusion Outlook pour ce modèle), il vous sera possible d’obtenir une fusion outlook en cochant le bouton éponyme.

Gestionnaire d’édition

L’interface du gestionnaire d’édition vous donne la possibilité d’adresser ces courriers par email. Dans le lot concerné, cliquez sur l’icône d’email.

Si vous avez paramétré un modèle d’email d’accompagnement par défaut, ce modèle vous sera proposé. Vous pouvez le modifier ou changer de modèle si besoin. Un aperçu vous est présenté à l’affichage.

Mail depuis un document sélectionné dans la GED

Vous pouvez également sélectionner un courrier et cliquez sur le bouton d’impression / mail.

L’interface vous permettra de sélectionner le modèle d’email. Vous retrouverez vos modèles paramétrés en cliquant sur les ‘…’ à coté du sujet dans la fenêtre « Modèles d’e-mails » :

Envoi de mail depuis le cabas

Vous pouvez également sélectionner un ou plusieurs courriers et cliquez sur le bouton d’ajout dans le cabas.

Dans la fenêtre cabas de documents, vous pourrez envoyer par mail tous les documents que vous y avez ajoutés.

A noter : un bouton Zipper et mail, vous permet de compresser dans un seul dossier tous les documents sélectionnés.

Dans la fenêtre Modèles d’e-mails, vous retrouverez vos modèles paramétrés en cliquant sur les ‘…’ à coté du sujet :

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.