Fiche utilisateur

Données générales

L’écran présente différentes zones. Seules les zones orangées sont obligatoires.

• Nom : Code de l’utilisateur qu’il devra saisir pour s’identifier sur le logiciel
• Nom complet : Nom complet de l’utilisateur
• Initiales : Les initiales peuvent notamment être rappelées dans les courriers
• Catégorie : Profil de l’utilisateur
• Fonction : Fonction de l’utilisateur au sein du cabinet
• Coordonnées : Téléphones, adresse de messagerie de l’utilisateur
• Service : Service d’appartenance de l’utilisateur
• Point de vente : Point de vente auquel est rattaché l’utilisateur
• Suite bureautique : En raison des formats gérés (doc, docx, …), vous pouvez préciser la version de votre suite Microsoft Office
• Image signature : Il est possible de définir une image de votre signature pour joindre automatiquement aux courriers

Nom d’utilisateur

Le nom utilisateur est l’identifiant sous lequel il se connecte. Il est impossible de le modifier une fois que la fiche utilisateur a été enregistrée une première fois.

Il est important de noter que dans le cadre de la RGPD, un utilisateur doit être doté d’un identifiant qui lui est propre et doit s’authentifier avant toute utilisation des moyens informatiques. Il est donc obligatoire de définir un identifiant unique par utilisateur et d’interdire les comptes partagés entre plusieurs utilisateurs.

Plus d’informations : https://www.cnil.fr

Catégorie

• UTILISATEUR : Permet l’accès aux fonctionnalités de production du logiciel
• COMPTA (Comptable) : Accès aux fonctionnnalités de production et de comptabilité. Ce profil ne peut pas réaliser les paramétrages.
• MANAGER : Accès à toutes les fonctionnalités du logiciel (dont la gestion des utilisateurs). Ce type d’utilisateur peut, entre autres :
  • créer des utilisateurs,
  • paramétrer Adhoc
  • accéder à la comptabilité
  • affecter des droits spécifiques à un utilisateur.

Les coordonnées

Les éléments de coordonnées permettront en particulier de faire apparaitre ces informations dans les courriers.

Il vous est possible d’adresser un mail (pour tester l’adresse par exemple) en cliquant sur le bouton d’enveloppe.

Les services

L’administration des services du cabinet est décrite dans la documentation de Gestion des services.

Le service permet de regrouper les utilisateurs au sein d’une même structure organisationnelle. Il n’y a pas de lien entre les services et les droits.

Sélectionnez le service de rattachement en cliquant sur la loupe en regard.

Les points de vente

L’administration des points de vente du cabinet est décrite dans la documentation de Gestion des points de vente.

Le point de vente permet de regrouper les utilisateurs au sein d’une même structure de vente.

Sélectionnez le point de rattachement en cliquant sur la loupe en regard. Il est également possible d’effacer le point de vente de rattachement en cliquant sur la gomme.

L’image signature

Il est possible d’insérer pour chaque utilisateur un scan de la signature afin d’intégrer celle-ci directement dans les courriers.

Pour cela, obtenez une image de votre signature d’une taille maximum de 300 x 200 pixels (scannez par exemple votre signature, et enregistrez-le en format image sur un dossier de votre ordinateur). A l’aide du bouton loupe de l’écran utilisateur, sélectionnez ce fichier image (.jpg, .png, …). Vous devez obtenir un aperçu dans le cadre à droite de la sélection.

Dans vos modèles de courrier, vous pouvez faire référence à cette signature en utilisant le champ de fusion @IMG_SIGNATURE. Votre signature sera automatiquement insérée à cet endroit.

Exemple :

Mot de passe

La gestion des mots de passe est assurée par l’utilitaire de politique de mot de passe.

Au niveau de chaque utilisateur, il est possible de réinitialiser le mot de passe. Cette action aura pour effet de remettre à zéro le mot de passe de l’utilisateur. Celui-ci aura donc pour obligation de procéder à la saisie d’un nouveau mot de passe lors de sa prochaine Connexion.

Pour cela, cliquez sur le bouton Réinitialiser le mot de passe avant de confirmer.

Un message vous informe que le mot de passe est réinitialisé.

Historique des connexions

Dans la fiche utilisateur, il est possible de consulter l’historique de connexions de celui-ci en cliquant sur le bouton Historique des connexions.

Choisissez la période :

• Toutes : depuis 2 mois (les connexions de plus de 2 mois sont automatiquement purgées par un batch nocturne)
• Depuis le : préciser la date de début (jusque aujourd’hui)
• A la date du : préciser la date de recheche exclusive

Colonnes :

• Utilisateur : code d’accès de l’utilisateur
• Nom utilisateur : nom complet de l’utilisateur
• Adresse IP : nom du pc sur le réseau ou adresse réseau
• Nom client TSE : identifiant de connexion pour les utilisateurs connectés en bureau à distance Microsoft
• Compteur : nombre de retours en page d’accueil lors de l’utilisation
• Date de connexion : date de connexion

Comme tous les tableaux sous adhoc, vous pouvez en faire une extraction par un clic droit en choisissant « Exporter la table vers Excel ».

A titre d’information, une statistique générale est disponible en cliquant sur le bouton « détails ».

Les autres onglets

Pour plus de lisibilité, les onglets de la fiche utilisateur sont présentés dans des rubriques indépendantes.

• Imprimantes
• Gestion des droits
• Plafonds utilisateurs
• Portefeuilles Contrats
• Portfeuilles Sinistres

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisament importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.