Les modèles de documents

Vocabulaire

Pour exploiter au mieux les modèles de document, il vous faut comprendre quelques notions :

Modèle de courrier : un modèle de courrier est un texte type qui va vous permettre d’éditer un courrier en récupérant des informations à travers des zones paramétrées (champs de fusion) dans un contexte défini (la fiche d’un client, la fiche d’un sinistre, …).

Champs de fusion : chaque écran comprend un certain nombre de zones d’informations que vous avez saisies ou qui ont été complétées automatiquement. Ces zones peuvent être automatiquement récupérées dans vos courriers. Pour cela, chaque zone s’est vue attribuer un code (de manière générale explicite). En faisant figurer ce code dans le courrier, la fusion remplacera la zone par la valeur figurant dans la fiche en cours de consultation (i.e. le « contexte »).

Contexte : un modèle de courrier est utilisé dans un contexte. Ce contexte dépend de l’écran consulté (client, contrat, sinistre, fournisseur, …) et de l’occurrence consultée (Monsieur Bidule ; le contrat xxxxx ; le sinistre nnnnnn, …).

Fusion : opération informatique qui consiste à remplacer les codes correspondants aux zones de saisie par leur valeur, i.e. remplacer les champs de fusion des modèles par leurs valeurs dans le contexte pour créer le document.

Le type de courrier : le contexte dans lequel vous souhaitez utiliser un modèle de courrier détermine son type. Par exemple, vous voulez créer un modèle de courrier pour l’édition de l’avis d’échéance. Allez dans l’onglet quittance du contrat concerné, cochez la quittance dont vous voulez émettre l’avis. Cliquez sur ‘Courrier’. Un écran vous permet de sélectionner le modèle. L’intitulé de l’écran comprend le contexte (ie : le type de courrier qui pourra être utilisé comme modèle dans ce contexte) : ici : Avis

Organisation des modèles

Rendez-vous dans le menu Fichiers / Paramétrages / Gestion des courriers / Les modèles de courriers.

Dossiers de classement des modèles

Afin de faciliter la gestion de vos modèles, les modèles de courrier peuvent être classés selon une arborescence de dossiers libre.

Vous pouvez, par exemple, créer un dossier « Client », un dossier « Compagnie », un dossier « Auto » … . Un dossier « Auto » pourra ainsi contenir tous les courriers traitant de l’assurance automobile.

NB : il ne faut pas confondre ‘dossier de classement’ et ‘type de modèle’. Peu importe son type, un modèle peut être classé dans n’importe quel dossier de classement.

• Pour créer un dossier de modèles : placez-vous dans le dossier supérieur et cliquez sur « Nouveau dossier »
• Pour supprimer un dossier de modèles : sélectionnez-le et cliquez sur « Supprimer »

Bibliothèque des champs de fusion

La bibliothèque des champs de fusion est disponible depuis l’interface de gestion des modèles : vous pouvez la filtrer pour simplifier vos recherches.

• Par catégorie de zones : n’affiche que les zones de fusion afférentes à une catégorie de données (les zones décrivant le client, le contrat, le sinistre, …)
• Par type de modèle : réduit l’affichage à un contexte d’utilisation (n’afficher que les zones exploitables dans un modèle de type sinistre par exemple)

Vous souhaitez par exemple connaître les champs de fusion relatifs au client dans des courriers de type sinistre :

La zone ‘Recherche code ou libellé’ permet de retrouver un champ de fusion que vous avez trouvé dans un modèle de courrier et dont vous souhaitez connaître le détail. Saisissez directement son code pour le trouver dans la liste.

Les champs de fusion sont exploitables dans les fichiers modèles. Comme dans un document bureautique classique vous saisissez votre texte mais au lieu d’écrire le nom d’un client, par exemple, vous indiquez le nom du champ de fusion (@NOM pour le nom du client) et, lors de la fusion, le champ de fusion sera remplacé par la valeur du contexte. Par exemple @NOM sera remplacé par DUPOND si vous lancez une fusion depuis la fiche client de Monsieur DUPOND.

