Ecritures

Contexte

Ce document présente les principes liés aux écritures comptables.

Notions abordées entre autres :

• Crédit et débit
• Comptes comptables
• Ecritures comptables
• Lettrage
• Journaux

La comptabilité en partie double

En comptabilité, le crédit et le débit sont deux notions essentielles et complémentaires. En effet, il y a une obligation de suivi de flux qui fait qu’à toute opération comptable, on associe au moins un débit avec un crédit (donc dans une opération, la somme des débits est égale à la somme des crédits). Cela permet de comprendre l’organisation d’une opération : quelle est la ressource utilisée et à quoi elle est employée, autrement dit l’origine des fonds et leur affectation.

Par exemple :

• Achat d’un ordinateur : la valeur de l’ordinateur augmente votre patrimoine (inscrit comme débit) mais l’achat baisse votre trésorerie (inscrit comme crédit)
• Vente d’un ordinateur : la valeur de l’ordinateur augmente votre trésorerie (inscrit comme débit) mais la vente de l’ordinateur baisse votre patrimoine (inscrit comme crédit)

Pour enregistrer ces opérations, on va donc enregistrer des écritures qui vont traduire les mouvements et les affecter à des comptes comptables qui vont en traduire l’affectation ou l’origine.

En reprenant l’exemple :

• Achat d’un ordinateur : le débit sera inscrit à un « compte d’achat », le crédit sera inscrit à un « compte banque »
• Vente d’un ordinateur : le débit sera inscrit à un « compte banque », le crédit sera inscrit à un « compte de vente »

Représentation des écritures

Traditionnellement, on représente les opérations comptables dans un tableau par compte comptable affecté : à gauche le débit, à droite le crédit.

Achat :

Vente :

Parenthèse sur nos habitudes pour les « apprentis comptables »

La difficulté de compréhension principalement rencontrée dans l’approche de la comptabilité est due à la vision que nous avons dans la gestion de nos comptes bancaires. Or, les notions de débit-crédit sont inversées dans votre comptabilité par rapport à celle de la banque : la banque nous présente la vision de sa comptabilité.

Lorsque la banque vous informe que vous avez versé de l’argent sur votre compte bancaire, elle indique un « crédit » (vous lui avez donné de l’argent). En réalité, de votre point de vue, la banque est débitrice à votre égard.

Vous versez de l’argent sur votre compte :

• Vision de comptabilité de la banque (Monsieur X m’a prêté de l’argent) :

• Votre vision devrait être (j’ai prêté de l’argent à ma banque) :

Rassurez-vous, le logiciel adhoc fait automatiquement les bonnes affectations dans les principales opérations. Néanmoins, il est utile de comprendre ces concepts.

Les comptes comptables

Types de comptes

On distingue 4 types de comptes comptables auquels sont affectées les différentes opérations :

• Les comptes de bilan sont ceux que l’on retrouve dans le bilan comptable (l’état du patrimoine de l’entreprise). Ils traduisent un emploi ou une ressources temporaires. Ces comptes sont scindés en 2 parties :
  • Comptes d’actifs
  • Comptes de passifs,
• Les comptes de gestion concernent des emplois ou des ressources définitives. Ils vont nourrir le compte de résultat :
  • Comptes de produits,
  • Comptes de charges.

Numérotation des comptes

Les comptes comptables sont numérotés au sein d’un plan comptable. Ils répondent à une numérotation classée selon des classes.

• Les comptes de bilans débutent par un chiffre de 1 à 5 (comptes de classe 1 à 5).
• Les comptes de charges commencent par un 6.
• Les comptes de produits débutent par un 7.

Les classes regroupent donc des comptes de même catégorie. Ces classes figurent dans le 1er chiffre du numéro de compte comptable.

Description des différentes classes de comptes :

• Les comptes de classe 1 : capitaux
• Les comptes de classe 2 : immobilisations
• Les comptes de classe 3 : stocks et en-cours
• Les comptes de classe 4 : comptes de tiers
• Les comptes de classe 5 : comptes financiers
• Les comptes de classe 6 : comptes de charges
• Les comptes de classe 7 : comptes de produits

A l’intérieur des classes, on regroupera à nouveau les comptes selon les 2, 3, 4 premiers chiffres du compte. Un compte débutera donc par une racine commune à sa catégorie puis sera personnalisé en fonction de ce qu’il concerne sépcifiquement. Par exemple, la racine des comptes clients sera commune à tous les clients (4110) et sera suivie par les 6 caractères du numéro propre au client (généré automatiquement par adhoc), comme : « 4110123456 » (sur adhoc les numéros de comptes comptables sont sur 10 chiffres)

Comptes des actifs

« Un actif peut être défini comme un élément ayant une valeur économique positive pour l’entité », c’est-à-dire ce qu’elle possède, une ressource, un bien.

Par exemple :

• Des immobilisations (classe 2),
• Des stocks (classe 3),
• Des créances clients (classe 4),
• Des disponibilités (valeurs mobilières, banque, caisse, etc.) (classe 5)

Un compte d’actif augmente par le débit et diminue par le crédit.

Comptes de passifs

« Un passif peut être défini comme un élément du patrimoine ayant une valeur économique négative pour l’entité », c’est-à-dire ce que vous devez à des tiers (et qui engendrera une sortie de vos ressources au bénéfice de ceux-ci), une dette.

Par exemple :

• Vos capitaux propres (capital, etc.), (classe 1)
• Vos dettes auprès des fournisseurs ou des dettes fiscales (certains comptes de classe 1 et 4)

Un compte de passif augmente par le crédit et diminue par le débit.

