Gestionnaire de tâches

Contexte

Le gestionnaire de tâches permet de suivre :

• vos rendez-vous : des créneaux horaires planifiés pour une activité précise
• vos tâches : des actions à réaliser pour une date donnée et affectées ou non à une entité (client, contrat, sinistre, …)
• les tâches de vos collaborateurs si vous disposez des droits adéquats : visualiser, réaffecter, …

Accès au gestionnaire de tâches adhoc

Depuis l’écran d’accueil vous accédez au gestionnaire de tâches en cliquant :

• soit en bas à gauche sur l’icône

  

• soit en bas à droite, sous la liste des tâches du jour, sur l’icône

  

NB : vous pourrez revenir à tout moment sur l’écran d’accueil (recherches, accès aux fiches, …) en cliquant sur l’icône

en bas à gauche de l’écran.

Présentation des espaces de l’écran de gestion des tâches

Sur l’écran, on distingue 3 zones :

• zone 1 : l’agenda
• zone 2 : l’éphéméride
• zone 3 : les tâches

Zone 1 : l’agenda

La zone 1, en jaune sur l’écran ci-dessus, permet de suivre et gérer vos rendez-vous.

Dans cette zone vous disposez de :

• la liste de vos rendez-vous
• la possibilité de créer ou gérer vos rendez-vous

Liste des rendez-vous

• Le cadre « Tous mes rendez-vous » indique les rendez-vous qui vous sont affectés.
• Il vous est possible de les filtrer (situation du rendez-vous, date du rendez-vous) en cliquant sur le bouton

  

Cochez alors sur les options d’affichage souhaitées pour faire apparaître les rendez-vous concernés.

Gestion des rendez-vous

Sur la partie gauche, les rendez-vous peuvent être :

• Créés : création d’un rendez-vous depuis le bouton

  

• Modifiés : modification d’un rendez-vous depuis le bouton

  

• Supprimés : suppression d’un rendez-vous depuis le bouton

  

• Synchronisés avec Ms Outlook : récupération des rendez-vous sélectionnés depuis Ms Outlook ou envoi des rendez-vous sélectionnés vers Ms Outlook

  

Création de rendez-vous

• Cliquez sur le bouton « Créer un rendez-vous »

  

• Saisissez alors les informations décrivant votre rendez-vous : l’objet, le lieu, la date et éventuellement la durée. Puis validez.

Modification de rendez-vous

• Sélectionnez un rendez-vous dans la liste des rendez-vous, puis cliquez sur le bouton

  

  .
• Vous pouvez également double-cliquer sur le rendez-vous. L’écran vous permet alors de modifier les informations avant de cliquer sur « Valider ».

Suppression de rendez-vous

• Sélectionnez le rendez-vous à supprimer dans la liste des rendez-vous, puis cliquez sur le bouton

  

  .
• Un message vous demande de confirmer la suppression souhaitée.

Synchronisation de rendez-vous avec Ms Outlook

La synchronisation de rendez-vous et de tâches avec Outlook fait l’objet d’une procédure dédiée.

Zone 2 : l’éphéméride

La zone 2, en vert sur l’écran ci-dessus, permet de consulter vos tâches et rendez-vous du jour sélectionné.

En cliquant sur la date souhaitée dans le calendrier, vous verrez apparaître dessous la liste des tâches et des rendez-vous.

Une date précisée en rouge indique que des rendez-vous et/ou des tâches sont inscrites ce jour. Cliquez sur la date pour en avoir le détail.

L’éphéméride apparait de mois en mois. Pour passer d’un mois à l’autre cliquez sur les flèches noires à gauche et à droite du mois affiché.

Zone 3 : les tâches

La zone 3, en rouge sur l’écran ci-dessus, permet de suivre et gérer vos tâches.

• Les tâches sont listées.
• Il est possible de les filtrer en cliquant sur le bouton

  

  .
• Cochez ou décochez les conditions pour étendre ou restreindre les tâches affichées.