Créer le document modèle

Pour créer un nouveau modèle de courrier, vous pouvez :

• Créer un modèle depuis un autre modèle
• Créer un nouveau modèle depuis une feuille blanche

Dans tous les cas, il vous faudra compléter les éléments descriptifs su modèle :

• L’identifiant : il s’agit de la racine du fichier bureautique généré lors de la fusion
• la description : cette valeur apparaîtra dans la description de ce document dans la liste des documents de la GED
• La description interne : il s’agit de la description du modèle pour faciliter le choix du modèle par l’utilisateur
• Le type de modèle : contexte d’utilisation du modèle
• la destination GED : dossier d’enregistrement du fichier généré depuis le modèle
• Le nom du fichier modèle : nom du fichier modèle

La description d’un modèle peut être dynamique. Vous pouvez choisir des champs de fusion pour la décrire, ces champs seront alors complétés par les valeurs du contexte de fusion.

Pour cela, au niveau de la zone description, cliquez sur le + pour pouvoir choisir les champs à intégrer dans le descriptif, entouré d’un texte libre si vous le souhaitez.

Dans l’écran de paramétrage du modèle, complétez :

• L’identifiant : il s’agit de la racine du fichier bureautique généré lors de la fusion
• la description : cette valeur apparaîtra dans la description de ce document dans la liste des documents de la GED
• La description interne : il s’agit de la description du modèle pour faciliter le choix du modèle par l’utilisateur
• Le type de modèle : contexte d’utilisation du modèle
• la destination GED : dossier d’enregistrement du fichier généré depuis le modèle
• Le nom du fichier modèle : nom du fichier modèle

La description peut être dynamique, i.e. se base sur le contexte pour être générée.

Exemple : «  Rappel pour la quittance @AVINOS  » pour afficher le numéro de quittance à la suite du texte « Rappel pour la quittance ».

La destination GED peut être paramétrée modèle par modèle (cliquez sur les ‘…’). Cependant, elle est définie par défaut, par type de modèle, dans le menu Fichiers / Paramétrages / Gestion des courriers / Types de modèles (documentation à venir).

• Utiliser le nouveau mode de fusion pour ce modèle : permet d’exploiter la fusion rapide, elle nécessite l’usage de fichier modèle au format docx (conseillé)
• Utiliser l’aperçu adhoc : par défaut le document sera ouvert dans l’éditeur intégré à adhoc au lieu de Word (plus rapide)
• Autoriser la fusion Outlook : permet de fusionner le modèle de courrier directement dans un message outlook

Plus d’informations, dans le document consacré aux fusions rapides.

Créer un modèle en copiant un modèle existant

Il s’agit de copier un modèle existant (modèle source) vers un nouveau modèle (modèle destination). Sélectionner un courrier présent dans la fenêtre des modèles de courriers (la source), et cliquer sur le bouton de duplication sur le côté à droite.

C’est la solution la plus simple pour créer des modèles.

Complétez ou remplacez les propriétés du modèle. Par défaut, le nouveau modèle reprend les mêmes propriétés précédées de « Copie (x) de ».

Le fichier est alors une copie du fichier du modèle source. Il sera créé sous un nouveau nom reprenant le contenu de la zone ‘identifiant’. Une fois le modèle généré, modifiez le contenu du fichier pour le modeler à vos souhaits.

Créer un nouveau modèle

Depuis la liste des modèles, appuyez sur le bouton + pour créer un modèle depuis une feuille vierge.

Dans la zone ‘Fichier modèle’, cliquez sur la loupe pour créer un nouveau modèle après avoir renseigné la zone identifiant qui définira le nom du fichier modèle.

Utilisation du modèle

Depuis différents écrans d’Adhoc, vous pouvez générer les courriers depuis les modèles générés ci-dessus.

Exemple : Rendez-vous dans l’onglet courrier d’une fiche contrat. Cliquez sur ‘Nouveau’, choisissez votre modèle (qui sera forcément du type contrat, les courriers qui ne sont pas de type contrat ne seront pas proposés) puis le destinataire. Un courrier sera alors généré sur la base du modèle de courrier choisi .

Référence procédurale

Les éventuels lien(s) vers les fiches de procédure où cet écran est mis en oeuvre de façon concrete et suffisamment importante sont référencés ici :

• aucun lien actuellement.