Comptes de produits

« Les produits sont constitués de toutes les sommes reçues qui enrichissent l’entreprise. »

Par exemple :

• Le chiffre d’affaires,
• Les subventions d’exploitation,
• Les produits financiers,
• Les produits exceptionnels

Les comptes de produits débutent par un 7.

Un compte de produits augmente par le crédit et diminue par le débit.

Les comptes de charges

« Les charges sont constituées de toutes les sommes versées qui appauvrissent l’entreprise. »

Par exemple :

• Les achats de matières premières et de marchandises,
• Les impôts et taxes,
• Les charges de personnel,
• Les charges financières et les charges exceptionnelles

Les comptes de charges commencent par un 6.

Un compte de charges augmente par le débit et diminue par le crédit.

Le résultat

Le résultat comptable de l’exercice est égal à la différence entre les produits et les charges sur la période de l’exercice : donc la différence entre les comptes débutant par 6 et par 7.

A la fin de l’exercice, le résultat devient un passif du bilan comptable.

Ecriture comptable

En résumé, un jeu d’écritures comptables est donc composée d’au moins deux lignes : l’une traduit le débit, l’autre le crédit. Puisqu’elles doivent traduire le flux, le jeu d’écritures comptables doit être équilibrée : la somme des lignes devra donc être nulle.

Toute écriture comptable doit contenir au minimum les informations suivantes :

• Une date ;
• Une référence (pour identifier l’opération) ;
• Un libellé (pour la décrire) ;
• Les comptes mouvementés par l’opération (que l’on nomme l’imputation comptable et qui permet de typer l’opération) ;
• Le montant de l’opération ;
• le sens (le débit ou le crédit).

C’est ainsi que nous les retrouverons dans le logiciel adhoc :

Lettrage

Le lettrage comptable permet de lier une quittance (ou une facture fournisseur) et son règlement.

Il permet ainsi de faire le lien entre, d’une part, les quittances enregistrées et, d’autre part, le ou les règlements correspondants. Ce « marquage » est réalisé grâce à un code composé de deux lettres et d’une date permettant également de distinguer les quittances non réglées des quittances qui le sont (et à quelle date).

Sur ce principe, enregistrer un réglement sous adhoc consiste à lettrer la quittance avec le mouvement de réglement du client. En conséquence, il y a des règles immuables sur un lettrage :

• Seules des écritures d’un même compte comptable peuvent être lettrées ensemble,
• Les écritures lettrées ensemble s’annulent (autant de débit que de crédit),
• Seules des écritures sur des comptes de tiers (classe 4) peuvent être lettrées,
• La date de lettrage est forcément postérieure (ou identique) à la date de la quittance (on ne paie théoriquement pas une quittance avant de l’émettre).

Ainsi, sur cet exemple :

La quittance suivante est impayée (l’écriture 411000229 au débit (compte client) n’est pas lettrée)

L’enregistrement du règlement sur la quittance lettre la 411000229, au débit, avec la 411000229, au crédit, créée lors du mouvement de règlement (écriture 411 au crédit du client et écriture 512 au débit de la banque).

L’écriture 411000229 au débit (compte client) est désormais lettrée : la quittance est donc en situation « payée ». La date de lettrage est reprise comme date de règlement.

Le journal auxilliaire

Un jeu d’écritures comptables s’enregistre dans un « document » (au début de la comptabilité, il n’y avait pas l’informatique ;-) ) qu’on appele un « journal comptable ».

Pour une meilleure vision et organisation, un journal centralisateur regroupae souvent différents journaux auxiliaires. Ceux-ci sont créés selon les besoins de l’entreprise en début de gestion. C’est pourquoi, ils sont totalement paramétrables sous adhoc. Quand on enregistre un mouvement comptable, on l’affecte donc à un jounal.

Dans une gestion comptable classique d’entreprise, on a souvent :

• Le journal des achats regroupant les enregistrements des factures d’achats,
• Le journal des ventes regroupant les enregistrements des factures de ventes,
• Le journal de banque regroupant les enregistrements des relevés bancaires,
• Le journal de caisse regroupant les enregistrements de la caisse (espèces notamment),
• le journal de paie,
• Le journal des opérations diverses (OD) regroupant les enregistrements des écritures d’inventaires et autres écritures de régularisation.

A partir de cette base générale, dans la gestion comptable d’un courtier équipé d’adhoc, on retrouve plutôt :

• Les journaux afférents au non-confié :
  • Le journal des comptants non-confiés
  • Le journal des termes non-confiés
  • Le journal des ristournes non-confiées
• Les journaux afférents au confié :
  • Le journal des comptants confiés
  • Le journal des termes confiés
  • Le journal des ristournes confiées
• Le journal des annulations
• Le journal des règlements directs à la compagnie (forme d’annulation mais indiquant le passage de confié à non confié)
• le journal des honoraires
• Le journal des opérations diverses
• Le journal de paie (un journal d’OD pour adhoc qui ne gère pas spécifiquement les paies)
• Et le journal des « à nouveaux » qui reprend les écritures reportées d’une année à l’autre lors d’une cloture comptable

D’autres journaux pourront être présents en fonction de besoins spécifiques.

Au final, dans le logiciel, on pourra filtrer l’affichage selon le journal mais le rendu en fin d’exercice sera compilé vers le journal centralisateur.

Référence procédurale

Les éventuels liens vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisament importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.