L'écran principal
Contexte
Outre la barre des menus et les raccourcis vers les fonctionnalités principales, l’écran principal du logiciel permet de faire des recherches et d’accéder aux fiches des divers clients, contrats, sinistres, etc. .
Présentation des espaces de l’écran d’accueil
Sur l’écran, on distingue 9 zones :
- zone 1 : les menus
- zone 2 : le contexte de connexion (utilisateur, base)
- zone 3 : un cadre technique
- zone 4 : une identification graphique
- zone 5 : les accès rapides
- zone 6 : les outils de recherche
- zone 7 : les résultats des recherches
- zone 8 : les dernières fiches consultées
- zone 9 : les taches et rendez-vous du jour
- zone 10 : un accès rapide au gestionnaire de rendez-vous, tâches adhoc et mail Outlook
- zone 11 : des statistiques de gestion
- zone 12 : le numéro de version
- zone 13 : un accès au site de documentation
Les diverses zones de l’écran
Zone 1 : les menus
En haut de votre écran, vous retrouvez les entrées vers toutes les fonctionnalités du logiciel adhoc regroupées par menu.
La zone 1 permet donc d’accéder :
- à l’ensemble des fonctionnalités par le biais des menus ;
- à des raccourcis vers des fonctionnalités de référence par le biais de Raccourcis
Zone 2 : le contexte de connexion (utilisateur, base)
La zone 2 vous informe sur votre environnement de travail.
- sous quel nom vous êtes identifié
- sur quelle base vous êtes connecté
- l’information « base de test » si c’est le cas
Zone 3 : un cadre technique
La zone 3 vous donne des éléments techniques sur l’installation d’adhoc (pour information).
- La base sur laquelle vous êtes connectée
- Le chemin d’installation de la base de données ou l’indication HFCS en fonction du mode d’installation
- Sous quel nom vous êtes identifié
Classique :
HFCS :
Zone 4 : une identification graphique
adhoc vous proposera très prochainement la possibilité de personnaliser l’écran d’accueil d’adhoc avec votre logo pour l’ensemble des utilisateurs.
Il vous suffira de sélectionner une image d’une taille maximum de 140 x 45 pixels puis de relancer adhoc.
Zone 5 : les accès rapides
Dans le cadre de vos activités quotidiennes, vous avez besoin de consulter, de mettre à jour, … des sites internet, intranets, des fichiers Ms Excel, … .
adhoc vous propose de mémoriser ceux-ci sous forme de raccourcis lançables directement depuis l’écran d’accueil.
Ces accès sont personnels. Chaque utilisateur personnalise ses propres raccourcis.
Zone 6 : les outils de recherche
La zone 6 permet de faire des recherches au sein de votre base de gestion.
Principe
Vos recherches peuvent porter sur les principaux objets gérés dans adhoc. Dans un premier temps, vous définissez rapidement le périmètre de recherche puis vous faites votre recherche effective.
Pour cela, cochez l’entité sur laquelle vous souhaitez porter votre recherche : client, contrat, sinistre, etc. puis la zone de recherche (le(s) champ(s) où vous cherchez l’information).
Les temps de recherche dépendent de la complexité de votre demande. Plus elle sera vaste, plus elle prendra du temps et, techniquement, mobilisera des ressources du serveur. Il faut donc être conscient que vous pouvez potentiellement ralentir considérablement les temps de réponse au sein de votre cabinet en lançant des recherches trop vastes. Pensez donc à être assez précis dans votre recherche si vous cochez plusieurs zones.
Ciblez la recherche pour limiter vos résultats. Ainsi, si votre client s’appelle Victoria Principale, en tapant « Principale » dans la zone de recherche vous n’avez pas intérêt à cocher la recherche sur le nom et l’adresse. Outre les personnes se nommant « Principale », cela vous renverrait en résultat tous les clients habitant « rue principale ». Limitez donc sur le nom, en ne cochant que cette case dans la liste des zones de recherche.
Remarquez la forme des coches. Elles vous permettront de cibler votre recherche :
| Côche | Signification |
|---|---|
 |
zone non ciblée |
 |
le contenu de la zone cochée débute par le texte recherché |
 |
le contenu de la zone cochée comprend le texte recherché, quelque soit sa position dans la zone |
 |
le contenu de la zone est strictement égal au texte recherché |
Par le nombre de combinaison qu’elles sous-entendent, les recherches « Comprend » sont plus longues et moins performantes que les recherches « Débute ».
Enfin vous pouvez filtrer selon la situation de l’entité recherchée dans la zone « Filtres ».