Une icône, en regard de la tâche, permet de distinguer son affectation :

• client

  

• contrat

  

• sinistre

  

Sur la partie gauche, les tâches peuvent être :

• Créées : création d’une tâche depuis le bouton

  

• Modifiées : modification d’une tâche depuis le bouton

  

• Supprimées : suppression d’une tâche depuis le bouton

  

• Imprimées : impression d’une tâche depuis le bouton

  

• Supervisées : Si vous disposez des droits adéquats, vous pouvez superviser les tâches de l’ensemble de votre équipe depuis le bouton

  

• Réaffectées : il est possible de réattribuer une tâche à un autre utilisateur depuis le bouton

  

Création de tâches

• Cliquez sur le bouton « Créer une tâche »

  

  .

Vous pouvez alors renseigner :

• le destinataire de la tâche : par défaut le créateur, mais s’il dispose des droits nécessaires (cf. gestion des droits utilisateurs), l’utilisateur peut affecter cette tâche à une autre personne
• l’échéance de la tâche (date, heure)
• sa situation : par défaut « en cours », mais elle peut être « bloquée » (car en attente d’éléments extérieurs par exemple), « annulée » (donc terminée avoir d’avoir pu être menée à bien), « terminée » (et donc menée à bien)
• l’objet de la tâche : texte libre de description (seuls les premiers mots figureront dans les listes de tâches)
• la nature de la tâche (paramétrable)
• l’affectation : sélectionnez le client ou le contrat ou toute entité concernée par la présente tâche. Vous pouvez aussi ne pas affecter la tâche s’il s’agit d’une tâche plus générale

A noter : dans la liste des tâches récapitulées à droite de cet écran, vous disposez des tâches déjà affectées à la même entité (ou générales s’il n’y a pas d’affectation sur cette tâche).

Après avoir saisi les informations de la tâches, validez votre saisie.

Modifier une tâche

• Sélectionnez une tâche dans la liste des tâches.
• Puis cliquez sur le bouton

  

  . Vous pouvez également double-cliquer sur la tâche.
• L’écran vous permet alors de modifier les informations avant de cliquer sur « Valider ».

Supprimer une tâche

• Il est possible de supprimer une tâche. Sélectionnez celle-ci dans la liste des tâches, puis cliquez sur le bouton

  

  .
• Un message vous demande alors de confirmer la suppression de cette tâche.

Superviser une tâche

A noter : Les droits de supervision se paramètrent depuis la gestion des utilisateurs, onglet gestion des droits (accessibles aux managers de votre structure).

• Dans le cadre de vos fonction, il est parfois nécessaire de lister l’ensemble des tâches gérées ou à gérer au sein du cabinet.
• Si vous disposez des droits adéquats, vous pouvez donc superviser celles-ci depuis le bouton

  

  .
• L’écran de supervision présente des filtres pour afficher les tâches, la liste des tâches et des boutons pour manipuler ces tâches.

Après avoir renseigné les différents filtres de la partie supérieure de l’écran, cliquez sur le bouton « afficher la liste ». Outre les afficher, si vous le souhaitez, vous pouvez manipuler tout ou partie des tâches affichées en les cochant (pour toutes les sélectionner, cliquez sur la case à cocher dans l’entête du tableau des tâches) et en choisissant l’action en bas d’écran : modifier (à l’unité seulement), supprimer, imprimer, réaffecter (à un autre collaborateur que celui actuellement désigné) .

Fermez l’écran en cliquant sur le bouton « Fermer ».

Réaffecter une tâche

• Il est possible de réattribuer une tâche à un autre utilisateur depuis le bouton

  

  .
• La tâche est alors ouverte et il vous est possible de modifier la personne responsable en cliquant sur le bouton

  

  en regard de la zone « affectée à ».
• Validez les modifications (bouton Valider).

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.