L’ensemble de ces choix est enregistré par utilisateur ; non seulement lors de votre prochaine recherche mais également lors de votre prochaine connexion au logiciel : vous retrouverez votre périmètre de recherche dans l’état où vous l’avez laissé. Ce paramétrage est propre à chaque utilisateur.
Une fois le périmètre défini, rendez-vous dans la zone de recherche, en haut de la zone 6, et tapez le nom recherché. Appuyez alors sur la touche « Entrée » du clavier ou cliquez sur la loupe à droite de la zone.
Le résultat apparaîtra dans la zone 7 de l’écran (cf. documentation de la zone 7 ci-dessous).
Vous pouvez utiliser le caractère % pour élargir vos recherches. Par exemple prin%al, recherche sur tout mot débutant par « prin » et finissant par « al ».
Recherches en détail (signification des zones)
Cochez quel objet vous souhaitez rechercher : client, contrat, sinistre, contact, quittance.
Recherche Client
Zones de recherche : Cochez / décochez les zones sur lesquelles vous souhaitez porter la recherche. Plus vous en cochez, plus la recherche sera longue. Ces champs appartiennent à la fiche client.
- Code / Nom : Code et nom du client
- Groupe client : recherche sur le nom du groupe auquel appartiennent les clients recherchés
- Ville : Ville d’habitation
- Adresse : Adresse domicile
- Liaison : Toute valeur saisie dans le champ liaison de la fiche client (en général un autre nom sous lequel vous connaissez ce client)
- Attaché à : Client auquel est rattaché ce client (époux, épouse, …) (connexité simple)
- SIRET : Référence de l’entreprise dans le système d’identification du répertoire des établissements
- Connexité : Autre client avec lequel est lié le client
Si vous cochez plusieurs zones dans la recherche client et que vous saisissez une recherche à plusieurs mots, adhoc recherche chacun des mots sur l’ensemble des champs et affiche les clients répondant à la présence de tous les mots dans l’une ou l’autre des zones. Ainsi la recherche « Victoria Principale » affichera également les « Victoria » habitant « rue principale » si les zones Nom et Adresse sont cochées (avec Adresse cochée en coche de type « comprend »).
Filtres : Permet de restreindre le contexte de recherche des clients.
- Client actif : Client disposant d’au moins un contrat en cours
- Client inactif : Client dont tous les contrats sont résiliés
- Prospect actif : « Client » qui n’a pas encore converti les devis
- Prospect inactif : « Client » ayant refusé tous les devis
- Suspect : « Client » n’ayant encore pas fait l’objet de devis ni contrat
Recherche Contrat
Zones de recherche : Cochez / décochez les zones sur lesquelles vous souhaitez porter la recherche. Plus vous en cochez, plus la recherche sera longue. Ces champs appartiennent à la fiche contrat ou à sa fiche risques.
- Numéro de contrat compagnie : le numéro de contrat défini par l’assureur
- Numéro de contrat interne : le numéro de contrat interne au logiciel. Généralement le « numéro de contrat »-« compteur »
- Numéro immatriculation : imatriculation du véhicule assuré (fiche risque spécifique)
- Adresse de risque : adresse du bien assuré (fiche risque spécifique)
- Numéro de Sécurité Sociale : numéro de sécurité sociale de l’assuré (fiche risque spécifique)
- Nom adhérent : nom de l’assuré (fiche risque spécifique)
- Nom bailleur : nom du propriétaire du bien loué (fiche risque spécifique)
- Numéro pièce comptable : recherche le contrat dont l’un des avis d’échéance a ce numéro de pièce comptable
- Numéro quittance : recherche le contrat dont l’un des avis d’échéance a ce numéro
Filtres : Permet de restreindre le contexte de recherche des contrats.
- Contrat actif : contrat n’ayant pas de date de fin dépassée
- Contrat résilié : contrat dont la date de fin est atteinte
- Projet : contrat dont la situation est encore en devis
Recherche Sinistre
Zones de recherche : Cochez / décochez les zones sur lesquelles vous souhaitez porter la recherche. Plus vous en cochez, plus la recherche sera longue. Ces champs appartiennent à la fiche sinistre.
- Numéro de sinistre courtier : référence du sinistre dans votre organisation
- Référence compagnie : numéro du sinistre auprès de l’assureur
- Référence client : numéro du sinistre pour le client
- Référence intervenant : numéro du sinistre dans la gestion de l’intervenant
- Nom du tiers : nom d’un des tiers liés au sinistre
- Nom du témoin : nom d’un des témoins liés au sinistre
Filtres : Permet de restreindre le contexte de recherche des sinistres.
- Sinistre en cours : sinistre en cours de gestion
- Sinistre clos : sinistre qui n’est plus en cours
Recherche Contact
Zones de recherche : Cochez / décochez les zones sur lesquelles vous souhaitez porter la recherche. Plus vous en cochez, plus la recherche sera longue. Ces champs appartiennent aux fiches contacts.
- Nom / Adresse / ville : coordonnées du contact
- Email : adresse de messagerie du contact
- Téléphone : coordonnées téléphoniques
Filtres : Les contacts existent dans différentes fiches (client, contrat, …). Vous pouvez donc définir quel type de contact vous recherchez en cochant décochant les fiches concernées (plus vous en cochez, plus la recherche est longue).
- Clients
- Assureurs : compagnies
- Fournisseurs
- Adhérents : fiche risque comprenant des adhérents
- Quérables
- Prospects
- Apporteurs
- Intervenants : sinistres
- Divers : autres contacts non répertoriés ci-dessus
Recherche Quittance
Zones de recherche : Cochez / décochez les zones sur lesquelles vous souhaitez porter la recherche. Plus vous en cochez, plus la recherche sera longue. Ces champs appartiennent aux quittances des fiches contrats.
- Numéro de pièce : numéro de pièce de l’avis d’échéance
- Numéro de quittance : numéro de l’avis d’échéance
Recherche Réclamations (Réclam.)
Zones de recherche :
- Identifiant : numéro de référence de la réclamation
Recherches avancées
Sous la recherche rapide, adhoc vous propose d’accéder à des utilitaires de recherche avancée.
- Clients (doc à venir)
- Contrats (doc à venir)
- Sinistres (doc à venir)
- Quittances (doc à venir)
Ces outils sont également accessibles depuis le menu « utilitaires ».
Zone 7 : les résultats des recherches
La partie centrale vous livre le résultat de la recherche (cf. zone 6 ci-dessus).
Si la recherche excède 100 résultats, adhoc n’affiche qu’une liste partielle et vous invite à restreindre le champ de votre recherche.
Zone 8 : les dernières fiches consultées
Trois colonnes des derniers éléments (clients, contrats, sinistres ou apporteurs) consultés sont affichées en bas d’écran. Double-cliquez sur l’un des éléments pour l’ouvrir.
Vous pouvez librement, en sélectionnant l’entité dans les listes en tête de colonnes, choisir qui des derniers clients, contrats, sinistres, apporteurs vous voulez afficher et dans quel ordre.
Le paramétrage et la liste des dernières consultations sont propres à l’utilisateur connecté et mémorisés pour la prochaine ouverture d’adhoc.
Certains modules optionnels vous permettent d’étendre la liste des dernières consultations via des cases à cocher.
Devant chaque dernier élément consulté, un code couleur est associé à la situation de l’élément : bleu (prospect/devis), noir (en cours), rouge (inactif/résilié/clos).
Zone 9 : les taches et rendez-vous du jour
Sur la partie droite, vous pouvez consulter les tâches et rendez-vous du jour. Un symbole vous permet de visualiser aisément de quel type de tâche il s’agit (client, contrat, sinistre) si elle est précisée.
Double-cliquez sur la tâche à détailler pour la consulter.
- Les tâches du jour sont en noir
- Les tâches en retard sont en rouge (pour les voir apparaître, il faut veiller à cocher « Afficher les tâches en retard »)
- Les tâches futures ne sont pas affichées dans cette interface
Les rendez-vous du jour se consultent rapidement en cliquant sur l’onglet des rendez-vous. Vous pourrez retourner aisément sur les tâches en revenant sur l’onglet des tâches.
Pour consulter et gérer l’ensemble des tâches et rendez-vous, cliquez sur le bouton « Détails des tâches ».
Zone 10 : un accès rapide au gestionnaire de rendez-vous, tâches adhoc et mail Outlook
En bas d’écran, vous trouverez trois onglets vous permettant d’accéder :
- 1er onglet : retour à l’écran d’accueil
- 2nd onglet : gestion avancée des tâches et rendez-vous
- 3e onglet : utilitaire Outlook pour importer des messages aisément dans la GED
Zone 11 : des statistiques de gestion
En haut d’écran, à droite, vous trouverez des statistiques de gestion.
L’accès à d’autres statistiques depuis cet interface est à l’étude (sinistres, etc.).
Zone 12 : le numéro de version
En haut d’écran, à droite, vous trouverez le numéro de version du logiciel installée sur votre poste.
Zone 13 : site de documentation
En haut d’écran, à droite, vous trouverez (à gauche du numéro de version) un icône en forme de flèche pour un accès direct à la liste des dernières nouveautés du logiciel et sur la documentation en ligne (nécessite une connexion à internet).
Référence procédurale
Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :
- aucun lien actuellement.